Słów kilka o budżetowaniu na 2022 rok

Mission Impossible?

„Zgłupiałem, nie mam pojęcia, jak się za to zabrać” – takimi słowami mnie powitał Darek, mój długoletni znajomy, prowadzący od 15 lat swoją firmę.

„Miesiąc temu zacząłem proces budżetowania. Mało tego! Dwa razy myślałem, że zbliżam się już do końca, gdy… znów zostały opublikowane nowe dane gospodarcze, które wywróciły wypracowane dane. Jak nie o inflacji, to o podwyżce płacy minimalnej lub zmianie stóp procentowych. Permanentnie publikowane są nowe projekty ustaw, w tym związane z zapowiadanym Nowym Ładem. Ileż można!!"  – kontynuował rozemocjonowany Darek.

„Nie mam już do tego siły, po prostu gubię się. Ratuj!”

Łatwo nie będzie…

Wtedy uświadomiłam sobie, jak karkołomnym zadaniem może być przygotowanie budżetu na rok 2022 dla osób, które nie mają szerokiej wiedzy z zakresu finansów, dużego doświadczenia w tworzeniu prognoz i budżetów. Ja sama każdego dnia w głowie „trawię”, jaki wpływ na sytuację mojej firmy będą miały zmiany w prawie oraz dynamicznie zmieniające się wskaźniki gospodarcze. Kotłuje mi się w głowie wiele pytań.

Pewne w ostatnich czasach niepewności jest to, że ostatnie 1,5 roku przyniosło wszystkim przedsiębiorcom ogrom wyzwań i zmian, do których wszyscy musieli się bardzo szybko dostosować. Zmiana formy pracy (praca zdalna/ hybrydowa), liczne absencje pracowników spowodowały ogromne zapotrzebowanie na pracowników. Zmiany w gospodarce, takie jak wzrost inflacji oraz ciągłe aktualizacje przepisów prawa, dotknęły nas wszystkich.

W tym czasie odnotowano w Polsce bardzo duży wzrost inflacji. W sierpniu 2021 w Polsce wyniosła 5,4%. Jest to najwyższy poziom od ponad 20 lat, a wskaźnik nadal rośnie i we wrześniu 2021 wyniósł już 5,8%. Niestety, zajmujemy pierwsze miejsce wraz z Litwą i Estonią w rankingu wg najwyższej inflacji w Europie. W ostatnich dniach Rada Polityki Pieniężnej podniosła stopy procentowe, które już wpłynęły na zmiany kursów walut oraz będą miały wpływ na wskaźniki inflacji.

Coraz głośniej ekonomiści ostrzegają nas także przed zjawiskiem stagflacji, najgorszej sytuacji w gospodarce, które polega na jednoczesnym występowaniu w gospodarce państwa zarówno istotnej inflacji, jak i stagnacji gospodarczej. To właśnie stagflacja jest jedną z głównych przyczyn występowania znaczących kryzysów gospodarczych.

Trend rosnący dotyczy też pensji pracowników.  W czerwcu 2021 były one wyższe o 9,8% w stosunku do roku poprzedniego.

Trudno znaleźć organizację, która nie odczuła negatywnych skutków zmian, jakie nastąpiły i ciągle następują. W zależności od branży, dla jednych organizacji bardziej odczuwalny jest np. wzrost wynagrodzeń, dla innych nowe obciążenia publicznoprawne, a jeszcze dla innych dynamiczny wzrost opłat za energię, cen żywności, cen za materiały i surowce.

Nie należy też zapominać, że trwają zaawansowane prace nad wprowadzeniem Nowego Ładu. Zmiany podatkowe w nim opisane zajmują ponad 700 stron. Do chwili obecnej nie mamy pewności, które z nich zostaną wprowadzone i jak wpłyną one na naszą organizację, pensje naszych pracowników, wysokości narzutów pracodawcy i innych obciążeń publicznoprawnych.

Według przewidywań ekspertów, już wkrótce rusza lawina wniosków pracowników o podwyżki pensji. Inflacja rośnie i staje się coraz bardziej odczuwalna dla każdego obywatela. Wielu z nas odczuje też negatywne skutki w swoich budżetach domowych po wprowadzeniu przepisów wynikających z Nowego Ładu.  To wszystko będzie powodowało zdecydowany i masowy wzrost oczekiwań finansowych wśród pracowników.

Najgorszym scenariuszem dla każdego właściciela oraz zarządu firmy to być niemile zaskoczonym pod koniec roku, że znaleźliśmy się w kryzysowej sytuacji i stoimy na skraju utraty płynności.

