Wydatki na gastronomię i catering jako koszt uzyskania przychodów

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Łukasz Walkiewicz - Księgowy ds. rachunkowości), został opublikowany we wrześniu 2016 r. na łamach miesięcznika "TaxFin.pl".

Wydatki, które podatnicy ponoszą na zakup usług cateringowych i gastronomicznych każdorazowo budzą wątpliwości zarówno podatników jak i samych organów podatkowych. Niejasności te związane są z nieprecyzyjnym sformułowaniem art. 16. ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej updop) i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof), z których wynika, iż wydatki poniesione na reprezentacje nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami podatkowymi są te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W praktyce rozróżnienie kosztów podatkowych od tych, które są kosztami poniesionymi na reprezentację jest trudne i nie zawsze ich interpretacja jest jednoznaczna.

Catering i Gastronomia a Reprezentacja – jak to odróżnić?

Ze względu na brak klarownej definicji słowa „reprezentacja” zawartej w ustawie, sądy wydając orzeczenia w indywidualnych sprawach, opierały się na wyjaśnieniu zawartym w słowniku języka polskiego, według którego słowo to oznacza „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną”. W związku z powyższym, poczęstunek na spotkaniach biznesowych mógł być uznany jako koszt uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy nie miał charakteru okazałości i wystawności. Tak ogólne pojęcie reprezentacji budziło dalsze problemy interpretacyjne.

Od 1 stycznia 2007r. weszły w życie przepisy, które wyłączają z kosztów podatkowych wydatki na reprezentacje, co wynika stricte z art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. Do tej kategorii w szczególności należą zakupy usług gastronomicznych, napojów i żywności bez względu na to, czy są one przeznaczone dla kontrahentów, gości firmy czy pracowników. W praktyce trudno jest sobie wyobrazić spotkanie biznesowe, naradę lub zwykłą prezentację bez jakiegokolwiek poczęstunku. W związku z tym, należy zadać pytanie, gdzie jest granica między reprezentacją a wydatkami, które w rzeczywistości przyczyniły się do uzyskania przychodów.

Ze względu na zbyt ogólną definicje słowa „reprezentacja” i pojawiąjące się z tego powodu niejasności skierowano sprawę do rozpatrzenia przez 7 osobowy skład sędziowski Naczelnego Sądu Administracyjnego. Wyrok w tej sprawie został ogłoszony dn. 17.06.2013 r., sygn. Akt II FSK 702/11, w którym stwierdzono, że do rozróżnienia, czy dany wydatek jest reprezentacją należy ocenić w jakim celu został on poniesiony. W powyższym wyroku NSA orzekł, iż jako koszty reprezentacji można uznać wydatek poniesiony w celu poprawy wizerunku jednostki oraz zbudowania jej pozytywnego obrazu na zewnątrz. Bez znaczenia jest również miejsce świadczenia usług gastronomicznych (świadczone w siedzibę czy poza nią), a także określenie, czy wydatek ten miał charakter wystawności, okazałości, czy też wytworności, ponieważ niezwykle trudnym jest sprecyzowanie dla nich miernika.

Podsumowując, z analizy orzeczenia Najwyższego Sądu Administracyjnego z dn. 17.06.2013 r., sygn. akt II FSK 702/11 wynika, że nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 16 ust.1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof wydatki ponoszone przez podatników na drobne poczęstunki (np. słodycze, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda), a także posiłki bez względu na to czy odbywają się one w siedzibie firmy czy poza nią, a które podawane są w trakcie spotkań biznesowych lub prowadzenia rozmów z potencjalnymi klientami dotyczących prowadzonej działalności.

