W jaki sposób ująć źle naliczoną trzynastkę

Artykuł eksperta PKF (Beata Handel) został opublikowany na portalu www.ksiegowoscgazetaprawna.pl w dniu 14 marca 2011 r.

Niektóre jednostki wprowadzają własne regulacje np. w postaci regulaminów wynagradzania, które przewidują dodatkowe wynagrodzenie w postaci tzw. „trzynastki’. Zgodnie z zasadą współmierności przychodów i kosztów takie koszty należy ująć do okresu sprawozdawczego, którego dotyczą. Podstawą naliczenia "trzynastki" jest lista płac.

Poniesiony koszt z tego tytułu zostaje ujęty na koncie 431 "Koszty według rodzajów". Zapis na tym koncie jest nie tylko zgodny z zasadą memoriałową. Równoległe księgowanie od strony zobowiązań pokaże jakie wydatki poniesie spółka w roku następnym z tytułu naliczonej "trzynastki". Z kolei nierozliczone na dzień bilansowy wynagrodzenia należne pracownikom za bieżący rok, których wypłata nastąpi w roku następnym, wykazuje się w pasywach bilansu w pozycji "Zobowiązania krótkoterminowe z tytułu wynagrodzeń". Natomiast zarachowane zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne nie są wymagalne na dzień bilansowy. Wykazuje się je w pasywach bilansu w pozycji "Pozostałe rezerwy".

W sytuacji gdy wykryty błąd, w naliczeniu wysokości kosztów wynagrodzeń z tytułu „trzynastki”  popełniono w latach ubiegłych i dotyczy on podstawowej działalności operacyjnej jednostki, skutkami korekty tego błędu obciąża się lub uznaje odpowiednio pozostałe koszty lub przychody operacyjne. Takie ujęcie skutków korekt odnosi się wyłącznie do tych błędów, które nie są na tyle istotne, aby wpływały na rzetelność i wiarygodność sprawozdań finansowych za lata, w których błędy te popełniono, jak również nie deformują wyniku finansowego za rok obrotowy, w którym je ujawniono.

Jeżeli natomiast w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie, którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał  własny i wykazuje jako "zysk (strata) z lat ubiegłych".

Odnosząc się do postawionego pytania należy wpierw ocenić czy błąd jest istotny z punktu widzenia wpływu na rzetelność sprawozdania finansowego za rok ubiegły jak i wyniku finansowego bieżącego okresu. W sytuacji gdy jest to kwota nieistotna można ją ująć  w księgach  roku bieżącego poprzez odniesienie na pozostałe przychody lub koszty operacyjne. W sytuacji, gdy powyższy błąd uznano za istotny, należy go ująć w okresie kiedy go zidentyfikowano, w  pozycji  kapitału własnego jako „wynik lat ubiegłych” .