Sejm uchwalił ustawę o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów

Rządowy projekt nowej ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (dalej jako: „Ustawa”) wpłynął do Sejmu w dniu 3 listopada 2022 roku. Pierwsze czytanie Projektu ustawy w sejmowej Komisji Polityki Społecznej i Rodziny odbyło się 14 listopada 2022 roku, a już 16 listopada Sejm uchwalił Ustawę. Obecnie trwają prace nad Ustawą w Senacie.

1. Główne założenia i cele Ustawy

W ostatnich latach możemy zaobserwować zwiększone wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej zarówno przy zatrudnianiu pracowników, jak i przy wykonywaniu obowiązków temu towarzyszących. Rodzi to również rosnącą potrzebę głównie ze strony małych pracodawców na wprowadzenie zautomatyzowania procesu powierzania pracy przy użyciu systemów informatycznych.

Zawieranie, rozwiązywanie czy prowadzenie wszelkiego rodzaju umów, jak również realizowanie obowiązków z nich wynikających wymaga od małych podmiotów dopełnienia szeregu, niekiedy skomplikowanych i czasochłonnych czynności. Realizacja obowiązków pracowniczych m.in.: zgłoszenie do ZUS, naliczanie składek na ubezpieczenie, wyrejestrowywanie z ZUS czy naliczanie podatku dochodowego z uwagi na ciągle zmieniające się przepisy niewątpliwie wymaga dużego zaangażowania przedsiębiorców w śledzeniu aktualnego stanu prawnego.

W celu uproszczenia procedur zawierania niektórych umów, zminimalizowania formalności oraz odciążenia małych podmiotów gospodarczych, rozpoczęto prace nad niniejszą Ustawą. Zgodnie z założeniami Ustawy mikroprzedsiębiorcy, podmioty niebędące mikroprzedsiębiorcami zatrudniającymi nie więcej niż 9 osób, rolnicy i osoby fizyczne będą mogły zawierać poszczególne umowy za pośrednictwem Systemu teleinformatycznego (zwanego dalej także „Systemem”), wykorzystując podpis kwalifikowany, podpis osobisty albo podpis zaufany. Ustawa enumeratywnie wymienia rodzaje umów, których zawarcie, rozwiązanie oraz wykonanie obowiązków z nich wynikających możliwe będzie poprzez System teleinformatyczny z wykorzystaniem znajdujących się w nim wzorców umów. Do wspomnianego zamkniętego katalogu umów należą:

1. umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o świadczenie usług, pod warunkiem, że pracodawca lub zleceniodawca jest mikroprzedsiębiorcą, rolnikiem lub osobą fizyczną (niebędącą przedsiębiorcą lub rolnikiem);
2. umowa o świadczenie usług z nianią (tzw. „umowa uaktywniająca”), przy założeniu, że jedną ze stron takiej umowy są rodzice lub rodzic samotnie wychowujący dziecko.

Warto wskazać, że wdrożenie zmian niniejszą Ustawą stanowi realizację kolejnego z kamieni milowych dla reformy pn. Efektywne instytucje na rzecz rynku pracy przewidzianych w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Wzmacniania Odporności (KPO).

2. Kto skorzysta na Ustawie

Tak jak to było wspomniane powyżej, na Ustawie w założeniu mają skorzystać mikroprzedsiębiorcy, podmioty niebędące mikroprzedsiębiorcą zatrudniające nie więcej niż 9 osób, rolnicy oraz osoby fizyczne poprzez zmniejszenie obciążeń związanych z obowiązkami administracyjnymi przy powierzaniu pracy. Uwolni to tym samym zasoby tych podmiotów, które będą mogły być przeznaczone na rozwój i prowadzenie zasadniczej działalności, a także zwiększanie konkurencyjności w obrocie gospodarczym. W założeniu Ustawa również ma wpłynąć na ułatwienie legalnego zatrudniania cudzoziemców.

Warto wskazać w tym miejscu, że zgodnie z definicją art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162, z późn. zm.), za mikroprzedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

1. zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

3. Powstanie System teleinformatyczny, który ułatwi prawidłowe naliczanie i odprowadzanie podatków oraz składek na ubezpieczenie

Zakłada się, że wprowadzony na podstawie Ustawy System teleinformatyczny do obsługi umów ułatwi zgodnie z prawem sporządzenie umowy o pracę, umów zlecenia oraz umów uaktywniających. Za pośrednictwem Systemu w jednym miejscu możliwe będzie zarówno zawarcie umowy, jak i przekazywanie zgłoszeń do ubezpieczeń i urzędu skarbowego.

