Zakup licencji, praw autorskich oraz oprogramowania komputerowego a ulga na nowego technologie

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Konrad Stanek), został opublikowany w czerwcu 2014 r. na łamach miesięcznika "TaxFin.pl".

Innowacyjna wiedza technologiczna w postaci wartości niematerialnych i prawnych

Zgodnie z art. 18b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18 rzeczonej ustawy, odlicza się wydatki poniesione przez podatnika na nabycie nowych technologii. Przez nowe technologie, uważać należy wiedzę technologiczną w postaci wartości niematerialnych i prawnych, w szczególności wyniki badań i prac rozwojowych, która umożliwia wytwarzanie nowych lub udoskonalanie wyrobów lub usług i która nie jest stosowana na świecie przez okres dłuższy niż ostatnich 5 lat, co potwierdza opinia niezależnej od podatnika jednostki naukowej w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. Nr 96, poz. 615). Zaliczyć do tego należy w szczególności różnego typu licencje na korzystanie z technologii, prawa autorskie, w tym także prawa do programów komputerowych, prawa z patentu lub wzoru użytkowego, know-how.

Wartością niematerialną i prawną dającą prawo do zastosowania ulgi na nowe technologie są jedynie składniki majątkowe wyliczone enumeratywnie w art. 16b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (stanowisko to potwierdzają również organy podatkowe, np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 grudnia 2010 r., nr IPPB5/423-627/10-2/AM). Są to zatem, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, autorskie lub pokrewne prawa majątkowe, licencje, prawa określone w ustawie z dnia 30 czerwca 2000 r. - Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2003 r. Nr 119, poz. 1117, z późn. zm.), wartość stanowiąca równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how). Co istotne wszystkie wyliczone powyżej składniki muszą charakteryzować się przewidywanym okresem używania dłuższym niż rok, i być wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 17a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Odnośnie konieczności uzyskania opinii jednostki naukowej, ustawa o zasadach finansowania nauki definiuje jednostki naukowe, jako jednostki prowadzące w sposób ciągły badania naukowe lub prace rozwojowe, a więc:

• podstawowe jednostki organizacyjne uczelni w rozumieniu statutów tych uczelni;
• jednostki naukowe Polskiej Akademii Nauk w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Polskiej Akademii Nauk (Dz. U. Nr 96, poz. 619 z późn. zm.);
• instytuty badawcze;
• międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych przepisów, działające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• Polską Akademię Umiejętności;
• inne jednostki organizacyjne, niewymienione w lit. a-e, posiadające osobowość prawną i siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w tym przedsiębiorców posiadających status centrum badawczo-rozwojowego, nadawany na podstawie ustawy z dnia 30 maja 2008 r. o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej (Dz. U. Nr 116, poz. 730 z późn. zm.).

Ważna umowa o przeniesienie oraz korzystanie z nabytych praw

Z kolei, przez nabycie nowej technologii, rozumie się nabycie praw do wiedzy technologicznej, w drodze umowy o ich przeniesienie, oraz korzystanie z tych praw. Należy mieć na uwadze, że przedmiotowa ulga nie dotyczy nabycia urządzeń z zastosowaniem nowych technologii. Przykładowo z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 16 stycznia 2012 r., (sygn. akt. III SA/Wa 1176/11), wynika, że „ponieważ ulga na nowe technologie dotyczy wartości niematerialnych i prawnych, może z niej skorzystać przedsiębiorca, który kupi innowacyjną wiedzę. Nie odliczy jednak jej od podatku firma nabywająca urządzenia, w których to innowacyjne rozwiązanie zastosowano".

Prawo do odliczenia wydatków poniesionych na nabycie nowej technologii przysługuje podatnikowi w odniesieniu do kwoty wydatków, uwzględnionych w wartości początkowej, w części, w jakiej została zapłacona podmiotowi uprawnionemu w roku podatkowym, w którym nową technologię wprowadzono do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych lub w roku następującym po tym roku, oraz w której nie została zwrócona podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Zgodnie zaś z ust. 5 art. 18b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli podatnik dokonał przedpłat (zadatków) na poczet wydatków na zakup nowej technologii w roku poprzedzającym rok, w którym wprowadził nową technologię do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, uznaje się je za poniesione w roku jej wprowadzenia do tej ewidencji.

