Prenumerata już wykupiona

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Piotr Pińkowski - Starszy asystent ds. projektów audytorskich), został opublikowany 08 grudnia 2014r. na łamach dziennika "Rzeczpospolita".

Otrzymanie jeszcze w grudniu faktury dokumentującej nabycie kolejnych numerów czasopisma, które ukażą się w 2015 r., uprawnia firmę do odliczenia VAT w tym miesiącu. Jednak koszty będzie mogła potrącić najwcześniej w styczniu.

Trwa okres zakupów prenumerat różnego rodzaju specjalistycznych wydawnictw na przyszły rok. Aby zapewnić firmie dostęp do wszystkich numerów wybranego periodyku od stycznia nowego roku, jednostki starają się wykupić prenumeraty czasopism oraz gazet jeszcze w roku bieżącym. Zwykle prenumeratę wykupuje się na kwartał, pół roku lub rok. Prenumerata zazwyczaj opłacana jest z góry, np. na podstawie faktury pro forma (niepodlegającej ewidencji w księgach rachunkowych). Po zapłacie wydawca wystawia jednostce fakturę.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które wystąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Wynika to z dwóch podstawowych zasad rachunkowości: memoriału i współmierności patrz ramka.

Zasady memoriału i współmierności

• Zgodnie z zasadą memoriału, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
• Zasada memoriału stanowi, że dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Poniesione w 2014 r. koszty prenumeraty na 2015 r. dotyczą więc roku 2015. Kosztami będą obciążały wynik finansowy przyszłego okresu. Aby rozliczenia były prawidłowe, koszty przyszłorocznej prenumeraty muszą zostać aktywowane w 2014 r. na koncie „czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”, a w 2015 r. odniesione w koszty.

Kiedy odliczyć VAT

Gdy podatnik otrzymał fakturę za prenumeratę czasopism papierowych po opłaceniu prenumeraty, prawo do odliczenia VAT z faktury, przysługuje za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał fakturę albo w dwóch następnych okresach rozliczeniowych.

Jednostki prowadzące ewidencję kosztów działalności operacyjnej w zespołach kont 4 i 5, ujmą fakturę opłaconą i wystawioną w 2014 r. w następujący sposób:

1. Zapłata za prenumeratę czasopism na rok 2015:

- Wn "Rozrachunki z dostawcami",
- Ma "Rachunek bieżący".

2. Faktura potwierdzająca zakup prenumeraty czasopism na 2015 r.:

a) wartość netto
- Wn "Rozliczenie zakupu",
b) VAT naliczony
- Wn "VAT naliczony”,
c) wartość brutto
- Ma "Rozrachunki z dostawcami",
d) ujęcie kosztu
- Wn "Koszty według rodzajów",
- Ma "Rozliczenie zakupu".

3. Przeksięgowanie kosztów prenumeraty do rozliczenia w czasie:

- Wn "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma "Rozliczenie kosztów".

Jednostki rozliczające koszty działalności operacyjnej jedynie w zespole 4 mogą ujmować koszty, które podlegają rozliczaniu w czasie, bezpośrednio na koncie „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”. W takiej sytuacji przy wyliczaniu zmiany stanu produktów nie uwzględnia się salda konta 64. Koszty prenumeraty w 2014 r. zostałyby wtedy ujęte w następujący sposób:

1. Opłacenie prenumeraty czasopism na rok 2015:

- Wn "Rozrachunki z dostawcami",
- Ma "Rachunek bieżący".

2. Faktura dokumentująca zakup prenumeraty czasopism na 2015 r.:

a) wartość netto
- Wn "Rozliczenie zakupu",
b) VAT naliczony
- Wn "VAT naliczony i jego rozliczenie",
c) wartość brutto
- Ma "Rozrachunki z dostawcami",
d) ujęcie kosztu
- Wn "czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma "Rozliczenie zakupu".