Dzięki obsłudze umów w Systemie pracownicy, zleceniobiorcy będą mieli prowadzone umowy w sposób zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami. System ma wspomóc pracodawcę, zleceniodawcę w obliczaniu należności podatkowych pracownika, zleceniobiorcy, a także w przekazywaniu do urzędu skarbowego informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, czy też przy obliczaniu wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. System umożliwi wydanie świadectwa pracy, a po utracie pracy przez pracownika na kontakt z organem zatrudnienia. Ponadto System umożliwi pracodawcy, zleceniodawcy przekazanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej „ZUS”) danych ubezpieczeniowych związanych z ubezpieczeniami społecznymi lub ubezpieczeniem zdrowotnym pracownika, zleceniobiorcy, a także ich członków rodzin. Pracodawcy i zleceniodawcy zyskają zarówno narzędzie do prowadzenia umów, jak i archiwizacji dokumentacji pracowniczej.

Należy podkreślić, że udostępnianie za pośrednictwem Systemu danych osobowych podmiotów stosunku prawnego oraz danych członków rodziny pracownika, zleceniobiorcy do ZUS i Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) ma służyć wyłącznie możliwości rozliczania składek, czy też skorzystania przez pracownika z przysługujących mu uprawnień związanych z rodzicielstwem. Zakres pozyskiwanych danych będzie taki sam jak w przypadku umów zawieranych w sposób tradycyjny i wynikający m.in. z przepisów prawa pracy i Kodeksu cywilnego. Dane z Systemu nie będą udostępniane w celu monitorowania umów.

4. Nowe rozwiązanie umożliwi zawieranie umów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego według gotowych wzorów 

Jak już zostało to wspomniane, wymienione podmioty za pośrednictwem Systemu będą mieć możliwość zawarcia, zmiany, rozwiązania umowy (w tym wypowiedzenia umowy) czy obsługę wygaśnięcia umowy o pracę, umowy zlecenie, umowy o świadczenie usług i umów aktywizacyjnych. W Systemie zostaną udostępnione do wypełnienia gotowe formularze ww. umów. Będą one zawierały wszystkie elementy niezbędne do zawarcia zgodnego z prawem danego rodzaju umowy.

Warto również dodać, że w Systemie udostępnione zostaną wzory innych dokumentów w zakresie składania oświadczenia woli, w tym oświadczenia dotyczące danych osobowych, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, czy też wniosków pracowniczych (np. dotyczących korzystania z opieki nad dzieckiem do lat 14, urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego).

Przed zawarciem umowy strony zostaną za pośrednictwem Systemu powiadomione o warunkach obsługi umowy w Systemie. Pracodawca lub zleceniodawca będą mieli obowiązek poinformowania drugiej strony o zamiarze obsługi umowy za pośrednictwem Systemu. Obsługa umowy za pośrednictwem Systemu będzie wymagała uprzedniej zgody obu stron umowy. Co ważne, zgoda wszystkich stron umowy będzie nieodwoływalna. Zakłada się, że w przypadku zawarcia umowy poprzez System obsługa takiej umowy przez cały okres jej trwania będzie prowadzona w tym Systemie. Przyjęte rozwiązanie wynika z faktu, że zmiana warunków obsługi umowy w trakcie jej trwania mogłaby narazić pracodawcę na wzrost kosztów. Zgoda pracownika i pracodawcy, zleceniodawcy i zleceniobiorcy, będzie mogła być wyrażona w sposób dowolny. Takim dorozumianym potwierdzeniem wyrażenia tejże zgody będzie podpisanie samej umowy.

W celu zawarcia umowy, jej zmiany albo rozwiązania oraz w sytuacji wygaśnięcia umowy, strony umowy za pośrednictwem Systemu będą logować się na stronie (portalu) https://www.praca.gov.pl. Po zalogowaniu w Systemie pracodawca, zleceniodawca wypełnią jeden z formularzy umowy, prześlą ją do zaakceptowania i podpisania przez drugą stronę umowy. Podpisanie umowy będzie wymagało przez każdą ze stron użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Umowa zostanie zawarta po wprowadzeniu do Systemu wszystkich danych koniecznych do jej zawarcia i z chwilą opatrzenia tych umów ww. podpisami elektronicznymi przez strony umowy. Należy zwrócić uwagę, że za poprawność danych wprowadzonych do Systemu będą odpowiadać same strony umowy.

Warto również dodać, że za pośrednictwem Systemu pracodawca będzie powiadamiany o ciążących na nim obowiązkach do poinformowania pracownika o jego warunkach zatrudnienia oraz zmianie warunków zatrudnienia. Z kolei osoba, z którą została rozwiązana umowa, będzie powiadamiana o warunkach nabycia zasiłku dla bezrobotnych i uzyskania ubezpieczenia zdrowotnego.

Rozwiązanie przedstawione przez Ustawodawcę ma na celu ułatwienie zawierania prostych umów w typowych sytuacjach. Ustawa nie obejmuje jednak mniej popularnych form zatrudnienia takich jak: spółdzielcza umowa o pracę, umowa agencyjna, umowa o pracę nakładczą czy stosunków pracy wynikających z powołania, wyboru albo mianowania. Z praktycznego punktu widzenia takie nieskomplikowane umowy według jednego wzorca, zawierające wyłącznie niezbędne ustawowe minimum, mogą nie odpowiadać na potrzeby części stosunków prawnych.