Co było reprezentacją kiedyś, dziś jest oznaką profesjonalizmu

Biorąc pod uwagę obecny rozwój gospodarczy oraz fakt, że na rynku jest coraz większa konkurencja, zmusza to przedsiębiorców do większego profesjonalizmu w kontakcie z potencjalnym klientem do nawiązywania właściwych relacji gospodarczych lub ich utrzymania albo rozwoju. Standardem stało się prowadzenie rozmów biznesowych w restauracji, która często jest jedynym możliwym miejscem spotkania poza siedzibą firmy. Zgodnie z orzeczeniem NSA z dn. 17.06.2013 r. jeżeli budowa wizerunku firmy czy też wywarcie wrażenia na kliencie nie jest jedynym elementem spotkania a głównym celem jest przykładowo rozwiązywanie bieżących problemów, przedstawienie oferty i zasad współpracy to koszty poniesione na gastronomie można uznać za podatkowe na zasadach ogólnych.

W kwestii tej ocenę wydał również Minister Finansów w dn. 25.11.2013 r. w interpretacji nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, w której przychylił się do wyroku wydanego przez Najwyższy Sąd Administracyjny z dn. 17.06.2013 r. Powołany organ podatkowy orzekł, że koszty związane z usługą gastronomiczną lub zakupem żywności i napojów powinny przede wszystkim zawierać wymogi zawarte w art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 pdop, czyli być poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W ocenie Ministra Finansów należy podkreślić: „Wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna pod kątem warunków i okoliczności uzasadniających poniesienie takich wydatków.”

Reasumując, interpretację wydaną przez Ministra Finansów, każda konkretna sytuacja wymaga indywidualnej oceny przez pryzmat zachodzących okoliczności oraz celu poniesienia kosztu.

Obecnie niewątpliwie łatwiej podatnik może zinterpretować zasadność zaliczenia w koszty podatkowe wydatków na usługi gastronomiczne i catering. Pamiętać należy jednak, że przy ocenie tego typu wydatków kluczowym jest cel ich poniesienia. Nawiązując do wydanej interpretacji można stwierdzić, iż wydatki, które nie mają związku z osiągnięciem przyszłych przychodów firmy przykładowo usługi rozrywkowe z cateringiem, obiad dla rodzin pracowników czy organizowane przyjęcia dla bliskich nie stanowią kosztów podatkowych.

W kwestii dotyczącej spotkań biznesowych w restauracji jako kosztów uzyskania przychodów opinie wyraził również Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dn. 08.01.2014 r., nr IBPBI/1/415-1032/13/ESZ. w której stwierdził: „"Zaznaczyć jednakże należy, iż to na podatniku ciąży również obowiązek należytego udokumentowania ww. wydatków. Przy czym, posiadane dowody nie mogą się ograniczać do faktur (rachunków) stwierdzających wysokość poniesionych wydatków, lecz winny to być dowody umożliwiające w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo – skutkowego poniesionych wydatków z przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej, a ponadto potwierdzające racjonalność poniesionych wydatków. Nadmienić także należy, iż zasadność zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków, do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego, prowadzonego przez uprawniony organ podatkowy". Zatem przy ustaleniu czy usługę gastronomiczną lub catering możemy zaliczyć jako koszt uzyskania przychodu kluczowym jest cel nabycia takich usług.

Idąc w myśl wyżej wymienionych interpretacji wydatki na zakup drobnych poczęstunków typu kawa, herbata, ciastka, mleko do kawy, które będą przeznaczone dla klientów lub pracowników firmy mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Do tezy tej odniósł się także Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach z dn. 03.12.2013 r., sygn. akt I SA/GI1322/13, który stwierdził: „(…) z opisu stanu faktycznego wynika, iż poniesione przez Spółkę wydatki na drobne artykuły żywnościowe i napoje serwowane w firmie podczas rozmów z kontrahentami pozostawały w ścisłym związku z prowadzonymi rozmowami handlowymi, a ich dominującym celem nie była poprawa wizerunku Spółki. Poczęstunek dla partnerów handlowych stwarza właściwy klimat dla negocjacji, omawiania warunków umów i ma związek z osiąganym przychodem. Z powyższych względów uznać należy, iż są to wydatki mieszczące się w kategorii wydatków określonych w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. i brak jest podstaw do ich wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów w oparciu o art. 16 ust. 1 pkt 28 tej ustawy jako wydatków na reprezentację".

