Zasady odliczania VAT od paliwa oraz innych kosztów eksploatacji pojazdów samochodowych

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Konrad Stanek - Doradca podatkowy), został opublikowany w kwietniu 2014 r. na łamach miesięcznika "TaxFin.pl".

Samochód służbowy, czy prywatny

Wraz z dniem 13 marca 2013 r., gdy Prezydent złożył podpis pod nowelizacją ustawy o podatku od towarów i usług, stało się pewne, że przedsiębiorców czekają zupełnie nowe, niż dotychczas obowiązujące, zasady odliczania podatku VAT od zakupu pojazdów samochodowych, paliw oraz innych kosztów związanych z ich eksploatacją (takie jak naprawy czy konserwacja). W nowym stanie prawnym, obowiązującym od dnia 1 kwietnia 2014 r., prawo do odliczenia podatku VAT właścicieli samochodów, zależało będzie od sposobu użytkowania pojazdu samochodowego a także jego konstrukcji. Ustawodawca zdefiniował jednocześnie pojazd samochodowy, jako pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25km/h a jego dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony, z zastrzeżeniem, że określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego.

Kluczowe znaczenie dla większości pojazdów ma fakt czy samochód, w związku z zakupem do niego paliwa bądź poniesienia innych kosztów eksploatacji, wykorzystywany będzie przez przedsiębiorcę jedynie w celach służbowych czy także do celów prywatnych (tzw. „użytek mieszany”). Należy przy tym wyraźnie zaznaczyć, że wystarczająca jest nie tyle faktyczna, co nawet potencjalna możliwość użytku samochodu do celów prywatnych (np. załatwienie przez pracownika spraw prywatnych samochodem). W takim wypadku organy podatkowe niewątpliwie zakwestionują prawo podatnika do odliczenia VAT. Ustawodawca z góry przyjął, bowiem domniemanie używania pojazdów samochodowych przez podatników zarówno na potrzeby działalności gospodarczej jak i do celów prywatnych. Przedsiębiorcy używający samochody tylko w celach służbowych, aby skorzystać z pełnego prawa, zmuszeni będą do odpowiedniego udokumentowania tego faktu, poprzez prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz zgłoszenie tego faktu do urzędu skarbowego w 7 dniowym terminie.

Dodatkowo prawo do odliczenia VAT naliczonego uzależnione będzie od konstrukcji pojazdu

Ustawodawca wyróżnił zasadniczo 3 podstawowe grupy:

• samochody ciężarowe o masie powyżej 3,5t,
• samochody osobowe z homologacją ciężarową N1
• oraz samochody osobowe.

Właściciele samochodów ciężarowych powyżej 3,5t nadal będą mogli cieszyć się z prawa do odliczenia 100% wartości VAT naliczonego od zakupu paliwa, części, usług serwisowych bez konieczności prowadzenia w tym celu ewidencji ich przebiegu.

Z kolei właścicielom samochodów osobowych z homologacją N1 oraz ładownością powyżej ustalonego w ustawie limitu, zasadniczo przysługiwało będzie prawo do odliczenia 50% VAT od faktury zakupu paliw i innych kosztów związanych z eksploatacją samochodu, bez konieczności prowadzenia dokumentacji przebiegu pojazdu. Odliczenie 100% wartości VAT naliczonego będzie im natomiast przysługiwało opcjonalnie pod warunkiem, że pojazdy te używane będą wyłącznie w celach służbowych. W tym wypadku wymagane będzie prowadzenie ewidencji, chyba, że konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie dla celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów prywatnych jest nieistotne. Warunek ten dotyczy ściśle określonych pojazdów, które wymienione zostały w ust. 9 znowelizowanego art. 86a ustawy o podatku od towarów i usług. Są to m.in. samochody wielozadaniowe lub van, jak również pojazdy specjalne takie jak koparka czy żuraw samochodowy, pod warunkiem, że z dokumentów wydanych na podstawie badań technicznych przeprowadzoną przez okręgową stacje kontroli pojazdów wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.