W jednostkach wykorzystujących wyłącznie konta zespołu 5 ewidencja księgowa kosztów zakupu prenumeraty na 2015 r. poniesionych w 2014 r. może być następująca:

1. Zapłata za prenumeratę czasopism na rok 2015.:

- Wn "Rozrachunki z dostawcami",
- Ma "Rachunek bieżący".

2. Faktura dokumentująca zakup prenumeraty czasopism na 2015 r.:

a) wartość netto
- Wn "Rozliczenie zakupu",
b) VAT naliczony
- Wn "VAT naliczony i jego rozliczenie",
c) wartość brutto
- Ma "Rozrachunki z dostawcami",
d) ujęcie kosztu
- Wn "czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma "Rozliczenie zakupu".

Nie tylko papierowe wydawnictwa

Zakupiona prenumerata może mieć formę papierową lub elektroniczną. Koszty związane z zakupem prenumeraty w formie papierowej księguje się w zespole 4 na „Zużycie materiałów”. W sytuacji gdy prenumerata ma formę dostępu elektronicznego do czasopism/gazet na stronach internetowych, jej koszt ewidencjonuje się na koncie „Usługi obce”.

W jednostkach, prowadzących ewidencję kosztów tylko w zespole 5, prenumerata ewidencjonowana jest na koncie „Koszty zarządu”, bowiem najczęściej wspomaga działanie kadry zarządzającej.

Koszty dotyczące przyszłych okresów rozlicza się w księgach rachunkowych w czasie, adekwatnie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Z ustawy o rachunkowości nie wynika, przez jaki czas należy dokonywać rozliczania kosztów w czasie. Osobą decyzyjną w tym zakresie jest kierownik jednostki. Zasadniczo sposób i czas rozliczania kosztów powinien być zależny od charakteru rozliczanych kosztów oraz długości okresu, w którym efekty ich poniesienia są jeszcze wykorzystywane, z uwzględnieniem zasady ostrożności. W praktyce rozliczenie kosztów prenumeraty jednostki uzależniają od ich istotności. Gdy wartość zakupionej prenumeraty jest istotna, koszty rozlicza się miesięcznie przez cały okres, którego dotyczy. Wartość kosztu dzieli się przez liczbę miesięcy, przez które firma będzie miała zapewniony dostęp do fachowej wiedzy. Otrzymaną w ten sposób miesięczną część kosztów odpisuje się z konta „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” na odpowiednie konto kosztów. Jeżeli w ocenie jednostki koszty prenumeraty nie są wartością istotną, to obciążają wynik finansowy jednorazowo.

Przykład

W grudniu 2015 r. firma wykupiła prenumeratę branżowego czasopisma na cały 2015 r. Wartość prenumeraty, ujęta w księgach 2014 r. na koncie „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”, nie jest kwotą istotną. Zgodnie z przyjętą w firmie polityką rachunkowości prenumerata może zostać zaliczona w koszty jednorazowo, w styczniu 2015 r.

Jednostki prowadzące ewidencję kosztów działalności operacyjnej wyłącznie w zespole 4, rozliczenia kosztów prenumeraty w 2015 r. wykupionej w 2014 r., które zostały zaksięgowane w 2014 r. na koncie ”Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”, ujmą następującym zapisem:

- Wn "Koszty według rodzajów ",
- Ma "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Jednostka, która stosuje ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 5 lub jednocześnie na kontach zespołu 4 i 5, odpis części prenumeraty w koszty ujmuje się zapisem:

- Wn konto zespołu 5,
- Ma "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Przykład

Firma ABC w 2014 r. kupiła prenumeratę czasopisma i zapłaciła w związku z tym kwotę 1 500 zł. Firma otrzyma zamówione czasopisma dopiero w 2015 r. Prowadzi ewidencję kosztów przy zastosowaniu kont zespołu 4 i 5.

