Z pamiętnika Marketingowca - Wyjazdy integracyjne cz.1

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Marta Wasilewska, Koordynator ds. Marketingu), został opublikowany 24 marca 2015 r. na portalu Nowymarketing.pl.

Wyjazd Integracyjny…cóż… Specjalnie użyłam tu wielkich liter. Powinna to być, według mnie, zupełnie osobna dziedzina sportów ekstremalnych. W ilości i natłoku pracy są na pierwszym miejscu, a tuż za nimi święta bożonarodzeniowe. Z perspektywy wyjeżdżających na nie pracowników całość wydarzenia wygląda trochę tak, jak można zaobserwować w polskim filmie o tym samym tytule, choć ja osobiście aż na tak zabawowym wyjeździe nie byłam.

Na wstępie kilka podstawowych informacji: taki wyjazd odbywa się standardowo raz w roku i jest organizowany dla wszystkich pracowników danego przedsiębiorstwa. Podczas wyjazdu odbywają się elementy szkoleniowe, briefiengowe, posiłkowe i rozrywkowe – niekoniecznie w takiej kolejności. Termin (w wielkich bólach, bo jednak ciężko jest zgrać jeden termin dla kilkudziesięciu do kilkuset osób) jest wybierany z mniej więcej dwu miesięcznym wyprzedzeniem. Dwa miesiące to BARDZO mało czasu na organizację całości. I to tyle, jeżeli chodzi o elementy standardowe. Od tego momentu reszta przypomina raczej kolejkę górską.

Mail informacyjny

Musimy zacząć od oficjalnego poinformowania wszystkich pracowników, że data tegorocznego wyjazdu integracyjnego została ustalona przez zarząd i kadrę menedżerską na X.Y. Należy się z góry przygotować, że wielu pracowników będzie na „NIE” z powodu wcześniejszych zobowiązań jak ślub czy chrzciny dziecka. Ale z różnych innych powodów jak wizyta cioci z Anglii czy ”umówiona wizyta u dentysty kuzynki brata dziadka” będą tez próbowali „umknąć” przed naszym wyjazdem. Ci potrzebują większej motywacji. Czasem wystarczą krówki, czasem potrzebna jest ingerencja u ich menedżera. Naszym celem jest 100% frekwencja i za każdą „brakującą głowę” będziemy rozliczani jak za zaginionego w akcji żołnierza.

Wybór miejsca

Zanim roześlemy zapytania ofertowe, zdecydowanie warto porozmawiać z zarządem na temat tego, czego jego członkowie oczekują od tegorocznego wyjazdu i o czym zamierzają mówić podczas briefingów. To powinno ułatwić nam dobór potencjalnych miejscówek. Natomiast samo zapytanie ofertowe – nie jest typowym pytaniem „czy w terminie X.Y jesteście Państwo w stanie przyjąć xxxx gości?”. W zapytaniu należy ująć i datę i ilość osób ALE powinny tam się również znaleźć prośby o przesłanie propozycji menu, rozrywek i atrakcji dostępnych w cenie noclegu, co hotel ma do zaoferowania w okolicy i co generalnie można w nim robić poza nocowaniem i jedzeniem. Musimy pamiętać, że sam nocleg to za mało. Obecnie hotel powinien mieć basen, siłownię, SPA, bilard, ping-pong, kręgle, lodowisko, hale sportową, boisko do piłki nożnej, lądowisko dla helikopterów, własny teatr i salę kinową oraz najlepiej cyrk… to oczywiście (do momentu siłowni) ironia z mojej strony, ale właśnie z takimi pytaniami co do hoteli zdarzało mi się spotkać z strony kolegów i koleżanek z pracy. W sytuacjach największego zmęczenia sama się zastanawiałam dlaczego ja jeszcze nie mam helikoptera skoro ewidentnie już wszyscy go mają?