Natomiast w przypadku samochodów osobowych odliczymy 100% wartości podatku naliczonego, wynikającego z faktury zakupu paliwa oraz innych kosztów eksploatacji wyłącznie, jeżeli będzie on wykorzystywany przez podatnika do celów działalności gospodarczej. Tak jak wcześniej, fakt ten musi być udokumentowany ewidencją przebiegu pojazdu. Brak takiej ewidencji skutkował będzie ograniczeniem możliwości odliczenia do 50% wartości naliczonego podatku VAT w przypadku poniesienia kosztów eksploatacji samochodu. Wyłączy natomiast całkowicie prawo do odliczenia podatku VAT od zakupu paliw dla takiego samochodu. Zmiana w tym zakresie planowana jest dopiero na dzień 1 lipca 2015 r. Od tego dnia podatnicy będą mogli odliczać 50% VAT od zakupu paliw do samochodów osobowych wykorzystywanych również w celach prywatnych bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, która jest warunkiem koniecznym do odliczenia 100% VAT będzie musiała zawierać obligatoryjnie numer rejestracyjny pojazdu samochodowego, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji. Dodatkowo wymagany będzie wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym, dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący w szczególności kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę przejechanych kilometrów oraz imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem. Wpis ten musi zostać następnie potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem - jeżeli nie jest ona podatnikiem. Kolejną informacją wymaganą dla ważności ewidencji jest wpis dotyczący liczby przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W przypadku zaś gdy pojazd samochodowy będzie udostępniany osobie, która nie jest pracownikiem podatnika wpis dokonany powinien być przez osobę, która udostępnia pojazd oraz powinien zawierać takie informacje jak kolejny numer wpisu, datę i cel udostępnienia pojazdu, stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu, liczbę przejechanych kilometrów, stan licznika na dzień zwrotu pojazdu a także imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd. Nie ma tym samym, w tym wypadku konieczności podawania celu wyjazdu oraz opisu trasy z racji, ze podatnik nie musi wiedzieć, gdzie konkretnie oraz w jakim celu pojedzie samochód. Organy podatkowe będą oczywiście kontrolowały rzeczone ewidencje więc konieczne będzie ich prowadzenie w sposób bardzo skrupulatny, nie budzący żadnych zastrzeżeń. Dla celów dowodowych warto wprowadzić również w firmie wewnętrzne regulaminy, które w sposób oczywisty nie zezwalają pracownikom na korzystanie z samochodów służbowym w celach prywatnych.

Samo prowadzenie ewidencji oraz wewnętrzne regulaminy jednak nie wystarczą. Podatnik, żeby odliczać pełną wysokość VAT od zakupu paliwa i poniesionych wydatków eksploatacyjnych przy danym pojeździe samochodowym wykorzystywanym wyłącznie do celów służbowych, musi zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami. Informacja taka składana powinna być na urzędowym formularzu VAT-26. W przypadku niezłożenia w terminie ww. informacji bądź złożenie informacji niezgodnej ze stanem faktycznym, przyjęte zostanie, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej dopiero od dnia jej złożenia w urzędzie skarbowym. Podatnik ma także obowiązek aktualizacji informacji, w przypadku zmiany sposobu wykorzystywania pojazdu samochodowego. Zawiadomienia takiego dokonać należy najpóźniej przed dniem, w którym dokonuje on tej zmiany.

Na co uważać

Obowiązków ewidencyjnych jest zatem bardzo dużo a ich prawidłowe prowadzenie będzie niewątpliwie pracochłonne i uciążliwe. Sprawy nie ułatwia dodatkowo fakt, że podatnik, który zdecyduje się na pełne odliczanie podatku VAT narażony będzie na wysokie sankcje karno-skarbowe. Do kodeksu karnego skarbowego, dodano bowiem zapis w myśl, którego podatnik, który wbrew obowiązkowi nie będzie składał właściwemu organowi podatkowemu informacji, złoży ją po terminie bądź też poda w niej dane niezgodne ze stanem faktycznym, dokonując odliczenia podatku niezgodnie z przepisami ustawy o VAT, podlegać będzie karze grzywny do 720 stawek dziennych. Jest to najwyższa przewidziana kara grzywny w Kodeksie karnym skarbowym, której maksymalna wysokość może wynieść nawet 16 mln 128 tys. zł. Nieujawnianie informacji karane będzie zatem na równi z poważnymi przestępstwami podatkowymi takimi jak nieujawnianie dochodów czy firmanctwo.

Poza sankcjami karno-skarbowymi, nieuprawnione odliczenie podatku VAT wiązało się będzie również oczywiście z obowiązkiem korekty. Podatnicy mający jedynie częściowe prawo do odliczenia i obowiązanych do stosowania tzw. proporcji VAT (np. wynikającej z występowania u takiego podatnika czynności zwolnionych) powinni pamiętać, że wartość odliczanego VAT od paliwa i innych kosztów eksploatacji będzie jeszcze niższa, gdyż będzie musiała uwzględniać rzeczoną proporcję. Jeżeli więc podatnik przy zastosowaniu proporcji będzie miał prawo do odliczania przykładowo 50% VAT, zaś w celach służbowych wykorzystuje samochód osobowy z homologacją N1, bez prowadzenia ewidencji jego przebiegu – będzie mógł odliczyć tylko 25% wartości podatku naliczonego VAT z faktury zakupu paliwa, części czy innych wydatków związanych z kosztami eksploatacji tego pojazdu.

Przepisy wprowadzające nowe zasady odliczania podatku VAT od samochodów i innych wydatków z nimi związanych, należy oceniać jako dobrą prognozę na przyszłość. Ich obecny kształt, chodź generalnie jest na korzyść przedsiębiorców, to daleki jest jeszcze od pro biznesowego modelu, zachęcającego przedsiębiorców do większej aktywności.