Zawsze, gdy zapłata jest zagrożona

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Joanna Gołębiewska - księgowa) został opublikowany na łamach dziennika 'Rzeczpospolita' w dniu 5 sierpnia 2013 r.

Spółka ma problem z wyegzekwowaniem swojej należności 
w wysokości brutto 86 500 zł. Upłynęło już 100 dni od terminu płatności, w związku z czym wierzyciel skierował sprawę 
do sądu. 26 czerwca 2013 r. spółka otrzymała prawomocny 
wyrok sądu, w którym stwierdzono 100 proc. zasadność
 dochodzonej należności głównej. Sąd nakazał dłużnikowi 
zapłacić zasądzoną kwotę, odsetki oraz koszty postępowania sądowego w całości. Spółka na dzień 30 czerwca 2013 r. 
sporządza kwartalne sprawozdanie finansowe na potrzeby wewnętrznej sprawozdawczości. W którym momencie spółka może utworzyć odpis aktualizujący wartość należności? – pyta czytelnik 'Rzeczpospolitej'.

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe mają obowiązek aktualizacji wartości należności nie rzadziej niż na dzień bilansowy, z zastrzeżeniem, że dniem bilansowym jest również dzień, który został określony w polityce rachunkowości jako dzień sporządzania sprawozdania okresowego na potrzeby wewnętrznej sprawozdawczości. 
W przypadku pytającej spółki dniem bilansowym 
będzie 30 czerwca 2013 r. 
Po zaistnieniu przesłanek ku temu, że dana należność 
może zostać nieuregulowana przez dłużnika, spółka 
powinna dokonać odpisu aktualizującego tę należność, 
w drodze oszacowania prawdopodobieństwa zapłaty 
do 30 czerwca 2013 r.

Po skierowaniu sprawy do sądu spółka ma obowiązek przeksięgowania należności z tytułu dostaw i usług na należności dochodzone na drodze sądowej. Poza tym uprzednio utworzony odpis aktualizujący powinien zostać przeksięgowany na konto odpisów aktualizujących wartość należności dochodzonych na drodze sądowej.

Reasumując, jeżeli zaistnieją okoliczności, które sprawią, że dana należność może nie zostać zapłacona w przyszłości przez 
dłużnika, wówczas należy zawsze utworzyć odpis aktualizujący. Skierowanie sprawy przez spółkę do sądu spowoduje tylko techniczne przeksięgowania między kontami.

Złożenie pozwu a ewidencja

Kontrahent zwleka z zapłatą swojego zobowiązania. Wysyłane wezwania do zapłaty oraz monity informujące o naliczaniu kolejnych odsetek nie dają żadnych rezultatów. Wobec tego nasza spółka, jako wierzyciel, postanowiła skierować sprawę do sądu 
w celu wyegzekwowania należnych kwot. W złożonym wniosku sądowym, oprócz należności głównej, domagamy się również zwrotu poniesionych kosztów z tytułu m.in. kosztów sądowych 
i adwokackich itp. Jak wyglądają w takiej sytuacji księgowania
 po stronie wierzyciela? – pyta czytelnik

W momencie poniesienia wydatku, czy to z kasy, czy też 
z rachunku bankowego, wierzyciel ma prawo do drugostronnego zapisu zwiększającego wartość należności podlegającej roszczeniu. Zapisem równoległym będzie utworzenie odpisu aktualizującego wartość kwot innych niż należność główna roszczenia.

Ugoda w księgach

Czym skutkuje w księgach wierzyciela podpisanie ugody z dłużnikiem, polegającej na rozłożeniu całości nieprzeterminowanych należności na raty według określonego harmonogramu? – pyta czytelnik.

Podpisanie ugody skutkuje uznaniem przez dłużnika jego długu. Wierzyciel powinien rozstrzygnąć podpisanie ugody 
w trzech aspektach:

1. czy rozrachunek jest rozrachunkiem handlowym?

Tak – należność pozostaje na należnościach krótkoterminowych
Nie – należy przeksięgować należność na część krótkoterminową i długoterminową

2. czy istnieją przesłanki ku temu, że w przyszłości dłużnik dokona spłaty?

Tak – nie tworzymy odpisu aktualizującego wartość należności
Nie – tworzymy odpis aktualizujący wartość należności

3. czy kwota należności jest istotna z punktu widzenia wpływu na wartość aktywów?

Tak – należy rozważyć ewentualne zdyskontowanie należności o wydłużonym terminie zapłaty
Nie – nie dyskontujemy należności