Program

Skoro mamy już datę, frekwencję i miejsce, najwyższa pora na wstępny program. Tu należy obrać jakieś wyjściowe godziny zbiórki i wyjazdu spod firmy, czas na zameldowanie wszystkich w hotelu i pozostawienie bagażu oraz wspólny obiad. Następnie w programie znajduje się najczęściej briefing zarządu co do minionego lub kończącego się właśnie roku obrotowego. Po nim konkretny opis zaplanowanych elementów integracyjnych oraz pory kolacji i śniadania następnego dnia. Czasem warto jest wynegocjować z hotelem, aby basen czy siłownię otworzyli wyjątkowo, i za niewielką opłatą, o godzinę wcześniej. Dzięki temu nasi pracownicy będą mogli naprawdę skorzystać z całej oferty hotelu. W programie musi się też znajdować planowana godzina zbiórki i odjazdu powrotnego. Innym elementem, który również powinien tu być ujęty, jest dress code. Podczas części oficjalnej obowiązywać będzie inny, niż podczas części wieczornej. Pracownicy powinni być na to przygotowani odpowiednio wcześniej.

Część oficjalna

To na niej zarząd mówi co konkretnie udało nam się wszystkim w danym roku osiągnąć. Następnie dowiemy się, jakie są plany na nowy rok oraz co w tym celu będzie robione. W drugiej części swoje wystąpienia ma zwykle dział HR oraz dział marketingu. Ten pierwszy powie nam, jakie plany względem dalszego rozwoju pracowników zostały zaakceptowane i będą wdrażane a ten drugi (marketing) przypomni co jako firma robiliśmy podczas różnych eventów danego roku. To również tu i w tym miejscu odbywają się zwykle ogłoszenia wyników różnego rodzaju całorocznych konkursów wewnętrznych, które prowadził dział marketingu. Mamy więc uroczyste ogłoszenie wyników, wręczenie nagród, oklaski, chwila dla fotoreportera i takim pozytywnym akcentem kończy się część oficjalna. Teraz pracownicy mogą wrócić na chwilę do swoich pokojów i przygotować się do kolejnych części.

Zabawy integracyjne

Tu bywa różnie. Czasem są to atrakcje sportowe. Czasem ognisko z kiełbaskami. Może to być również wielki, wspólny kulig. Zależy to głównie od pory roku i inwencji marketingowca. Musimy pamiętać, aby informację o tym czym konkretnie będzie taka „zabawa integracyjna” zawrzeć w programie wyjazdu integracyjnego bo bardzo często są tu potrzebne ubrania sportowe lub bardzo ciepłe kurtki zimowe/swetry. Ostatnie czego byśmy chcieli to obniżenie frekwencji w biurze po wyjeździe integracyjnym, ponieważ zapomnieliśmy powiedzieć pracownikom, że będziemy łowić w przeręblu i przydadzą im się ciepłe spodnie i kurtki do siedzenia na zimnie.

Kolacja

Po zabawach integracyjnych pracownicy powinni mieć czas by chwilkę odsapnąć, wziąć prysznic i się przebrać by przygotować się do kolejnego elementu - kolacji. Z samą kolacją bywa różnie. Czasem jest bardziej oficjalna, czasem mniej (ze względu na dress code – trzeba to ustalić wcześniej). Dobrym elementem jest rozpoczęcie jej od toastu wznoszonego przez prezesa zarządu.

Diabeł tkwi w szczegółach

Pomiędzy pierwszym i drugim elementem, mieści się jeszcze kilka kwestii dodatkowych takich jak wybór menu, wybór DJ’a, sposób dojazdu i powrotu oraz tak zwane „personal touch” marketingowca. Idźmy więc po kolei.

Sam wybór menu to połączenie elementów jadłospisu normalnego z wegetariańskim, wegańskim, dla cukrzyków, bezglutenowym, dobór napojów i ewentualnie napojów wyskokowych. Nieelegancko jest bezpośrednio pytać wszystkich pracowników „ej kto ma cukrzyce?? Bo muszę wam specjalne menu ustalić”. Należy z góry założyć, że elementy z tych pięciu jadłospisów muszą być dostępne. Co innego poprosić pracowników o informację, czy ktoś nie jest na coś uczulony. Z doświadczenia dodam, że jeżeli ktoś faktycznie zgłosi jakiś produkt, to warto zadbać by nie występował on w żadnej potrawie w dostępnym menu. Co do napojów to poza standardowymi kawą, herbatą, sokami i wodą – na wyjazdach są zwykle dostępne wina lup piwa, choć najczęściej w hotelowym barze według upodobań pracowników i na ich własny koszt.

