Odprawy pracownicze

Alert autorstwa eksperta PKF (Adrianna Kucharska - Starszy specjalista projektów kadrowo-płacowych) został opublikowany 5 lipca 2023 r.

Odprawa pieniężna to dodatkowe świadczenie, które przysługuje pracownikowi w sytuacjach określonych przez przepisy prawa pracy. Jednakże, to nie wszystko. W przypadku m.in. przejścia pracownika na emeryturę, rentę czy w przypadku śmierci pracownika, również powinna zostać wypłacona odprawa pracownicza, a jej warunki zostały zaprezentowane poniżej. Zachęcamy też do skorzystania z naszych usług w zakresie pełnej obsługi kadrowo-płacowej, na najwyższym poziomie, z wykorzystaniem nowoczesnych technologii.

I. Odprawa emerytalna, kiedy musisz ją wypłacić pracownikowi?

Odprawa od pracodawcy przysługuje pracownikom w zależności od okoliczności, które szczegółowo określa Kodeks Pracy.   

Zgodnie z art. 92 indx 1 Kodeksu Pracy, odprawa emerytalna (rentowa) w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia powinna być wypłacona przez pracodawcę osobie zatrudnionej:

• gdy spełnia warunki uprawniające do renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury;
• którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę lub emeryturę, powinien tutaj zachodzić związek przyczynowy;
• który nie otrzymał odprawy w związku z przejściem na emeryturę (rentę);

Pracownikowi przysługuje odprawa pieniężna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia.

Ponadto, odprawa rentowa (emerytalna) może być określana korzystniej aniżeli w Kodeksie Pracy. Jej wysokość ustalana jest także w przepisach wewnątrzzakładowych np. regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy.

Jak naliczamy odprawę rentową oraz emerytalną?

Obliczanie odprawy emerytalnej lub rentowej opiera się na zastosowaniu norm obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, czyli ustalana jest kwota średniego miesięcznego wynagrodzenia, bez dzielenia przez współczynnik urlopowy i godziny.

Strony oczywiście mogą w umowie o pracę określić korzystniejszy sposób ustalania wysokości odpraw. Zgodnie z wyrokiem  SN z 5 lipca 2007 r., (III PK 20/07, OSNP 2008, Nr 17–18, poz. 253), jeżeli roszczenie pracownika o korzystniejszą odprawę emerytalną uregulowaną w układzie zbiorowym pracy okaże się nieuzasadnione, Sąd obowiązany jest ocenić to żądanie na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących (wyr. SN z 29.6.2010 r., I PK 33/10, OSNP 2011, Nr 23–24, poz. 293).

Warto podkreślić, iż odprawa rentowa lub emerytalna przysługuje wszystkim pracownikom bez względu na zajmowane stanowisko w zakładzie pracy.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 2 marca 2010 roku sygnatura akt II PK 239/09 LEX nr 585781 decydujące znaczenie dla nabycia prawa do odprawy emerytalnej lub rentowej ma przejście na emeryturę lub rentę połączone z definitywnym ustaniem stosunku pracy, czyli zmiana pracowniczego statusu prawnego na status emeryta lub rencisty przez pracownika, który w związku z ustaniem stosunku pracy korzysta z uzyskanych uprawnień emerytalnych lub rentowych. 

Odprawa rentowa po ustaniu zatrudnienia jest świadczeniem jednorazowym, ponieważ pracownik może nabyć do niej prawo jedyny raz w trakcie swojej kariery zawodowej. Pracownik, który otrzymał odprawę, nie może ponownie nabyć do niej prawa. Co istotne, roszczenie o zapłatę odprawy emerytalnej lub rentowej jest wymagane od dnia rozwiązania stosunku pracy.

II. Odprawa pośmiertna

W przypadku śmierci pracownika podczas trwania stosunku pracy, rodzinie zmarłego pracownika, przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna.

Obliczanie odprawy pośmiertnej oparte jest na długości okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy, a jej wysokość z reguły  wynosi:

• 1 miesięczne wynagrodzenie, jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat;
• 3 miesięczne wynagrodzenie, jeśli pracownik był zatrudniony przez co najmniej 10 lat;
• 6 miesięczne wynagrodzenie, jeśli pracownik był zatrudniony przez co najmniej 15 lat;

Roszczenie o wypłatę odprawy pośmiertnej nie należy do praw majątkowych zmarłego pracownika, lecz należy do uprawnień członków jego rodziny – zgodnie z kodeksem pracy.

Zatem, komu odprawa pośmiertna przysługuje?

• małżonkowi,
• innym członkom rodziny, spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej według przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

W razie braku osób uprawnionych, odprawa pośmiertna nie zostanie wypłacona przez pracodawcę, gdyż przysługuje ona tylko osobom wskazanym w kodeksie pracy;

Należy podkreślić, iż małżonek zmarłego pracownika jest uprawniony do odprawy nawet wówczas, gdy nie spełnia wymogów niezbędnych do nabycia po zmarłym renty rodzinnej.

