Praca zdalna jako rozwiązanie stałe - zmiany w kodeksie pracy!

27 stycznia 2023 roku Prezydent podpisał ustawę z 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: „Ustawa”), wprowadzającą do polskiego systemu legislacyjnego istotne zmiany, obejmujące m.in. uregulowanie pracy zdalnej jako rozwiązania stałego. Przepisy w tym zakresie wchodzą w życie w dniu 7 kwietnia br.

Praca zdalna jako rozwiązanie stałe

Zgodnie z Ustawą, praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Powyższe oznacza, iż praca będzie mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy jako praca zdalna albo też tylko częściowo jako praca zdalna (w ramach tzw. formy hybrydowej), np. 3 dni w tygodniu w siedzibie pracodawcy i 2 dni w miejscu zamieszkania pracownika.

Zgodnie z Ustawą, określenie miejsca wykonywania pracy zdalnej, niezależnie od tego, czy będzie to miejsce pod adresem zamieszkania pracownika, czy też inne miejsce przez niego wybrane, będzie wymagało wzajemnego uzgodnienia między stronami umowy o pracę. Takie uzgodnienie będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. W tej drugiej sytuacji, zmiana formy pracy w trakcie trwania zatrudnienia będzie mogła nastąpić z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Powyższe oznacza, że ani pracodawca ani pracownik nie będzie mógł narzucić drugiej stronie miejsca wykonywania pracy zdalnej.

Zgodnie z uchwalonymi uregulowaniami, wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy zdalnej co do zasady nie będzie wiążący dla pracodawcy. Ustawodawca przewidział jednak wyjątki zgodnie, z którymi pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek w szczególności: (i) pracownicy w ciąży, (ii) pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia czy (iii) pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Należy jednak podkreślić, że pracodawca będzie uprawniony do odmowy wydania zgody na wykonywanie pracy zdalnej wyżej wymienionym pracownikom, jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy. O przyczynie odmowy pracodawca będzie zobowiązany poinformować pracownika w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia przedmiotowego wniosku.

Dodatkowo, wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe na polecenie pracodawcy:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej,

jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Polecenie wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę będzie mogło zatem zostać wydane wyłącznie z przyczyn obiektywnych i niezależnych od pracodawcy oraz wyłącznie na określony czas. Powyższe polecenie będzie mogło być w każdym czasie cofnięte, z przynajmniej dwudniowym wyprzedzeniem.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, lub
• regulaminie – w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku – po konsultacji z przedstawicielami pracowników) lub jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z działającą u pracodawcy zakładową organizacją związkową.

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin, o których mowa powyżej. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej określane będą w poleceniu pracodawcy lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Co istotne, w przypadku uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Należy jednak wskazać, że uprawnienie takie nie ma zastosowania w stosunku do pracownika, który uzgodnił z pracodawcą pracę zdalną przy zawieraniu umowy. Ustawodawca nie uregulował więc dla tej grupy pracowników trybu w jakim miałaby nastąpić zmiana w postaci pracy stacjonarnej, ani nie nałożył na pracodawcę obowiązku umożliwienia pracownikowi wykonywania pracy w siedzibie pracodawcy – pominięcie tej kwestii budzi wątpliwości w kontekście, określonej w art. 18^3a Kodeksu pracy, zasady niedyskryminacji.

Nowo wprowadzone przepisy zobowiązują pracodawcę do:

• zapewnienia pracownikom wykonującym pracę zdalną odpowiednich materiałów i narzędzi pracy, a także zapewnienia ich instalacji, serwisu czy konserwacji lub pokrycia kosztów z związanych z instalacją, serwisem i konserwacją narzędzi pracy;
• pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy oraz innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej z zastrzeżeniem, że zwrot innych kosztów zostanie określony w dokumencie regulującym warunki pracy zdalnej;
• zapewnienia pracownikowi odpowiednich szkoleń i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej;
• określenia procedury ochrony danych osobowych.

W przypadku używania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy, pracodawca będzie zobowiązany dodatkowo do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Pokrycie wyżej wskazanych kosztów lub wypłacenie ekwiwalentu alternatywnie będzie mogło przybrać formę ryczałtu wypłaconego pracownikowi. Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Treść wprowadzanego Ustawą art. 67²⁵ Kodeksu pracy wskazuje, że pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie będą stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustawa zapewnia ponadto pracodawcy prawo kontrolowania wykonywania obowiązków przez pracownika w formie pracy zdalnej, m.in. w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Co warte podkreślenia, wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika ani innych osób, a także utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. W przypadku stwierdzenia uchybień pracodawca zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.

Dodatkowo, Ustawa dopuszcza wykonywanie pracy zdalnej również okazjonalnie. Pracownik będzie miał prawo do wykonywania takiej pracy w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym na podstawie złożonego wniosku. Okazjonalna praca zdalna będzie miała zastosowanie w okolicznościach szczególnych i ze względu na jej incydentalny charakter pracodawca nie musi wypełniać niektórych obowiązków w szczególności nie będzie zobowiązany do ustalania zasad jej wykonywania w odrębnym dokumencie czy nie będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu oraz ryczałtu w przypadku niezapewnienia materiałów, narzędzi czy urządzeń niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Co istotne, pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy, w szczególności nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia czy awansowania.

Konsekwencją wprowadzenia pracy zdalnej będzie rezygnacja z rozwiązań prawnych regulujących telepracę. Należy wskazać, że zgodnie z art. 18 Ustawy określone w porozumieniu lub regulaminie warunki stosowania telepracy, a także wykonywanie pracy w formie telepracy na podstawie wniosku pracownika będą mogły być stosowane nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie zmian uchylających przepisy dotyczące telepracy, tj. do dnia 7 października 2023 r.

Jeśli są Państwo zainteresowani wprowadzeniem w Państwa spółce uregulowań dotyczących kontroli trzeźwości pracowników czy pracy zdalnej prosimy o kontakt. Pomożemy Państwu we wszelkich niezbędnych etapach.