1. Zapłata za prenumeratę w 2014 r.

Wn „Rozrachunki z dostawcami” 1845 zł
Ma „Rachunek bieżący” 1845 zł

2. Otrzymanie faktury za prenumeratę (faktura wpłynęła w 2014 roku)

a) Netto
Wn „Rozliczenie zakupu” 1500 zł
b) VAT
Wn „VAT naliczony” 345 zł
c) brutto
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 1845 zł

3. Zaliczenie poniesionych wydatków na prenumeratę do kosztów
Wn „Koszty rodzajowe” 1500 zł
Ma „Rozliczenie zakupu” 1500 zł

4. Zarachowanie kosztów prenumeraty do rozliczeń międzyokresowych

Wn „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” 1500 zł
Ma „Rozliczenie kosztów” 1500 zł

5. Rozliczenie kosztów prenumeraty w 2015 r.: 1500 zł / 12 m-cy = 125 zł

Wn „Koszty zarządu” 125 zł
Ma „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” 125 zł

Specyfikacja ułatwi pracę

Gdy na koniec roku obrotowego na koncie „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” występuje saldo, w celu sprawdzenia prawidłowości rozliczeń kosztów warto sporządzić specyfikację tytułów składających się na koszty przyszłych okresów, a następnie zweryfikować:

• zasadność i poprawność udokumentowania podstawy, od której dokonuje się odpisów określonych rat kosztów,
• poprawność ustalenia kwoty kosztów pozostającej do rozliczenia,
• podział pozostającej do rozliczenia kwoty kosztów na część krótko i długoterminową,
• aktualność i zgodność z przepisami podstawy ujmowania rozliczeń międzyokresowych.

W przykładzie prezentowanym powyżej poniesione koszty prenumeraty w 2014 r., a dotyczące 2015 r., należy prezentować w aktywach bilansu sporządzonego na 31 grudnia 2014 r. w wierszu B.IV "Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe".

Jednorazowo lub w ratach

Każdy koszt, który został poniesiony w sposób bezpośredni lub pośredni, rzeczywisty lub potencjalny, może być uznany za koszt uzyskania przychodu. O możliwości zakwalifikowania określonego wydatku do kosztów decyduje istnienie jego związku z osiąganym lub spodziewanym przychodem. Podatnik może decydować, które wydatki lub nakłady stanowią koszt uzyskania przychodu, jedynie w granicach regulacji ustaw podatkowych. Prenumerata prasy fachowej niewątpliwie ma pośredni związek z przychodami. Jeżeli podatnik twierdzi, że określony wydatek, np. na prenumeratę gazet, został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, to musi wykazać, że wydatek ten miał lub mógł mieć wpływ na jego uzyskanie. Co za tym idzie, nie każdy ponoszony przez podatnika wydatek automatycznie będzie kosztem podatkowym. Przy prenumeracie czasopism łatwo udowodnić, że pozyskiwana na ich podstawie wiedza pomaga przedsiębiorcom w codziennym prowadzeniu firmy. Zasada ta dotyczy również dzienników ogólnopolskich, zawierających sekcje prawne i ekonomiczne.

W świetle obowiązujących przepisów ustawy o CIT koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeśli takie koszty dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, należy je rozliczyć proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. W związku z tym ważne jest znaczenie pojęcia „dzień poniesienia kosztu” - czyli dzień, w którym zaksięgowano koszty w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku).

Jeżeli jednostka uzna, że koszty są nieistotne, to mogą one zostać rozliczone jednorazowo - w pełnej kwocie - w dacie ich poniesienia. Oznacza to, że wydatki związane z prenumeratą jednostka powinna zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu rozpoczynającym okres prenumeraty w pełnej wysokości. Jednostka, która oceni poniesione wydatki na prenumeratę jako istotne, powinna je rozliczać w czasie.

Wniosek

Wydatki na roczną prenumeratę będą kosztem uzyskania przychodów pod datą ich ujęcia w księgach rachunkowych, tj.: w pełnej wysokości w pierwszym miesiącu roku, którego dotyczy prenumerata lub w równych ratach, stosownie do upływu okresu korzystania z prenumeraty, tj. w poszczególnych miesiącach roku, jako 1/12 wartości prenumeraty.