Wybór DJ’a też nie jest prosty. Jeżeli zależy nam, by zabawa była udana i brali w niej udział wszyscy pracownicy – track lista musi być odpowiednio dopasowana. Na każdą kategorię wiekową występującą w naszym zespole, powinno przypadać około 15/20 piosenek. Po ich przetasowania powinniśmy otrzymać idealną listę hitów, do której każdy będzie mógł się bawić.

Sposób dojazdu – tu warto mieć sprawdzonego i zaufanego przewoźnika, który już nas zna, wie jak wygląda specyfika naszego zespołu i jest na to psychicznie gotowy ;)

Personal touch marketingowca

To, jak zresztą sama nazwa wskazuje, zależy od każdego z nas. Osobiście jestem zwolenniczką podejścia „idź na całość”. Lubię, gdy pracownik już od przekroczenia bramy wjazdowej na teren obiektu, w którym odbędzie się wydarzenie wie, że to jest właśnie TO miejsce. Autobus, którym jadą pracownicy, to jeszcze według mnie powinna zostać sfera „przejściowa” – bez wyraźnego akcentu obecności firmy dookoła. Natomiast już sam hotel to zupełnie inna bajka. Banery z logiem na tych elementach ogrodzenia, o których wiemy że będą widoczne dla pracowników podczas wjazdu (i wyjazdu) oraz podczas zaplanowanych rozrywek. Samo wejście główne do hotelu – koniecznie z bow flagami bo obu stronach. To mają być takie „wrota do innego świata”. Roll-up banery przy każdej Sali, na której odbywać się będzie jakiś element programu. Sam program, wydrukowany na ładnym papierze wraz z listem przewodnim i w eleganckiej kopercie, powinien czekać na pracowników w każdym pokoju. No i „wisienka na torcie” – firmowa krówka na każdej poduszce. To naprawdę prosty i bardzo miły gest od biura marketingu dla każdego pracownika. Tak naprawdę koszt takiego oznakowania jest żaden, bo przecież wykorzystywane są elementy, które i tak są w posiadaniu firmy. Jest to tylko kwestią przyjechania dzień wcześniej i rozlokowania wszystkiego.

W artykule opisałam wszystkie kroki, jakie na pewno należy zrealizować by zorganizować naprawdę udany wyjazd integracyjny. Do nich dochodzi zawsze niewiadoma ilość punktów, które po drodze okażą się konieczna a których nie przewidzieliśmy. Najważniejsze by być świadomym tego, że i tak na pewno o czymś zapomnimy lub, że okaże się iż coś można było zrobić inaczej i lepiej. To nic. Nie warto się poddawać i załamywać – przecież zawsze mamy wyjazd integracyjny w następnym roku – kiedyś na pewno uda się zorganizować Wyjazd idealny…na pewno.

Pomysł na cykl „Z pamiętnika Marketingowca” narodził się jako próba wyjaśnienia, co to znaczy „pracować w marketingu”. Pojęcie ludzi pracujących w innych branżach – niezwiązanych z marketingiem – o tym, co tak naprawdę „marketingowiec” robi, jest w naszym kraju wciąż co najmniej średnie. Z drugiej strony osoby pracujące bezpośrednio w marketingu mają na jego temat swoją niepodważalną i jedyną słuszną (ich i moim zdaniem) opinię. Wszystkie artykuły w tym cyklu są próbą zaprezentowania mojego indywidualnego spojrzenia na poszczególne zadania marketingowca w firmie z branży typu B2B. Należy pamiętać, że teoria konfrontowana z praktyką buduje dla każdego zupełnie inny zestaw doświadczeń, a w tym „pamiętniku” prezentuję mój.