Odliczenia dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono wydatki na nowe technologie. W pismach organów podatkowych wielokrotnie stwierdzono, że "Wartość zakupu nowej technologii nie powinna być odliczona od podstawy opodatkowania w innym roku niż wydatki dotyczące jej wdrożenia, gdyż oba te elementy są składnikiem wartości początkowej i powinny być traktowane łącznie". (tak np. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 15 maja 2008 r., (sygn. akt. IBPB3/423-131/08/CzP KAN-1616/08). Wydatek uznaje się za poniesiony w momencie wpisania go do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Jeżeli wcześniej – w roku poprzedzającym rok wprowadzenia technologii do ewidencji środków trwałych - wpłacono zadatek/zaliczkę na poczet nowej technologii, możliwość odliczenia go od podstawy opodatkowania nastąpi dopiero w roku wpisania nowej technologii do w/w ewidencji. Oznacza to, że w przypadku np. zakupu na raty odliczeniu podlegają tylko te wydatki, które faktycznie poniesiono w roku wprowadzenia do ewidencji lub w roku poprzednim.

W przypadku dużych projektów informatycznych, których wdrażanie może potrwać kilka lat, o ile będzie to możliwe z technicznego punktu widzenia, warto rozważyć podzielenie takiego projektu i wprowadzenie go do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, etapami. W takim przypadku, każdy z etapów jako oddzielna wartość niematerialna i prawna będzie mógł być oddzielnie ujmowany w podstawie ulgi na nabycie nowych technologii. W efekcie pozwoli to rozliczyć większą część poniesionych nakładów.

Możliwe odliczenie kosztów związanych z wdrożeniem nowej technologii

Co ważne dla podatników, do całkowitej wysokości poniesionych wydatków na zakup nowej technologii można zaliczyć dodatkowe koszty związane np. z wdrożeniem nowej technologii, a które doliczono do wartości początkowej. Ponadto korzystanie z ulgi nie eliminuje możliwości dokonania pełnych odpisów amortyzacyjnych i zakwalifikowania ich do kosztów uzyskania przychodów. Podstawą do ustalenia wielkości odliczenia jest zatem kwota wydatków uwzględnionych w wartości początkowej wartości niematerialnej i prawnej (a więc nie tylko kwota za nabycie prawa lub licencji do danej technologii, ale także pozostałe wydatki składające się na jej wartość początkową). Innymi słowy, organy podatkowe potwierdzają przy tym prawidłowość podejścia, zgodnie z którym do podstawy ulgi zaliczone mogą zostać wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę nie tylko na zakup samej licencji, ale także wydatki związane z instalacją i wdrożeniem licencji czy systemu komputerowego, o ile oczywiście zostały one ujęte w wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych.

Organy podatkowe nie kwestionują również ujęcia w podstawie ulgi na nowe technologie wydatków poniesionych na dostosowanie interfejsów oprogramowania dotychczas funkcjonującego u przedsiębiorców, tak by mogło ono komunikować się z nowo nabywanym oprogramowaniem:

• dokonanych (w formie przedpłat/zadatków) w roku poprzedzającym rok, w którym nowa technologia została wprowadzona do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
• zapłaconych w roku podatkowym, w którym nową technologię wprowadzono do ewidencji oraz poniesionych w roku następującym po tym roku;
• w części, w jakiej nie została podatnikowi zwrócona w jakiejkolwiek formie.

