Wymogi prawne związane z funkcjonowaniem agencji pracy tymczasowej

Artykuł autorstwa ekperta PKF Consult (Beata Spychała, Ekspert ds. kadr i płac w PKF Consult) ukazał się w dzienniku "Rzeczpospolita" 25 sierpnia 2016 roku.

Działalność agencji pracy tymczasowej (APT) została w Polsce uregulowana Ustawą z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2016, poz. 645), dalej Ustawa. To właśnie ona wskazuje warunki, jakie należy spełnić, aby prowadzić APT, jednak nie jest jedyną, do której należy się stosować.

Co to jest agencja pracy tymczasowej

Agencja pracy tymczasowej to instytucja rynku pracy, zaliczona do grupy agencji zatrudnienia. Agencja zatrudnienia może prowadzić działalność polegającą na świadczeniu jednej, kilku lub wszystkich usług określonych w Ustawie: pośrednictwo pracy, doradztwo personalne, poradnictwo zawodowe, praca tymczasowa.

APT świadczy usługi w zakresie pracy tymczasowej, które Ustawa precyzuje jako zatrudnianie pracowników tymczasowych i kierowanie tych pracowników oraz osób niebędących pracownikami do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika, na zasadach określonych w przepisach o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (art. 18 ust 1. pkt 4 Ustawy).

Należy podkreślić, że jest to działalność regulowana w rozumieniu Ustawy z dnia 2 lipca 2004r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2015, poz. 584, z późn. zm.), czyli taka, której wykonywanie wymaga spełnienia szczególnych warunków, określonych przepisami prawa (art. 5 pkt 5 Ustawy o swobodzie dział. gosp.), i wymaga wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia. Zgodnie z art. 64 Ustawy o swobodzie dział. gosp.: jeżeli przepis odrębnej ustawy stanowi, że dany rodzaj działalności jest działalnością regulowaną w rozumieniu ustawy o dział. gosp., przedsiębiorca może wykonywać tę działalność, jeżeli spełnia szczególne warunki określone przepisami tej odrębnej ustawy i po uzyskaniu wpisu w rejestrze działalności regulowanej, z zastrzeżeniem art. 75 (który stanowi o zezwoleniach, koncesjach i licencjach). Wpis do rejestru działalności regulowanej podlega opłacie skarbowej, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

Kto może utworzyć APT

Art. 19. Ustawy stanowi, że podmiot zamierzający wykonywać usługi lub świadczący usługi, o których mowa w art. 18 ust. 1 (agencja zatrudnienia), powinien spełniać następujące warunki:

1) nie posiadać zaległości z tytułu podatków, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, o ile był obowiązany do ich opłacania;
2) być niekaranym za przestępstwa lub wykroczenia, o których mowa w art. 121–121b (prowadzenie agencji bez wymaganego wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, pobieranie dodatkowych opłat, dyskryminacja, niezawieranie umowy z osobą kierowaną do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych );
3) być podmiotem, w stosunku do którego nie została otwarta likwidacja lub nie ogłoszono jego upadłości.

Jak zarejestrować APT

Jak wspomniano na wstępie, agencja pracy tymczasowej wymaga wpisu do rejestru agencji zatrudnienia. Organem prowadzącym taki rejestr (jawny) jest marszałek województwa właściwy dla siedziby podmiotu ubiegającego się o wpis (art. 18d Ustawy) i on dokonuje wpisu do rejestru na podstawie pisemnego wniosku o wpis do rejestru, złożonego przez podmiot zamierzający prowadzić agencję zatrudnienia, zawierającego dane m.in. o: adresie prowadzenia działalności, numerze NIP, formie prawnej. Szczegółowy wykaz danych do wniosku zawiera art. 18e Ustawy, a wzór wniosku określa załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 lipca 2013 r. w sprawie działalności agencji zatrudnienia (Dz.U. 2013, poz. 899). Wraz z wnioskiem należy złożyć oświadczenie, że dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru są kompletne i zgodne z prawdą, że podmiot zna i spełnia warunki prowadzenia agencji zatrudnienia odpowiednio w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego lub pracy tymczasowej – określone w Ustawie (art. 18e ust. 2 Ustawy podaje gotowe brzmienie takiego oświadczenia, a ust 3 – dane, które oświadczenie winno zawierać) oraz przedstawić do wglądu dowód dokonania opłaty za wydanie certyfikatu w wysokości 200 zł (art. 18k ust. 1) lub złożyć jego kopię.

Wniosek można złożyć również w postaci elektronicznej. Musi on jednak być opatrzony tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym Dz. U. 2013, poz. 262, 2014, poz. 1662 oraz Dz. U. 2015, poz. 1893), albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (na zasadach określonych w Ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne – Dz. U. 2005, nr 64, poz. 565). Należy wziąć pod uwagę, że przed dokonaniem wpisu do rejestru marszałek może wezwać do dostarczenia dokumentów potwierdzających dane zawarte we wniosku lub dokonać sprawdzenia faktów w nim podanych (art. 18h ust. 1 Ustawy).