Podobnie kosztami reprezentacji nie są wydatki poniesione na poczęstunki serwowane w trakcie konferencji biznesowych lub prowadzonych szkoleń. Do tej kwestii odniósł się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dn. 20.11.2013 r., sygn. akt III SA/Wa 1040/13. Organ podatkowy stwierdził, iż głównym zamysłem takich konferencji jest spotkanie typowo biznesowe w celu omówienia spraw dotyczących współpracy z klientem lub szkolenie. Charakter reprezentacyjny tych spotkań przyczyniający się do wzrostu popytu na dane świadczenie stanowi jedynie cel drugorzędny i nie wyklucza tych wydatków na posiłki z kosztów podatkowych.

Motywacja i integracja jako główny cel spotkania

Dużo kontrowersji budzi również zagadnienie dotyczące kosztów poniesionych na usługi gastronomiczne i catering podczas spotkań integracyjnych i wigilii pracowniczych. Początkowo kwalifikacja tego typu wydatków jako koszt uzyskania przychodu była kwestionowana m.in. przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z dn. 13.02.2007 r, sygn. akt III SA/Wa 4283/06. Ostatnimi czasy powyższa interpretacja uległa zmianie. Najważniejszym przy zaliczaniu takich wydatków jako koszt podatkowy jest cel organizowanej imprezy. Jeżeli priorytetem wigilii, integracji pracowników jest poprawa atmosfery w pracy, wzrost motywacji

a dodatkowo całe spotkanie wiążę się z omówieniem wyników firmy oraz planami na przyszły rok to można uznać je za koszty uzyskania przychodów. W przeciwnym wypadku, gdy spotkanie polegało jedynie na konsumpcji mamy do czynienia z kosztami niestanowiącymi kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacje w tej sprawie wydał również Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w dn. 17.02.2014 r., ITPB3/423-559/13/PST. w której stwierdził: „(…) Biorąc pod uwagę powyższe rozważania oraz przedstawione zdarzenie przyszłe należy stwierdzić, że wydatki poniesione przez Spółdzielnię na wigilię w części dotyczącej pracowników jak i Prezesa oraz Dyrektora Handlowego można zaliczyć do kosztów podatkowych zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy, o ile przedmiotowe wydatki będą miały na celu zintegrowanie załogi i stworzenie właściwej atmosfery w pracy oraz zostaną właściwie udokumentowane.”

Należy zaznaczyć, że podatnik organizując określoną imprezę, wigilię pracowniczą czy też wyjazd integracyjny powinien przyjąć za główny cel takiego spotkania zintegrowanie zespołu, poprawę atmosfery w pracy, co wiążę się ze wzrostem motywacji w wykonywaniu obowiązków pracowniczych, a przez to zwiększenie wydajności co może przyczynić się do wzrostu przychodów firmy. Tak więc głównym celem musi być charakter motywacyjno-integracyjny pracowników a nie konsumpcja i rozrywka sama w sobie. Podatnik powinien pamiętać o sporządzeniu odpowiedniej dokumentacji przebiegu spotkania, aby móc zaliczyć poniesione koszty jako koszty podatkowe. Poza fakturami warto zachować np. wykorzystane materiały do prezentacji lub agenda spotkania.

Zatem słowo gastronomia ujęte na fakturze nie zawsze będzie oznaczać reprezentację, która jest wyłączona z kosztów uzyskania przychodu, nadrzędnym jest tu odróżnienie tego, jaki cel przyświecał będzie zakupionej usłudze gastronomicznej i na tej podstawie powinniśmy klasyfikować odrębnie każdą z zakupionych usług. Należy pamiętać, że w takiej kwestii zawsze po stronie podatnika będzie konieczność udokumentowania, że poniesiony wydatek miał na celu przyczynienie się do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów podatnika bądź zintegrowanie oraz zmotywowanie zespołu.