Warto aktualizować częściej

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Joanna Gołębiewska - księgowa) został opublikowany na łamach dziennika 'Rzeczpospolita' w dniu 5 sierpnia 2013 r.

W prawie bilansowym nie została określona jednoznacznie ogólna definicja należności. Jednak biorąc pod uwagę to, że są one składnikiem aktywów, przyjmujemy, że spełniają kryteria pojęcia aktywów, wyznaczone w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości (dalej: uor).

Definicja z ustawy

Aktywa są to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, które powstały w wyniku przeszłych zdarzeń i spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych.

Należności, które zostały ujęte w księgach rachunkowych jednostek gospodarczych na podstawie dokumentów, które mają wyodrębnione dwie strony umowy, tj. wierzyciela i dłużnika, a także kwotę i termin rozliczenia transakcji stanowią element rozrachunków. W uproszczeniu przyjmuje się, że rozrachunki to procesy powstawania i regulowania należności i zobowiązań. Rozrachunki można podzielić według takich kryteriów jak: podmiot, wymagalność, kwestionowanie i egzekwowanie patrz tabela.  

Tabela 1. Podział rozrachunków
[Kliknij w tabelę by ją powiększyć]

źródło: opracowanie własne

Nie tylko zamknięcie ksiąg

Ważne jest, aby jednostki gospodarcze objęte przepisami uor dokonywały analizy swoich rozrachunków i aktualizowały ich wartość. Przepisy prawa bilansowego nakładają obowiązek wyceny należności w kwocie wymaganej zapłaty nie rzadziej niż na dzień bilansowy, z zachowaniem ostrożnej wyceny (art. 28 ust. 1 pkt 7 uor).
Za dzień bilansowy rozumie się nie tylko dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2 uor. Może to być każdy dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe (art. 45 ust. 1 uor), wyceniając aktywa i pasywa oraz ustalając wynik finansowy na potrzeby wewnętrznej sprawozdawczości. Należy więc podkreślić, że dzień bilansowy to nie tylko dzień zakończenia roku obrotowego, ale każdy dzień, 
na który przygotowywane są okresowe sprawozdania finansowe, z zastrzeżeniem, że ich terminy powinny zostać określone w polityce rachunkowości.

Kiedy z odsetkami

Kwota wymaganej zapłaty obejmuje należności nominalne wraz z odsetkami. Wartość odsetek aktualizowana jest wtedy, gdy podmiot faktycznie chce dane odsetki uzyskać, więc ujmuje je w księgach i nie zamierza od nich odstąpić np. w drodze ewentualnego sporu z dłużnikiem.

W aktywach bilansu jednostka ma obowiązek prezentować należności ze szczególnym uwzględnieniem prawdopodobieństwa ich zapłaty. Należności cechujące się wysokim wskaźnikiem prawdopodobieństwa ich zapłaty 
w przyszłości wykazywane są w bilansie w wartości nominalnej. Natomiast należności, których ściągalność jest w pewnym stopniu zagrożona, wycenia się poprzez dokonanie odpisu aktualizującego ich wartość. Utworzone odpisy aktualizujące obciążają wynik finansowy danego okresu. W bilansie prezentowane są per saldo z należnościami, przez co urealniają wartości przewidywanych wpływów do jednostki. Dają także informację kontrolną, czy stan aktywów jest na odpowiednim poziomie.

Zależą od statusu dłużnika

Zgodnie z art. 35b ust.1 uor, stan należności aktualizuje się poprzez dokonywanie odpisów aktualizujących w odniesieniu do: 

a) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym;

b) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności;

c) należności kwestionowanych przez dłużników z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;

d) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;

e) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

W praktyce podmioty decydują się na sprawozdawczość kwartalną czy też nawet miesięczną. Dzieje się tak, ponieważ kadra zarządzająca dostaje szybszą informację dotyczącą aktualnego stanu składników majątku, przez co może podejmować bieżące, racjonalne decyzje zarządcze.