A może w drugą stronę? Dla niektórych branż (np. firm rekrutacyjnych) bieżąca sytuacja gospodarcza sprzyja rozwojowi firmy. Proces budowania budżetu zazwyczaj skłania właścicieli, zarządy i kadrę menadżerską do przemyśleń strategicznych. 

Z wszystkich powyższych powodów warto poświęcić więcej czasu na proces budżetowania na rok 2022, aby zapobiec takiej sytuacji i nie dopuścić do tego, że na czas nie podjęliśmy działań zapobiegawczych przed zrobieniem we własnym biznesie kroku do tyłu, koniecznością zastanawiania się nad zasadnością kontynuacji działania w 2023 roku. Lub niewykorzystania szans, jakie przyniosły nam zmiany gospodarcze, pozostając tym samym w tyle za naszą konkurencją.

Jak nie obudzić się z przysłowiową ręką w nocniku?

Jak ulał pasują tu słowa Arystotelesa - „Prawdziwa wiedza to znajomość przyczyn”.

Warto poświęcić więcej czasu, aby nasz budżet na rok 2022 przewidział jak najwięcej możliwych scenariuszy, tego co może wydarzyć się w 2022 i kolejnych latach, a co może mieć istotny wpływ na sytuację naszej firmy.

Poniżej przedstawiam kilka wskazówek, jak budżetować w roku 2022 roku.

Krok 1 - Analiza kluczowych czynników wpływających na działalność, czyli co może istotnie zmienić sytuację naszej organizacji.

Na jakie pozycje rachunku zysków i strat i bilansu warto zwrócić szczególną uwagę przy budżetowaniu roku 2022? Może warto przygotować również prognozę przepływów? Po kolei.

1. Przychody. Czynniki wpływające na przychody będą znacznie różnić się w zależności od specyfiki branży. Zwróć uwagę w analizie na sytuację rynkową klientów, bo ona również odbije się na twoich możliwościach osiągnięcia przychodów.

2. Koszty. Zacznij od obserwacji, jak się zmieniały w 2020 oraz 2021. Uznawane do tej pory za stałe koszty będą nadal niezmienne, czy występująca inflacja doprowadzi do ich kolejnych wzrostów w okresach krótszych niż roczne? Rynek to system naczyń powiązanych, więc pozornie niepowiązane obszary mogą odbić się na innych kosztach.

• Koszty płacowe znacząco odbiją się na cenach towarów i usług, gdzie wciąż występuje niski stopień automatyzacji, a zaangażowanie osobowe jest wysokie.
• Koszty energii podniosą ceny na produkty, których wytworzenie wymaga ich wysokich nakładów.
• Koszty surowca, materiałów niestety nie zmaleją. Czy będą dostępne na czas? Czy potrzebujemy zwiększyć stany magazynowe, aby utrzymać ciągłość produkcji, dostaw do klienta?
• Koszty benzyny to automatyczny wzrost kosztów usług transportowych. Może okazać się bardziej korzystne kupowanie towarów i usług od dostawców lokalnych.

3. Czy koszty finansowe faktoringu wzrosną? Jaką mamy umowę kredytu bieżącego, czy wystąpią tam dodatkowe opłaty? Czy zmiany prawne doprowadziły do powstania nowych zobowiązań publicznoprawnych, opłat, które staną się wymagane od 1 stycznia?

4. W których obszarach występują transakcje w walutach obcych? Zmiany kursów walut wpłyną na wszystkie pozycje rachunku zysków i strat, gdzie następuje rozliczenie w innej jednostce aniżeli złotówki.

5. Należności i zobowiązania zmieniają się nie tylko z powodu kursów walutowych, ale również tutaj występowały zmiany terminów płatności, co dalej przekłada się to na konieczność zaplanowania przepływów, aby starczyło pieniędzy na koncie na zapłatę pracownikom i dostawcom.

6. Zapasy zamrożą nam gotówkę czy będziemy sprzedawać od razu po zakończeniu procesu produkcji? Czy potrzebujmy zaplanować dodatkowy kredyt?

7. Jakie inwestycje są niezbędne w celu utrzymania składników majątkowych w niepogorszonym stanie? Czy budowa/nabycie nowych środków trwałych podniesie koszty amortyzacji i wpłynie na ceny sprzedaży, jakie możemy zaoferować klientom? Czy klient kupi produkt/usługę w nowej cenie?

Zbadaj, jak wyglądała sytuacja w przeszłości. Przeanalizuj, jak się zmienia. Przypisz obszary, na które wpłynie. Sprawdź, czy wynik, bilans i przepływy są zgodne ze sobą i realne. 

