Poznaj różnice pomiędzy rachunkowością finansową uproszczoną, pełną oraz rachunkowością zarządczą i wybierz świadomie.

Artykuł autorstwa ekspertki PKF (Jagoda Antoniak - Associate Partner ds. Outsourcingu).

Prowadzisz własny biznes? Osiągasz bardzo dobre wyniki i masz wciąż nowe pomysły na rozwój? To świetnie!

W niniejszym artykule chciałabym przekonać Cię, dlaczego nie warto zwlekać z wdrożeniem pełnej rachunkowości finansowej oraz rachunkowości zarządczej i kontrolingu w organizacji.

W ostatnich latach obserwujemy w Polsce dynamiczny rozwój sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Jak pokazują dane zgromadzone przez GUS w roku 2022 w Polsce działało ok. 2,3 mln przedsiębiorstw niefinansowych, czyli ok. 15% więcej niż pięć lat wcześniej i aż  blisko 36% więcej niż dekadę wcześniej. Aż 97,1% tego sektora stanowiły jednostki mikro, czyli podmioty zatrudniające do 10 pracowników, których roczny obrót i/lub suma bilansowa nie przekracza 2 milionów euro. Znamienita część tej grupy to przedsiębiorstwa z polskim kapitałem.

Rachunkowość uproszczona, księgi podatkowe

W zależności od formy prawnej prowadzenia działalności gospodarczej jak i wielkości samego biznesu, dla przedsiębiorców dostępne są różne formy ewidencji operacji gospodarczych. Najprostsze formy ewidencji stanowią księgi podatkowe, które pełnią przede wszystkim funkcje fiskalne, a ich główne zadanie to dostarczenie informacji do prawidłowego rozliczenia zobowiązań publicznoprawnych. Księgi podatkowe sprawdzą się w małych działalnościach o przewidywalnych i powtarzających się operacjach oraz w branży o stosunkowo niewielkim ryzyku.

Rachunkowość pełna

Kolejną opcją są księgi rachunkowe, czyli ewidencja operacji gospodarczych w oparciu o Ustawę o rachunkowości. Księgi rachunkowe, oprócz dostarczenia informacji potrzebnych do wywiązania się z obowiązków podatkowych przedstawiają szerszy wachlarz danych finansowych pozwalających na bardziej precyzyjną ocenę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, jego wyników oraz przepływów pieniężnych.

Według polskich przepisów obowiązek stosowania Ustawy o rachunkowości dotyczy wszystkich osób prawnych, natomiast osoby fizyczne prowadzające działalność gospodarczą mogą wybierać pomiędzy ewidencją podatkową (księgami podatkowymi) a rachunkowością pełną, pod warunkiem nieprzekroczenia limitu 2 mln EUR rocznych przychodów.

Sama ustawa o rachunkowości przewiduje również szereg uproszczeń dla jednostek mikro i jednostek małych, które dotyczą m.in. uproszczonego raportowania (bez obowiązku sporządzania informacji dodatkowej,  rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale własnym) czy uproszczonej ewidencji operacji gospodarczych np. w zakresie leasingu, podatku odroczonego czy biernych rozliczeń międzyokresowych.

Dla młodych, rozwijających się firm, aspekty związane z ewidencją gospodarczą i rachunkowością rzadko znajdują się na liście priorytetów. Bardziej rozbudowana ewidencja może wiązać się z wyższymi kosztami obsługi księgowej, dlatego wielu właścicieli firm nie decyduje się na taki wydatek. Miernikiem sukcesu i rozwoju organizacji pozostają wówczas jedynie dostępne dane: przychody i ich wzrost, osiągany wynik czy saldo środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych.

Często firmy zobligowane do stosowania ustawy o rachunkowości decydują się na skorzystanie przewidzianych w niej uproszczeń. Niejednokrotnie nie jest to świadoma decyzja właściciela, ale przyjęta praktyka podmiotu świadczącego usługi księgowe. Takie podejście może być wystarczające, ale tylko  do czasu, kiedy firma nie stanie na progu kolejnego etapu rozwoju, w którym potrzebować będzie np. dodatkowego finansowania, inwestora czy partnera strategicznego lub też będzie potrzebowała rozbudowanych danych finansowych dla podjęcia decyzji strategicznej.

