Pojęcie podróży służbowej

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Celina Młyńczyk), został opublikowant w lipcu 2014 r. na łamach miesięcznika "TaxFin.pl".

Przyczyna problemów

Podróże służbowe i wszelkie kwestie podatkowe z nimi związane nastręczają zarówno pracodawcom, ale także i samym pracownikom wielu problemów. Zamieszanie wokół delegacji powstaje najczęściej z dość trywialnej przyczyny – zwykłej ludzkiej niewiedzy. Pracownicy nie mają świadomości, jakie wydatki mogą wliczyć w koszty delegacji a ponadto nie pamiętają o należytym udokumentowaniu poniesionych wydatków. Natomiast pracodawcy mają tendencję do mylenia pojęć – np. oddelegowanie traktują jak podróż służbową, chociaż oddelegowanie ma zupełnie inne skutki prawne lub też zwyczajnie nie wiedzą, jakie diety przysługują pracownikom udającym się na delegacje. Wychodząc naprzeciw wszystkim wątpliwościom związanym z podróżami służbowymi, poniżej przedstawiam małe kompendium wiedzy o nich.

Pojęcie podróży służbowej

Pojęcie podróży służbowej zostało ogólne zdefiniowane w art. 775 § 1 Kodeks Pracy (Dz. U. 1974 nr 24 poz. 141) ,,§ 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.”

Zgodnie z art. 775 § 1 KP podróż służbową zależy rozumieć jako wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę. O podróży służbowej oraz o należnych z tytułu jej odbywania należnościach, czyli dietach czy zwrocie kosztów podróży, decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczonej pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania(zob. wyrok NSA OZ w Szczecinie z 24.11.1999 r., SA/Sz 1780/98 LEX Nr 39538).

Podstawą formalną podróży służbowej jest polecenie wyjazdu, przy czym należy pamiętać że nie powoduje to zmiany umowy i co do zasady pracownik podlega dotychczasowemu pracodawcy. Ponadto z tytułu delegacji każdemu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów- diety i innych należności (kosztów noclegów, przejazdów oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, np. opłaty konferencyjne związane z podróżą służbową). Do ustalenia wysokości oraz warunków należności przysługujących pracownikom za odbytą podróż służbową w kraju lub poza jego granicami, stosuje się Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167).

Krajowe podróże służbowe

Według przepisów ogólnych rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. 1) podróżą krajową jest podróż służbowa na obszarze kraju, podróżą zagraniczną zaś - podróż służbowa poza granicami kraju.

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. Zgodnie z rozporządzeniem pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika (§ 6 r.n.p.s.b.). Na podstawie § 7 r.n.p.s.b. dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób (wysokości obowiązujące od 1.03.2013):

• 8-12 godzin: 15,00 zł;
• powyżej 12 godzin: 30,00 zł;
• powyżej 24 godzin: za każdą rozpoczętą dobę do 8 godzin 15,00 zł. powyżej 8 godzin: 30,00 zł;
• ryczałt za nocleg wynosi: 45,00 zł (150% diety dobowej);
• zwrot kosztów podróży środkami komunikacji miejskiej na podstawie biletów, bądź w wysokości 20% diety dobowej: 6,00 zł.

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zagraniczne podróże służbowe

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• morskiej od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego, do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów tak jak przy podróżach krajowych. Wysokości diet w poszczególnych krajach można znaleźć w Rozporządzeniu MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167) w załączniku.

Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

• za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• za niepełną dobę: do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety;
• 8-12 godzin - przysługuje 1/2 diety;
• powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
• Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie, lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety.
• Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie należy odjąć od dziennej stawki odpowiednio:
  • śniadanie - 15% diety;
  • obiad - 30% diety;
  • kolację - 30% diety;
  • inne wydatki - 25% diety.
• Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
• Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety.
• W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej, zabiegów kosmetycznych, oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych i zakupu okularów.

Transport i dojazd

Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem stanowiącym własność pracownika - wówczas zwrot kosztów podróży odbywa się według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych przez pracodawcę na podstawie przepisów w sprawie warunków ustalania i zasad zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy.

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej (ryczałty nie przysługują przy podróży samochodem, przy pokrywaniu kosztów przez stronę zagraniczną, lub jeżeli nie zachodzi potrzeba dojazdu). Przy podróży samochodem obowiązują stawki za kilometr.

Rozliczenie kosztów podróży

Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Rozliczenie kosztów podróży należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od zakończenia podróży. Do rozliczenia należy załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki: nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik zobowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Reasumując za podróż służbową może być uznana podróż pracownika charakteryzująca się tym, że odbywa się ona:

1. Poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
2. Na polecenie pracodawcy,
3. W celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania służbowego.

Aby wyjazd pracownika można uznać za podróż służbową wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie (por. wyrok SN z 22 lutego 2008 r., sygn. akt I PK 208/07).