Odprawa pośmiertna dzielona jest w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny. Natomiast jeżeli po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do otrzymania tego świadczenia, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy wyliczonej kwoty odprawy.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w ustawie z 26.06.1974 r., odprawę pośmiertną ustala się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

W tym miejscu chciałabym nadmienić, iż odprawa pośmiertna  nie należy do przychodów ze stosunku pracy, co za tym idzie – nie odprowadza się od niej składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Dodatkowo, jest ona także zwolniona od podatku dochodowego, zgodnie z art. 21 ust 1 pkt 7 ustawy z dnia 26.7.1991 r., o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kiedy przepisy dają możliwość zwolnienia pracodawcy z obowiązku zapłaty odprawy pośmiertnej?

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, pytań przede wszystkim zachęcamy do skorzystania z naszych usług m.in. z zakresu outsourcingu finansowo-księgowego. Nasi specjaliści czekają na Państwa telefony.

Odprawa pośmiertna nie przysługuje członkom rodziny, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, jest to dość istotna informacja z punktu widzenia pracodawcy.

Natomiast, odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową nie jest niższe, aniżeli przysługująca odprawa pośmiertna.

Ponadto, jeśli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest obowiązany wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami – Wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 20 grudnia 2017 r. III PK 10/17.
W mojej ocenie, z punktu widzenia pracodawcy, jest to bardzo ważne orzeczenie, często pracodawcy nie mają świadomości kiedy przepisy dają możliwość zwolnienia ich z obowiązku zapłaty odprawy pośmiertnej.  

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 8 odprawę pośmiertną ustala się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Natomiast, w przypadku pracowników otrzymujących jedynie stałe miesięczne wynagrodzenie, odprawa pośmiertna jest po prostu równa kwocie wynagrodzenia należnego pracownikowi w miesiącu jego śmierci, gdyż w przypadku ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy składniki w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu.

III. Odprawa dla pracownika powołanego do służby wojskowej

W oparciu o art. 306 ust 2 ustawy o obronie Ojczyzny, pracownik powołany do terytorialnej służby wojskowej otrzymuje od pracodawcy odprawę w wysokości dwutygodniowego wynagrodzenia. Wyżej wskazana odprawa pracownicza obliczana jest według zasad określonych dla ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Ustawa o obronie Ojczyny nie wskazuje jednak, w jaki sposób należy rozumieć pojęcie „wynagrodzenia za 2 tygodnie”, czy powinniśmy przez nie rozumieć tygodnie kalendarzowe, czy też robocze oraz z jakiego okresu je przyjąć.

Można więc uznać, iż prawidłowym będzie przyjęcie, że odprawa pracownicza wynosi połowę miesięcznego wynagrodzenia obliczonego według zasad ustalania ekwiwalentu za urlop, bądź odprawa będzie stanowić ekwiwalent za 10 dni (80 godzin) urlopu.

Warto podkreślić, iż odprawa nie przysługuje w razie ponownego powołania do tej samej służby, zgodnie z art. 306 ust 2 ustawy o obronie Ojczyzny.

IV. Odprawa dla pracownika zwolnionego z przyczyn niedotyczących pracowników

Zgodnie z przepisami, prawo do odprawy przysługuje gdy dochodzi do  zwolnienia z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Wysokość przedmiotowej odprawy wynosi od jednego do trzech wynagrodzeń. Na obliczanie odprawy dla zwalnianego pracownika, w głównej mierze wpływa staż pracy w danej firmie.

Pracownikowi, w związku z rozwiązaniem stosunku pracy w ramach grupowego zwolnienia, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości:

1. jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata;

2. dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat;

3. trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat.

Natomiast, zgodnie z przepisami, odprawa pracownicza przysługuje, jeśli pracodawca zatrudnia powyżej 20 pracowników – jest to ważna informacja dla pracodawców.
Gdy pracodawca zatrudnia mniej aniżeli 20 pracowników, prawo do odprawy może również regulować regulamin wewnętrzny zakładu pracy.

Jednakże, jeśli do rozwiązania umowy za porozumieniem stron dochodzi z inicjatywy pracodawcy z przyczyn niedotyczących pracownika, na przykład likwidacja stanowiska pracy, bądź zmiany organizacyjne, w takiej sytuacji pracownik nie zostaje pozbawiony prawa do otrzymania odprawy pieniężnej.

Istnieją dwie przesłanki nabycia prawa do wyżej określonej odprawy – pierwszą z nich jest rozwiązanie stosunku pracy, drugą – określony powód leżący u podstaw tego rozwiązania. Odprawa pracownicza przysługuje w przypadku rozwiązania stosunku pracy w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, a także na mocy porozumienia stron. W tym miejscu należy podkreślić, iż  inicjatywa rozwiązania umowy za porozumieniem stron musi pochodzić od pracodawcy.
Jeśli z taką inicjatywą wystąpi pracownik, nie będzie podstaw do wypłacenia mu odprawy.

Zatem, warunkiem jest, aby przyczyny, które stanowią wyłączny powód uzasadniający rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron, nie leżały po stronie pracownika np. likwidacja stanowiska spełnia ten warunek, a także aby pracodawca zatrudniał co najmniej 20 pracowników. 

Należy również wspomnieć, iż pracownik nabywa prawo do odprawy również w sytuacji, gdy do rozwiązania umowy o pracę dochodzi w wynika nieprzyjęcia przez pracownika nowych warunków pracy i płacy. Wszystkie te tematy można omówić również z nami, np. korzystając z naszej pomocy zdalnej ad hoc w zakresie księgowości, kadr i płac, kontrolingu, prawa i podatków. Zachęcamy do kontaktu!