Rachunkowe aspekty darowizny

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Joanna Gołębiewska, Specjalista ds. HR i CG) został opublikowany w dzienniku 'Rzeczpospolita' w dniu 4 listopada 2013 r.

Posługując się definicją zaczerpniętą z kodeksu cywilnego, darowiznę określa się jako umowę, w której darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego, jednostronnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swojego majątku. Darczyńca nie może zatem żądać jakiegokolwiek ekwiwalentu za dokonane świadczenie. Przed fizycznym przekazaniem darowizny pomiędzy stronami powinna zostać zawarta umowa sporządzona w formie aktu notarialnego. Niezachowanie odpowiedniej formy umowy nie zawsze jednak powoduje jej nieważność. Wystarczy aby bezpłatne świadczenie, o którym mowa w umowie darowizny, zostało zrealizowane przez stronę a wówczas umowa staje się prawnie skuteczna i pozostałe przepisy k.c. dotyczące darowizn mają dalsze zastosowanie.

Zgodnie z treścią art. 3 ust. 1 pkt. 32 lit. h ustawy o rachunkowości (dalej: uor) przekazanie w drodze darowizny aktywów, w tym także środków pieniężnych należy ewidencjonować na koncie „Pozostałe koszty operacyjne”. Wynika z tego, że przedmiotem darowizny mogą być nie tylko środki trwałe, ale i inne składniki majątku trwałego i obrotowego znajdujące się po stronie aktywów przedsiębiorstwa np.:

• wartości niematerialne i prawne,
• materiały,
• towary,
• produkty gotowe,
• środki pieniężne.

Ponieważ przekazywanie darowizn na cele dobroczynne jest pośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, odzwierciedlenie takich transakcji ma miejsce w pozostałej działalności operacyjnej jednostki, a nie w jej działalności podstawowej.

Przekazanie majątku w formie darowizny wiąże się również z koniecznością wyksięgowania danego składnika aktywów z ksiąg rachunkowych przekazującego.

Schemat 1

Zasada ogólna – przekazanie środka trwałego jako darowizny – ujęcie w księgach

Źródło: opracowanie własne

Księgowanie - 1a

• wyksięgowanie wartości umorzonej środka trwałego

Księgowanie - 1b

• wyksięgowanie wartości nieumorzonej w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych

Księgowanie - 2

• rozliczenie podatku VAT należnego

Schemat 2

Wzrór polecenie księgowania

Źródło: opracowanie własne

Ostatni odpis

Darczyńca, który decyduje się na przekazanie niezamortyzowanego w pełni środka trwałego powinien dokonać w księgach ostatniego odpisu amortyzacyjnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeznaczenie go na cele darowizny. Po dokonaniu ostatniego odpisu składnik majątku powinien zostać wyksięgowany z ksiąg rachunkowych (art. 32 ust. 1 uor). Podstawą do zaksięgowania likwidacji środka trwałego w księgach darczyńcy jest sporządzony przez komisję likwidacyjną protokół, w którym podaje się przyczynę/orzeczenie w sprawie dokonania likwidacji.

Przykład

Przekazanie niezamortyzowanego środka trwałego

Firma przekazała na rzecz OPP zestaw mebli o łącznej wartości początkowej 8000 zł, przy czym:

• dotychczasowe umorzenie wyniosło 5000 zł,    
• wartość księgowa (bieżąca) to  3000 zł,
• wartość rynkowa zestawu: 2800 zł.

W rozumieniu ustawy o VAT przekazanie darowizny traktuje się jako dostawę towarów, dlatego podlega opodatkowaniu VAT w tej części, w jakiej wystąpiło prawo do odliczenia. Przy zakupie środka trwałego firmie przysługiwało prawo do obniżenia VAT należnego o całą wartość VAT naliczonego wynikającego z faktury zakupu tego środka. W związku z tym nieodpłatne przekazanie środka trwałego w drodze darowizny skutkuje koniecznością opodatkowania takiej transakcji (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT).

Ewidencja księgowa

 Legenda:

010 – „Środki trwałe”

070 – „Umorzenie środków trwałych”

760 – „Pozostałe koszty operacyjne”

222 – „VAT należny”

Uwaga!

Do obliczenia podstawy opodatkowania VAT przyjęto wartość rynkową przedmiotu darowizny.

Zerowa wartość księgowa

Przekazanie w całości zamortyzowanego środka trwałego w drodze darowizny również powoduje konieczność wyksięgowania  jego wartości z ksiąg rachunkowych jednostki w miesiącu, w którym dany środek trwały został przeznaczony do zbycia w tej formie.

Przykład

Przekazanie zamortyzowanego w 100 proc. środka trwałego

Firma przekazała na rzecz OPP telewizor o wartości początkowej 2500 zł, przy czym:

• dotychczasowe umorzenie wyniosło 2500 zł,
• wartość księgowa (bieżąca) to 0 zł (środek trwały w 100 proc. zamortyzowany),
• wartość rynkowa to kwota 500 zł

Ewidencja księgowa

Uwaga!

Do obliczenia podstawy opodatkowania VAT przyjęto wartość rynkową przedmiotu darowizny.

Przekazywanie darowizn na rzecz organizacji i osób potrzebujących ma na celu przede wszystkim wspieranie, pomaganie określonym grupom społeczeństwa. Z pewnością takie działania kreują pozytywny wizerunek firmy oraz integrują pracowników wokół wspólnego celu. Budowanie świadomości dzielenia się i wspierania słabszych uzdrawia również relacje zarówno z pracownikami jak i z partnerami biznesowymi. Przepisy polskiego prawa bilansowego pozwalają w prosty sposób rozliczyć w księgach tego typu operacje. Ponadto przedsiębiorstwa mogą skorzystać w pewnych przypadkach z preferencji podatkowych, takich jak obniżenie kwoty podatku na skutek odliczeń, jakie przewidują przepisy ustawy o CIT.

PKF Consult Joanna Gołebiewska Specjalistka ds. HR i CG