Z analizy wydanych interpretacji Ministra Finansów, można stwierdzić, tytułem wskazówki, że do kosztów, które w opinii organów podatkowych, mogą być doliczane do wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych i podlegać amortyzacji mogą zostać zaliczone m.in. koszty zakupu licencji i praw autorskich, koszty instalacji systemu komputerowego, koszty dostosowania systemu do potrzeb danego użytkownika, koszty analiz funkcjonalności wdrażanego systemu, koszty dostosowania istniejących u podatnika procedur do wymogów nowego oprogramowania, koszty migracji danych do nowego oprogramowania, koszty testów działania nowego systemu, koszty korekt i poprawek systemu, koszty zarządzania projektem wdrożeniowym, koszty tzw. "maintenance" poniesione do dnia oddania systemu do używania, odsetki od kredytu lub pożyczki inwestycyjnej naliczone do dnia oddania wartości niematerialnych i prawnych do używania.

Na tej samej zasadzie, wykształciła się przykładowa lista wydatków, których zdaniem organów nie trzeba kapitalizować do wartości początkowej wartości niematerialnych i prawych, lecz można je zaliczać do kosztów uzyskania przychodów, co do zasady, w dacie poniesienia. Są to koszty, które nie są bezpośrednio związane z wdrożeniem oprogramowania, m.in. takie jak koszty poniesione przed podjęciem decyzji o rozpoczęciu inwestycji, koszty analiz dotyczących zakupu nowego oprogramowania, wymogów oprogramowania i jego funkcjonalności, koszty studium wykonalności oraz opracowania koncepcji wdrożenia, koszty przygotowania zapytania ofertowego, analizy ofert, wyboru oferentów, negocjacji umów z klientami, koszty analizy korzyści i kosztów wdrożenia nowego systemu, koszty usług doradczych i dotyczących pozyskania finansowania na inwestycje (kredyt, pożyczka, dotacja), koszty szkoleń pracowników, koszty tzw. "maintenance" poniesione po oddaniu systemu do używania.

Z ulgi nie skorzysta przedsiębiorca prowadzący działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia

W sytuacji gdy podatnik osiąga za rok podatkowy stratę lub wielkość dochodu z pozarolniczej działalności podatnika jest niższa od kwoty przysługujących mu odliczeń, odliczenia odpowiednio w całej kwocie lub w pozostałej części dokonuje się w zeznaniach za kolejno następujące po sobie 3 lata podatkowe, licząc od końca roku, w którym nową technologię wprowadzono do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Należy przy tym pamiętać, że kwota odliczeń nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty uzyskanego dochodu, a także, że odliczenia związane z nabyciem nowej technologii nie mogą przekroczyć 50% kwoty poniesionych udokumentowanych wydatków na nowe technologie. Prawo do odliczeń nie przysługuje również podatnikowi, jeżeli w roku podatkowym lub w roku poprzedzającym prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia.

Podkreślenia wymaga też, że prawo do skorzystania z ulgi na nowe technologie nie będzie przysługiwało w sytuacji wytworzenia we własnym zakresie wartości niematerialnej i prawnej.

Warunki konieczne do skorzystania z ulgi

Mając powyższe na względzie, aby można było skorzystać z ulgi na nowe technologie muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

• nabycie wiedzy technologicznej w postaci wartości niematerialnych i prawnych;
• posiadanie opinii niezależnej od podatnika jednostki naukowej zaświadczającej, że wiedza technologiczna umożliwia wytwarzanie nowych lub udoskonalanie istniejących wyrobów lub usług oraz nie jest stosowana na świecie przez okres dłuższy niż ostatnich 5 lat;
• nabycie wiedzy technologicznej w drodze umowy o ich przeniesienie oraz korzystanie z tych praw;
• posiadanie dowodów zapłaty za nabyte technologie (np. wyciągi z banku);
• wprowadzenie nowej technologii do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych;
• nie prowadzenie przez podatnika działalności na terenie specjalnej strefy ekonomicznej, na podstawie zezwolenia, w ciągu roku podatkowego lub w roku poprzedzającym.

Warunków do spełniania jest zatem sporo. Nie mniej jednak przy większej inwestycji i właściwym jej zaplanowaniu, kwota wydatków do odliczenia w związku z zakupem licencji, praw autorskich czy oprogramowania komputerowego, może pozytywnie wpływać na wynik finansowy podatnika.