Marszałek województwa może również odmówić (art. 18l Ustawy), w drodze decyzji, wpisu podmiotu do rejestru. Ustawa wskazuje przypadki, które wpływają na odmowę:

1. podmiot nie spełnia któregokolwiek z warunków, o których mowa w art. 19 (wymienione wcześniej jako warunki niezbędne do prowadzenia APT);

2. podmiot został wykreślony z rejestru w przypadkach, o których mowa w art. 18m ust. 1 pkt 3 i 5-8, w okresie 3 lat poprzedzających złożenie wniosku o wpis (t.j.: w przypadku: pisemnego wniosku podmiotu; postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości; wydania decyzji o zakazie prowadzenia działalności regulowanej przez przedsiębiorcę; nieprowadzenia agencji zatrudnienia w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego i pracy tymczasowej w okresie dwóch kolejnych lat, stwierdzonego na podstawie corocznej informacji; prowadzenia APT bez wpisu do rejestru, pobierania opłat, niestosowania przepisów o ochronie danych osobowych, dyskryminacji, pobierania opłat, nieprzekazania na piśmie informacji o kosztach, opłatach i innych należnościach oraz niezawierania pisemnej umowy z osobami kierowanymi do pracy za granicę; nieuregulowania przez podmiot, w wyznaczonym terminie, zaległości z tytułów podatków i składek; niezgłaszania zmian, braku wskazywania numeru wpisu do rejestru w ofertach i braku współpracy z organami zatrudnienia; złożenia przez podmiot oświadczenia przy rejestracji, lub przekazania informacji o zmianie danych niezgodnych ze stanem faktycznym; niezgodności danych w rejestrze ze stanem faktycznym po uprzednim wezwaniu podmiotu do złożenia wyjaśnień w tej sprawie w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania; powierzania, na podstawie przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym bez ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej);

3. wydanie prawomocnego orzeczenia zakazującego przedsiębiorcy wykonywanie działalności gospodarczej objętej wpisem;

4. podmiot został założony i jest prowadzony przez osobę fizyczną, która poprzednio dopuściła się naruszenia przepisów Ustawy, skutkującego wykreśleniem z rejestru podmiotu prowadzonego przez tę osobę, w przypadkach, które wymieniono w pkt 2, w okresie 3 lat poprzedzających złożenie wniosku o wpis.

Po dokonaniu wpisu marszałek województwa wydaje certyfikat uprawniający podmiot do świadczenia usług (art. 18i Ustawy). Wzór certyfikatu zawiera załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie działalności agencji zatrudnienia. Certyfikat wydawany jest bezterminowo, jednak w związku z obowiązkiem sprawozdawczym, certyfikat podlega weryfikacji po każdym roku działalności. Jak wskazano wyżej, marszałek województwa może wykreślić podmiot z rejestru, jeśli na podstawie informacji o działalności stwierdzi, że nie prowadzi on agencji zatrudnienia w okresie dwóch kolejnych lat.

Prowadzenie działalności w ramach APT

Działalność agencji pracy tymczasowej polega na zatrudnianiu pracowników tymczasowych i kierowaniu ich do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika. Zasady zatrudniania pracowników tymczasowych przez pracodawcę będącego agencją pracy tymczasowej oraz zasady kierowania tych pracowników i osób niebędących pracownikami agencji pracy tymczasowej do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz pracodawcy użytkownika reguluje Ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz. U. 2003, nr 166, poz. 1608 z późn. zm.).

Pracodawca użytkownik nie jest pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy - wyznacza on pracownikowi skierowanemu przez agencję pracy tymczasowej zadania i kontroluje ich wykonanie. Sama APT jako pracodawca nie może być pracodawcą użytkownikiem w stosunku do pracowników pozostających z nim w stosunku pracy.

Mimo iż jest tu mowa o stosunku pracy, to przepisy prawa pracy mają zastosowanie zarówno do pracownika jak i pracodawcy jedynie w zakresie nieuregulowanym odmiennie przepisami Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych i przepisami odrębnymi do agencji pracy tymczasowej, pracownika tymczasowego i pracodawcy użytkownika. Tak jest na przykład w przypadku określenia pracy szczególnie niebezpiecznej oraz sposobu i terminów szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (które obowiązany jest przeprowadzić pracodawca-użytkownik). Ważne jest również, że do pracowników tymczasowych nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. 2003, nr 90, poz.844 z późn. zm.).

Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych określa obszar ustaleń pomiędzy agencją pracy tymczasowej a pracodawcą-użytkownikiem, jakie winny być dokonane zarówno przed zawarciem umowy jak i w czasie jej trwania, np. zakres prac, wynagrodzenie, miejsce pracy, kwalifikacji, ale również zagadnienia wykorzystania urlopu wypoczynkowego. O ustaleniach tych pracownika tymczasowego zawiadamia agencja pracy tymczasowej.

W związku z zatrudnianiem pracowników na agencji pracy tymczasowej ciąży obowiązek przetwarzania posiadanych danych osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych - Dz.U. 1997, nr 133, poz. 883 z późn. zm.), przestrzegania zakazu dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, pochodzenie etniczne, narodowość, orientację seksualną, przekonania polityczne i wyznanie ani ze względu na przynależność związkową osób, dla których poszukują zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej, a więc te same przepisy, które mają zastosowaniu przy umowie o pracę zawieranej na podstawie Kodeksu pracy.

APT nie może pobierać kwot innych niż określone w art. 85 ust. 2 pkt 7 Ustawy (kwoty należne agencji zatrudnienia z tytułu faktycznie poniesionych kosztów związanych ze skierowaniem do pracy za granicą, poniesione na: dojazd i powrót osoby skierowanej, wydanie wizy, badania lekarskie, tłumaczenia dokumentów) od osób, dla których poszukuje zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej lub którym udziela pomocy w wyborze odpowiedniego zawodu i miejsca zatrudnienia. Przed skierowaniem osoby do pracy za granicą albo pracy tymczasowej do podmiotu działającego poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, APT jest obowiązana do przekazania tej osobie na piśmie informacji o kosztach, opłatach i innych należnościach, w tym określonych w art. 85 ust. 2 pkt 7 Ustawy, związanych z kierowaniem do pracy oraz podjęciem i wykonywaniem pracy za granicą.

Oprócz działalności pośrednictwa pracy, APT ma liczne obowiązki wobec organu prowadzącego rejestr, czyli marszałka województwa. Musi ona poinformować go o:

1) każdej zmianie danych, o których mowa w art. 18e ust. 1 pkt 1 i 2 (oznaczenie podmiotu oraz adres zamieszkania lub siedziby), w terminie 14 dni od dnia ich powstania, dotyczy to również danych zawartych w oświadczeniu składanym przy rejestracji;
2) zaprzestaniu działalności;
3) zawieszeniu albo wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej, o których mowa w przepisach o swobodzie działalności gospodarczej, w terminie 14 dni od dnia zawieszenia albo wznowienia wykonywania tej działalności.

Natomiast corocznie, w terminie do 31 stycznia, obowiązany jest przedstawić informację o działalności agencji zatrudnienia za rok poprzedni – zawierającej w szczególności liczbę:

1) osób, które podjęły pracę za pośrednictwem agencji zatrudnienia według grup elementarnych zawodów zgodnie z obowiązującą klasyfikacją zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy, z podaniem państw zatrudnienia;
2) pracodawców oraz osób korzystających z usług doradztwa personalnego i poradnictwa zawodowego;
3) osób skierowanych przez agencję zatrudnienia do wykonywania pracy tymczasowej.
Takie sprawozdanie składa się na formularzu, którego wzór określa załącznik 3 do rozporządzenia w sprawie działalności agencji zatrudnienia - Formularz informacji o działalności agencji zatrudnienia.

Poza obowiązkami wskazanymi powyżej, ustawodawca przewidział dotkliwe sankcje za niestosowanie się do przepisów prawa, które skatalogował w Rozdziale 20 Ustawy (art. 120-121b), np.:

1. za powierzanie cudzoziemcowi nielegalnego wykonywania pracy - kara grzywny nie niższa niż 3000,
2. za prowadzenie agencji zatrudnienia bez wymaganego wpisu do rejestru - kara grzywny nie niższa niż 3000 zł,
3. za pobieranie dodatkowych opłat innych niż wymienione w Ustawie - kara grzywny nie niższa niż 3000 zł,
4. za nieprzestrzeganie zasady zakazu dyskryminacji – kara grzywny nie niższa niż 3000 zł,
5. za niezawieranie z osobą kierowaną do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych pisemnej umowy (art. 85 ust. 2) - kara grzywny nie niższa niż 4000 zł.

Jak wynika z powyższego, wymagania i obowiązki dla prowadzących agencje pracy tymczasowej są dość szerokie. Należy być ich świadomym przed podjęciem decyzji o prowadzeniu takiej działalności i o jej rejestracji.

Warto więc wcześniej zapoznać się nie tylko z obowiązkami formalnymi, ale również z sankcjami karnymi. Należy pamiętać, iż niezbędne jest również przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych – tak samo jak w przypadku pracowników zatrudnianych na podstawie Kodeksu pracy.