Zasady przechowywania faktur w formie papierowej oraz elektronicznej

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Dominika Knecht - Księgowa ds. rachunkowości), został opublikowany listopadzie 2016 r. na łamach miesięcznika "TaxFin.pl".

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710) podatnicy są zobowiązani  wystawić fakturę dokumentującą w szczególności sprzedaż.  

Przez fakturę, rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt. 31 ustawy o podatku od towarów i usług). Faktura elektroniczna to dokument wystawiony  w formie elektronicznej i w takim formacie otrzymany (art. 2 pkt. 32 ustawy o podatku od towarów i usług).

Wymagane dane zawarte w fakturze  określa art.106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, i są to między innymi :

1. data  wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Przykładowo, za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i – w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur – w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. Te techniczne wymogi powinny być ustalone, aby móc odbierać faktury w formie elektronicznej, z czym nie mamy do czynienia w zakresie faktur w formie papierowej.

Polskie przepisy nakładają na przedsiębiorcę obowiązek przechowywania  dokumentów związanych z rozliczonym podatkiem VAT. Wymóg ten jest  uregulowany w art. 112  ustawy o podatku od towarów i usług, a jego uszczegółowienie zawarte jest w art. 112a.

Podatnik przechowuje zarówno faktury wystawione przez siebie jak i te otrzymane, przechowuje je w podziale na okresy rozliczeniowe, w taki sposób aby było możliwe ich łatwe odszukanie. Ponadto musi  zapewnić autentyczność ich pochodzenia oraz integralność treści i ich czytelność, aż do czasu przedawnieni zobowiązania podatkowego, czyli z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 ust 1 Ordynacji podatkowej z dnia 29.08.1997 r. Dz. U. z 2015 r. poz. 613)

Podmioty, których siedziba działalności znajduje się na terenie Polski mają obowiązek przechowywać faktury na terytorium kraju oraz na żądanie organów  podatkowych zapewnić im bezzwłoczny do nich dostęp. Faktury archiwizowane w formie elektronicznej, mogą być przechowywane poza krajem, jeżeli forma ich przechowywania umożliwia organom podatkowym łatwy i szybki dostęp on-line.

Na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.  Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, a przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, mówi o tym art. 106m ust. 4  ustawy VAT.

Integralność treści będzie zapewniona przez zastosowanie nieedytowalnego formatu przekazywanych dokumentów, który nie daje możliwości ingerencji w jej treści. Tak aby mieć pewność, że w fakturze nie zmieniono danych. 

Zgodnie z orzecznictwem organów podatkowych przez pojęcie kontrole biznesowe , należy rozumieć proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury  (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.  Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców (Interpretacja  indywidualna z dnia 22 października 2014 Izby Skarbowej w Warszawie nr  IPPP3/443-995/14-2/IG).

Przykładem kontroli biznesowej może być posiadanie dokumentów uzupełniających do faktury , takich jak zamówienie, umowa czy dokument transportowy, dokumentów które pozwolą powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wysławienia dostawą towarów bądź usługą.

Wskazane wyżej uregulowania dotyczą zarówno faktur przesyłanych w formie papierowej jak i elektronicznej.

 Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane jeżeli został wykorzystany:

1. kwalifikowany podpis elektroniczny lub
2. elektroniczna wymiana  danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Z powyższego wynika, że dopuszczone jest przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej jak i  faktur elektronicznych w formie  papierowej, przy jednoczesnym zachowaniu prawa do odliczenia VAT, jeżeli tylko spełnione są powyższe warunki.  Przepisy nie przewidują bezwzględnego obowiązku, przechowywania faktur w takiej samej formie jakiej zostały wystawione lub otrzymane.

Przepisy w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w Dyrektywie 2006/112/WE art. 247 ust. 2 mówią o tym, że państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione. Obecnie z polskich przepisów taki obowiązek nie wynika.

 Potwierdzają to organy podatkowe w swoich interpretacjach. I tak Dyrektor Izby skarbowej w Katowicach w indywidualnej interpretacji z dnia 27 lutego 2015 r. nr IBPP3/443-1391/14/JP stwierdził, że przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej, w formie obrazów elektronicznych tj. skanów jest zgodne z przepisami  ustawy VAT. Zaś jeżeli będzie zapewniona  autentyczność pochodzenia  oraz integralność treści i czytelność faktur, to będą one potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach.

Zaś zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 maja 2012 r. sygn. akt I FSK 1228/11 podatnik może wystawiać faktury, faktury korygujące oraz drukować oryginał dokumentu w celu przesłania nabywcy i jednocześnie przechowywać kopie faktur w informatycznym systemie księgowym Spółki, w sytuacji gdy nie jest możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści dokumentu oraz zapewniona jest możliwość wydruku kopii faktury z systemu informatycznego Spółki w dowolnym momencie.

Nie ma także przeszkód do  stosowania tzw. systemu mieszanego, czyli aby  część otrzymanych faktur była archiwizowana w formie papierowej a część w formie elektronicznej , bez względu na to w jakiej postaci je otrzymano (Interpretacja indywidualna  Izby Skarbowej w Łodzi z 20 listopada 2014 r. nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR).

Ustawodawca nie zakazał zmiany formatu faktur otrzymywanych czy wystawionych  przez podatnika. Wybór formy przechowywania leży całkowicie w gestii podatnika, pod warunkiem, że podatnik będzie przechowywać je  w podziale na okresy rozliczeniowe oraz  zagwarantuje  autentyczność pochodzenia, integralność treści  i czytelność faktury.

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710)