Krok 2 – analiza scenariuszowa

Kiedy uda nam się określić główne pozycje i determinanty, które kluczowe są dla naszej działalności warto dokonać szczegółowej analizy i przygotować analizę scenariuszową obejmującą optymistyczne i pesymistyczne warianty rozwoju sytuacji dla danych pozycji. Im większy wpływ danej pozycji na naszą działalność operacyjną, tym bardziej należy podążać zasadą ostrożności i w samym budżecie przyjąć ten mniej optymistyczny wariant. Można to zrobić zarówno w standardowych pozycjach np. kosztów energii albo z pomocą pozycji rezerw.

Z danych wynikających z naszych analiz może się też okazać, że powinniśmy podjąć takie działania jak podnoszenie cen w naszej organizacji, zabezpieczenia naszej działalności w postaci kredytów obrotowych, zanim np. dojdzie do utraty płynności.

Całkiem możliwe, że w niektórych sytuacjach to właśnie analizy towarzyszące procesowi budżetowania uwypuklą także szanse dla naszej organizacji i staną się impulsem do planowania inwestycji rozwojowych (np. otworzenia kolejnej hali produkcyjnej) lub inwestycji w technologie np.  optymalizujących obecne procesy w organizacji (np. robotyzacja).

Krok 3 – Monitorowanie

Aby móc monitorować i trzymać rękę na pulsie to przede wszystkim… musimy wiedzieć, co mamy monitorować. Dlatego tak istotnym elementem budżetowania jest szczegółowe spisanie kluczowych założeń, w szczególności dla kluczowych określonych determinantów i pozycji, które rodziły największe ryzyka bądź szanse dla naszej działalności.  

Analizy scenariuszowe opieraliśmy na przywidywaniach. W zależności od sytuacji i pozycji mogą się one okazać mniej lub bardziej celne.

Po starannym spisaniu wszystkich założeń do poszczególnych determinantów należy zaplanować cykliczny monitoring założeń oraz przypisanie czynności monitorowania do osób odpowiedzialnych. Na przykład jeżeli w budżecie założyliśmy, że ceny energii będą w 2022 roku się kształtować w wysokości 120% obecnych cen zakupu energii, a z naszej analizy scenariuszowej wynika, że wzrost tych cen istotnie przełoży się na naszą działalność, to w momencie, gdy wzrost przekroczył nasz założony wskaźnik 120%, należy zastanowić się, czy nie będzie konieczne wykonanie kroku 4, czyli zaktualizować nasz budżet. W szczególności warto to zrobić, jeżeli zostało nam jeszcze parę miesięcy roku lub jeżeli odchylenie od naszych przewidywań jest istotne.

Podsumowanie

Można uznać, że przekazane wyżej wskazówki są oczywiste. Nie mniej jednak, w momencie samego procesu budżetowania, które w przypadku obecnych czasów, niesie wiele ryzyk związanych z niepewnością gospodarczą i dotyczącą zmian w zakresie podatków, warto usystematyzować swoją wiedzę i podążać wcześniej określonymi ścieżkami.

W obecnej sytuacji gospodarczej warto przytoczyć słowa Henry'ego Forda - „Bardziej niż cokolwiek innego – przygotowywanie się jest sekretem do sukcesu”.

Uważam, że nawet jeżeli organizacja do tej pory nie budżetowała działalności, to w tak chwiejnej sytuacji gospodarczej wraz z wieloma niepewnościami związanymi z zapowiadanymi zmianami Nowego Ładu, przygotowanie budżetu na rok 2022, a nawet prognoz na następne lata, powinno być must have dla każdego właściciela i każdego zarządu.

Bezpieczeństwo i losy naszego biznesu w dużej mierze zależą od naszego bieżącego monitoringu sytuacji gospodarczej i szybkiego reagowania na wszystkie niekorzystne dla organizacji trendy.

Może się to okazać bardzo trudne, a nawet bym się pokusiła o stwierdzenie, że niemożliwe, jeżeli nie dokonany zawczasu odpowiednich analiz, spisania szczegółowych założeń, a następnie ciągłego lub cyklicznego monitoringu odchyleń od założeń przez wyznaczone osoby odpowiedzialne.  Narzędziem, które nas przybliża do tego celu jest właśnie staranne sporządzenie budżetu dla naszej organizacji.

 
Grażyna Sadowska – Malczewska
Partner Zarządzający
PKF BPO Sadowska – Malczewska Sp.k.

Pliki do pobrania

• Słów kilka o budżetowaniu na 2022 rok.pdf [PDF]