Zakłada się również, że po wejściu w życie możliwa będzie rozbudowa Systemu oraz nowelizacja przepisów niniejszej Ustawy i ewentualne rozszerzenie jej zakresu zarówno podmiotowego, jak i przedmiotowego.

5. Rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego do zawierania umów

W Ustawie przewidziano rozszerzenie zastosowania podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego do zawierania umów w Systemie. Należy w tym kontekście zauważyć, że zgodnie z art. 29 § 1 Kodeks pracy, umowę o pracę zawiera się na piśmie. Forma pisemna czynności prawnej zachowana będzie zaś wtedy, gdy pod dokumentem obejmującym treść oświadczenia woli złożony zostanie własnoręczny podpisem osoby je składającej. Z uwagi jednak na art. 78(1) Kodeksu cywilnego złożenie elektronicznego podpisu kwalifikowanego wywołuje równoważny skutek prawny.

W polskim systemie prawnym do tej pory podpis zaufany oraz podpis osobisty co do zasady był respektowany tylko przy załatwianiu spraw urzędowych oraz procedur administracyjnych. Przyjęte rozwiązanie niewątpliwie wynika z coraz powszechniejszej cyfryzacji usług i rozpowszechniania różnego rodzaju nowych podpisów elektronicznych. Należy wskazać, że podpis zaufany jest nieodpłatny i łatwo dostępny, żeby z niego skorzystać nie trzeba żadnych dodatkowych narzędzi elektronicznych, takich jak specjalne karty elektroniczne, czytniki kart.

6. System teleinformatyczny będzie obsługiwał proces zawierania i przechowywania umów oraz udostępniania dokumentacji pracowniczej

Normy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek należytego zabezpieczenia dokumentacji osobowej pracowników. Stosownie do art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Przyjęte niniejszą Ustawą rozwiązanie przewiduje, że w przypadku zawarcia umowy w Systemie dokumentacja tej umowy będzie prowadzona i przechowywana w Systemie w postaci elektronicznej. Mając na uwadze, że niektóre z dokumentów mogą mieć formę papierową, przyjęto, że pracodawca będzie miał obowiązek dołączania do Systemu odwzorowania cyfrowego dokumentu i opatrzenia go jednym z elektronicznych podpisów, tak aby całość dokumentów pracowniczych została zawarta w Systemie.

Ustawa natomiast nie przewiduje możliwości obsługi w Systemie umów zawartych poza Systemem, zarówno tych prowadzonych w formie papierowej, jak i elektronicznej. Powyższe wynika z faktu, że w przypadku wprowadzenia do Systemu umów zawartych poza Systemem istnieje duże ryzyko, że dane wprowadzone do Systemu będę niepełne, co może rzutować na prawidłowości obsługi umów w Systemie, a następnie przełożyć się na odpowiedzialność odszkodowawczą pracodawcy lub zleceniodawcy. Ponadto umowy już zawarte poza Systemem mogą zawierać postanowienia, których nie uda się przenieść do Systemu, co może wpływać na prawidłowość rozliczeń z ZUS czy KAS.

Dokumentację dotyczącą umowy oraz dokumentację pracowniczą każda ze stron będzie mogła pobrać z Systemu. W przypadku natomiast śmierci pracownika takie same uprawnienia będą przysługiwały jego członkom rodziny. W Ustawie ponadto przewidziano udzielenie dostępu do dokumentacji pracowniczej następcy prawnemu pracodawcy, o którym mowa w art. 23(1) Kodeksu pracy oraz zarządcy sukcesyjnemu na ich wniosek.

Obsługa umowy za pośrednictwem Systemu zakończy się dopiero po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej albo dokumentacji umowy. W kwestii natomiast związanej z długością przechowywania dokumentacji umowy przyjęto analogicznie do przepisów Kodeksu pracy 10-letni okres.

Minister właściwy do spraw pracy po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy usunie ją z Systemu w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

7. Termin wejścia w życie ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów

Ustawa o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów wejdzie w życie po upływie 30 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem wprowadzanych zmian niniejszą Ustawą w ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2021 r. poz. 2268, z późn. zm.), który wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2024 r. Udostępnienie pełnej funkcjonalności systemu teleinformatycznego do zawierania umów elektronicznych, zintegrowanego z wymaganymi systemami ZUS oraz Punktem Informacji dla Przedsiębiorcy, nastąpi w okresie nie dłuższym niż 3 lata od wejścia w życie niniejszej Ustawy.

Pliki do pobrania

• PKF Alert - Sejm uchwalił ustawę o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów.pdf [PDF]