Potencjalny inwestor, partner czy bank oczekuje zazwyczaj od właściciela firmy danych finansowych doprowadzonych do standardów raportowania powszechnie stosowanych wśród dużych podmiotów na rynku, np. pełnej rachunkowości wg Ustawy o rachunkowości czy nawet Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej. Wówczas księgi prowadzone w sposób uproszczony okazują się nieczytelne lub niewystarczające do oceny sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, przygotowania prognozy rozwoju, wyceny czy porównania z trendami branżowymi. Wymagane są korekty np. w zakresie odpowiedniej prezentacji leasingów finansowych, ujawnienia i wyceny rezerw, czy rozliczeń międzyokresowych biernych lub odpowiedniego rozpoznania i naliczenia przychodów w przypadku usług długoterminowych. Niejednokrotnie korekty należy również wprowadzić do okresów porównawczych, co sprowadza się do analizy  danych z minimum dwóch lat.

Wszystko to wiąże się z bardzo wysokimi kosztami i naturalnie opóźnia cały proces inwestycyjny.

Rachunkowość zarządcza

Warto zaznaczyć, iż oprócz dostarczenia samych danych finansowych w określonym formacie, inwestorzy, czy partnerzy biznesowi oczekują również kompleksowej informacji zarządczej, w tym danych finansowych na niskim stopniu agregacji.

Niezbędna może okazać się analiza marżowości w podziale na grupy produktowe, klientów lub projekty czy też informacja dotycząca struktury kosztów, przychodów i portfela klientów. Dane te pozwalają ocenić na czym firma zarabia, gdzie traci i gdzie ulokowane są tzw. „wąskie gardła”. Umożliwia to podjęcie decyzji i działań korekcyjnych lub naprawczych oraz wyznaczenie strategicznych kierunków rozwoju. Takiego rodzaju dane dostępne są dzięki wdrożeniu rachunkowości zarządczej.

Podsumowanie

Aby podkreślić jak istotną rolę pełni rachunkowość zarządcza warto przytoczyć słowa Billa Gates’a. „Biznes każdej firmy zaczyna się i kończy na dogłębnej analizie liczb. Niezależnie od tego, czym dana firma się zajmuje, jeżeli nie umie wyciągnąć wniosków z faktów dotyczących własnej działalności i podejmuje decyzje oparte na powierzchownych informacjach lub intuicji, w ostatecznym rozrachunku zapłaci za to wysoką cenę.”

Korzyści z wdrożenia pełnej rachunkowości oraz rachunkowości zarządczej mogą stanowić wartość dodaną nie tylko dla podmiotów trzecich, zainteresowanych firmą, ale również bezpośrednio dla samego właściciela. Niezależnie od rozważanych scenariuszy rozwoju warto znać mocne i słabe strony swojej organizacji, by móc sprawnie sterować nią w niepewnym i szybko zmieniającym się środowisku ekonomicznym i na czas podejmować odpowiednie decyzje.

Dodatkowo świadomy, dobrze znający swoją organizację właściciel zawsze będzie mieć lepszą pozycję negocjacyjną w jakichkolwiek interakcjach z partnerami biznesowymi.

W dzisiejszym świecie „czas” jest jednym z najcenniejszych elementów budowania przewagi konkurencyjnej. Dobrze przygotowany system rachunkowości finansowej i zarządczej poprzez zastosowanie narzędzi informatycznych często umożliwia uzyskiwanie niezbędnych danych w czasie rzeczywistym, na bieżąco.

Dlatego każda, nawet niewielka, ale myśląca perspektywicznie organizacja powinna zwrócić uwagę na formę w jakiej prowadzone są jej księgi rachunkowe i zastanowić się czy nie warto dokonać zmiany i przejść o poziom wyżej, zmierzając w stronę pełnej rachunkowości na mocy Ustawy o rachunkowości, równolegle rozpoczynając wdrażanie rachunkowości zarządczej i kontrolingu.