Praca zdalna: Ekwiwalent albo ryczałt – sposoby ustalania ich wysokości

Przepisy dotyczące pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. Nakładają one na pracodawców szereg obowiązków. Jednakże, szczególnie interesującym tematem jest kwestia wypłat pracownikom ekwiwalentów, zwrotu kosztów albo ryczałtu za pracę świadczoną w takim trybie. Ustawodawca w bardzo ograniczonym zakresie uregulował zasady obliczania ryczałtu lub ekwiwalentu oraz wypłat wymienionych wyżej środków. Z uwagi na to, że na wdrożenie nowych przepisów pozostało już niewiele czasu, w niniejszym artykule przedstawione zostaną praktyczne aspekty odnoszące się do nowego obowiązku pracodawców. Zachęcamy również do skorzystania z naszych usług z zakresu kadr i płac.

Art. 67²⁴ Kodeksu pracy wskazuje na obowiązek pracodawcy do:

• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycia innych kosztów niż koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (bądź w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);

Należy wyraźnie podkreślić, że pracownik nie może zrzec się prawa do wynikających z ustawy środków. Ważne jest także to, iż nie stanowią one przychodu pracownika, a w związku z tym nie podlegają opodatkowaniu.

Co mieści się w zakresie pojęcia „koszty”?

Koszty pracy zdalnej obejmują wszelkie koszty, jakie są bezpośrednio związane z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej. Między innymi są to koszty związane z instalacją i serwisem narzędzi pracy oraz koszty energii i usług telekomunikacyjnych. Ponadto, katalog dotyczący pokrycia innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, może być poszerzany w wewnętrznych regulacjach firmy, np. o koszty korzystania ze sprzętu prywatnego.

Co do zasady to pracodawca odpowiedzialny jest za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Jednakże, możliwe jest także używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera, monitora, drukarki) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą.  Aby używanie prywatnych urządzeń był możliwe, po pierwsze muszą one zapewniać bezpieczeństwo pracy, a po drugie pracownikowi musi zostać wówczas wypłacony albo ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą albo ryczałt.

Wskazać należy, że ustawodawca dał pracodawcy wybór składnika wynagrodzenia, za pomocą którego przedmiotowe koszty będą pokrywane. Jest to możliwość zastosowania ekwiwalentu albo ryczałtu. Możliwe jest także pokrywanie przez pracodawcę faktycznie ponoszonych przez pracownika kosztów zużycia energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych z tym, że wiąże się to z wieloma problemami praktycznymi i technicznymi. Przy takiej formie rozliczania, pracownik musiałby przedstawiać szczegółowe rachunki, specyfikacje techniczne urządzeń w zakresie zużywanej przez nie energii, a także wykaz czasu, przez który dane urządzenie wykorzystywane było do pracy zdalnej. Takie rozwiązanie zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy prowadzi do uciążliwej biurokracji w postaci prowadzenia wielu ewidencji, tym samym pracodawca rzadko zdecyduje się na taką formę zwrotu kosztów. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja księgowość jest prowadzona prawidłowo i nie musisz się obawiać ewentualnych kar, skorzystaj z naszych usług w zakresie audytu kadrowo-płacowego. 

Co to jest ekwiwalent?

Ekwiwalent pieniężny - jest to kwota ustalona przez pracodawcę za wykorzystywanie niezbędnych przy pracy zdalnej materiałów i urządzeń technicznych, których nie zapewnił pracodawca. Zasady korzystania z materiałów i urządzeń technicznych, będących własnością pracownika określają razem pracodawca z pracownikiem.

Co to jest ryczałt?

Ryczałt – stanowi z góry określoną przez pracodawcę i pracownika kwotę, która może zastąpić obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Wyliczenie ryczałtu i jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Należy pamiętać, iż pracodawca powinien uzasadnić wskazaną przez siebie kwotę w oparciu o następujące kryteria: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Dla kogo ryczałt?

Forma ryczałtu poza samodzielnym zapewnieniem przez pracodawcę dóbr koniecznych do wykonywania pracy zdalnej, wydaje się być rozwiązaniem łatwiejszym niż wypłata ekwiwalentu. Podstawowa różnica dotyczy tego, iż kwota ekwiwalentu ustalana jest indywidulanie dla każdego pracownika, natomiast ryczałt stanowi z góry określoną kwotę jednakową dla wszystkich pracowników.  

Pytanie brzmi, w jaki sposób dokonać wyliczenia przysługujących pracownikowi kwot i czy są jakieś ograniczenia do jakiej kwoty ryczałt przysługuje?

Wskazuje się, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo tego ile wynosi ryczałt bierze się pod uwagę w szczególności wymienione już wyżej normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. 

Jak obliczyć ryczałt lub ekwiwalent?

Poniżej przedstawione zostały kryteria, którymi można kierować się przy ustalaniu ekwiwalentu albo kwoty ryczałtu dla pracownika za: materiały i narzędzia pracy, energię elektryczną, a także usługi telekomunikacyjne.

• Materiały i narzędzia pracy

Samo pojęcie materiałów i narzędzi pracy nasuwa pewne problemy. Do narzędzi pracy z pewnością możemy zaliczyć urządzenia, takie jak: komputer, monitor czy drukarkę. Jednakże, coraz częściej podnoszone są przez pracowników również pytania o inne elementy wyposażenia miejsca pracy, na przykład o biurko czy fotel biurowy. W tym wypadku należałoby zastanowić się nad tym, czy nabyte przez pracownika meble będą przez niego wykorzystywane wyłącznie do wykonywania pracy zdalnej. Z uwagi na ryzyko polegające na wykorzystywaniu przedmiotowego przepisu do urządzania przez pracowników pomieszczeń domowych, w literaturze przedmiotu podnoszone są postulaty de lege ferenda o zastosowanie wyłączenia z przewidzianych w art. 67²⁴ Kodeksu pracy „innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej” elementów wyposażenia mieszkania.

Odwołanie do „norm zużycia energii” odsyła do stosowania wielu pozaprawnych wskazówek. Podkreśla się, że naliczona kwota musi pozostawać w racjonalnym związku z wartością urządzeń oraz stopniem ich zużycia, dokonanego w czasie pełnienia obowiązków pracowniczych. Podsumowując, czynnikami przydatnymi przy ustaleniu przysługującego pracownikowi świadczenia są:

• rodzaj pracy
• wartość sprzętu
• częstotliwości wykorzystywania sprzętu, a także stopień jego zużycia.

W praktyce kwotę tę ustala się przeważnie na podstawie przepisów podatkowych dotyczących amortyzacji. Odzwierciedlają one zmniejszanie się wartości danego składnika majątku w pewnym okresie w wyniku starzenia się lub używania. Dla przykładu warto wskazać, że jeżeli cena rynkowa komputera wynosi 4000 zł, to przy rocznej stawce amortyzacyjnej dla komputerów wynoszącej 30% roczny odpis dla pracownika przedstawia się następująco: 4000 zł × 30% = 1200 zł. Tym samym odpis miesięczny wyniesie 100 zł (1200 zł /12).

Natomiast materiałem wykorzystywanym przez pracownika wykonującego pracę zdalnie jest przykładowo papier. Przy obliczaniu należnej kwoty za zużyte przez pracownika materiały, wskazuje się na konieczność zastosowania kryterium ilościowo – wartościowego (ilość zużytego papieru oraz jego wartość), które daje możliwość najpełniejszego oszacowania wartości należnego ekwiwalentu.

• Energia elektryczna

Przy ustalaniu wysokości kwoty za zużytą przez pracownika energię elektryczną należy wziąć pod uwagę: normy jej zużycia przewidziane dla danego urządzenia, które wynikają z jego parametrów technicznych, czas pracy urządzenia, a także ceny energii elektrycznej. Jednakże, z uwagi na to, że zużycie energii może ulegać zmianom w zależności od różnych czynników, wskazuje się na możliwość stosowania, zamiast ekwiwalentu  za energię elektryczną - ryczałtu, czyli jednakowej kwoty wyliczonej dla wszystkich pracowników. Wskazuje się, że pracodawca może przyjąć jedną stawkę godzinową za zużycie energii przez dany rodzaj sprzętu. Specjaliści uważają, że dopuszczalne jest, w przypadku wyliczania zwrotu za prąd, także przyjęcie średniej ceny prądu w rejonie, w którym pracownik wykonuje pracę, co pozwoli uniknąć dodatkowych obowiązków i trudności przy weryfikacji rachunków za energię elektryczną. Jest to z pewnością rozwiązanie łatwiejsze niż inne metody tego jak wyliczyć zużycie prądu, szczególnie przy urządzaniach posiadających różne parametry techniczne przy różnych cenach energii w poszczególnych rejonach.

• Usługi telekomunikacyjne

Pracodawca zobowiązany jest także do zwrotu kosztów usług telekomunikacyjnych, chodzi głównie o zwrot za Internet. Wyliczając kwotę należną za usługi telekomunikacyjne, należy znowu zastosować zawężenie odnoszące się wyłącznie do kwoty za usługi telekomunikacyjne wykorzystywane w czasie świadczenia pracy zdanej, a nie kwotę usług wynikającą z umowy pracownika z dostawcą. Należy zatem podobnie jak przy energii elektrycznej zweryfikować, ile mniej więcej kosztuje godzina korzystania z Internetu i przyjąć określoną stawkę ryczałtową. Podkreśla się to, iż przyjęcie stawki dziennej jest nie do końca praktyczne ze względu np. na ewentualne nadgodziny i konieczność rekompensowania również kosztów nadgodzin przepracowanych zdalnie. Wydaje się, że właściwsze byłoby przyjęcie stawki godzinowej. Wówczas po przedstawieniu przez pracownika wykazu przepracowanych godzin, ustalenie kwoty za usługi telekomunikacyjne zgodnie przyjętą stawką godzinową nie będzie sprawiać większego problemu.

Praca hybrydowa: W przypadku świadczenia pracy w formie hybrydowej, przy obliczaniu ekwiwalentu albo ryczałtu dla pracownika, należy zastosować rozliczanie proporcjonalne.

Ciekawostka: Warto wspomnieć, iż w trakcie pandemii fundacja NIBUD przedstawiła holenderskiemu rządowi rekomendacje, według których pracodawcy powinni płacić pracownikom wykonującym pracę zdalną za papier toaletowy, kawę, herbatę oraz media oraz zwracać koszty amortyzacji biurka i krzesła. Według wyliczeń fundacji NIBUD pracownik za jeden dzień roboczy powinien dostać zwrot około ok. 2 euro.

Podsumowanie: Przepisy dotyczące pracy zdalnej pozostawiają pracodawcy duży zakres swobody w kwestii ustalania sposobów zwrotu pracownikom kosztów związanych z taką formą świadczenia pracy. Z uwagi na to, że przedmiotowe przepisy nie weszły jeszcze w życie, brak jest wykładni czy ukształtowanej praktyki, do której można byłoby się odnieść. Pracodawcy w najbliższych miesiącach postawieni będą przed koniecznością dostosowania przedstawionych rozwiązań w sposób najbardziej odpowiadający specyfice prowadzonych przez nich firm. Rozwiązaniem może być więc skorzystanie z naszej kompleksowej oferty outsourcingu kadr i płac.