Od 1 marca pracownik w delegacji na nowych zasadach

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Marzena Filipowicz - Główna Księgowa) został opublikowany w dodatku 'Ekspert księgowego' dziennika Rzeczpospolita w dniu 10 czerwca 2013 r.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej  z  29 stycznia 2013 r. (DzU z 2013 r., poz.167) uległy zmianie zasady rozliczania podróży służbowych krajowych i zagranicznych. Zmiany te obowiązują od 1 marca 2013 roku i zastępują dwa uprzednio obowiązujące rozporządzenia w tym zakresie:  jedno regulujące rozliczanie podróży służbowej na terenie kraju (DzU z 2002 r. nr 236, poz. 1990), drugie regulujące rozliczanie podroży służbowej za granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991) patrz ramka. Najistotniejsze wprowadzone zmiany to: zmiana wysokości diety, zmniejszenie diet przy częściowym wyżywieniu, określenie limitów noclegowych. Pozostałe zmiany doprecyzowują uprzednio obowiązujące przepisy.

Na co zwrócić uwagę

Główne zmiany, jakie wprowadzono od 1 marca 2013 r. w zakresie rozliczania podróży służbowych dotyczą:

• podwyższenia kwot diet zarówno w krajowych, jak i w zagranicznych podróżach służbowych,
• pomniejszenia diet w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia bezpłatne wyżywienie,
• wprowadzenia limitu noclegowego w delegacjach krajowych,
• wprowadzenia możliwości określenia przez pracodawcę więcej niż jednego państwa docelowego w delegacji zagranicznej,
• zmiany zasad dotyczących zwrotu kosztów leczenia za granicą,
• wprowadzenia postanowień odnoszących się do kursu walut przy wypłacie zaliczki na koszty podróży oraz rozliczeniu ostatecznym delegacji,

Co przysługuje pracownikowi

Na podstawie art. 77⁵ § 1 kodeksu pracy, wykonywanie zadań służbowych poza miejscem pracy, na polecenie pracodawcy, w terminie i miejscu wskazanym przez pracodawcę jest podróżą służbową. Z tytułu podróży służbowej (krajowej i zagranicznej) pracownikowi przysługują następujące świadczenia:

• diety,
• zwrot kosztów przejazdu środkami komunikacji miejskiej,
• zwrot kosztów noclegów,
• zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych i uznanych przez pracodawcę do uzasadnionych potrzeb.

W nowym rozporządzeniu z 1 marca 2013 r. w § 2, wskazano, że inne wydatki poniesione przez pracownika w trakcie podróży służbowej, które wcześniej nie zostały uzgodnione ze zlecającym wyjazd, wymagają akceptacji pracodawcy i udokumentowania przez pracownika.

Dieta wyższa, ale można pomniejszać

W związku z nowelizacją przepisów uległa zmianie wysokość diety przysługująca pracownikowi w czasie krajowej podróży służbowej. Zgodnie z § 7 ust 2 rozporządzenia wynosi ona 30 zł. Jest to o 7 zł więcej niż w poprzednio obowiązujących przepisach. Dla przypomnienia – dieta służy  pokryciu zwiększonych (w stosunku do zwykle ponoszonych przez pracownika) kosztów wyżywienia w trakcie delegacji.  

A jakie diety powinny być stosowane przy rozliczaniu delegacji na przełomie lutego i marca? Czy mogę prosić o uzupełnienie w formie przykładu?

Przepisy rozporządzenia z dnia 1 marca 2013 r. nie przewidziały regulacji przejściowych, które wskazywałyby jak rozliczyć podróż służbową na przełomie lutego i marca 2013 r. W związku z taką sytuacją, najrozsądniej podróże służbowe trwające w trakcie zmiany przepisów rozliczać, dzieląc podróż służbową na dwa odcinki czasowe. Podróż służbową do 28 lutego do godz. 24.00 należy rozliczyć według obowiązujących zasad. Natomiast część podróży służbowej od 1 marca 2013 r. należy rozliczyć według nowych przepisów.

Przykład:

Pracownik został wysłany w krajową podróż służbową trwającą od 28 lutego 2013 r. od godz. 8.00 do 1 marca 2013 r. do godziny 20.00. Pracownikowi w trakcie podróży służbowej zapewniono jeden bezpłatny posiłek – śniadanie. Jak obliczyć należne diety dla pracownika?

Rozliczając podróż służbową należy podzielić ją na dwa odcinki czasowe. Pierwszy odcinek czasu od 28 lutego od godz. 8.00 do godz. 24.00, który obejmuje łącznie 16 godzin . Pracownikowi za ten okres czasu przysługuje dieta w pełnej wysokości czyli 23,00 zł. Drugi odcinek czasu od 1 marca od godz.0.00 do godz. 20.00 tj. obejmuje łącznie 20 godzin. Pracownikowi przysługuje więc dieta w pełnej wysokości w kwocie 30,00 zł. Pracownikowi w dniu 1 marca zapewniono bezpłatny posiłek – śniadanie. W związku z tym dietę należy pomniejszyć o 25% ( 30,00 zł * 25% = 7,50 zł). Łącznie pracownikowi wyliczono do wypłaty: 23,00 zł + (30,00 zł – 7,50 zł) = 45,50 zł

Do czasu wprowadzenia nowych uregulowań dotyczących podróży służbowych dieta była niepodzielna i nie przysługiwała w ogóle, gdy pracownikowi zapewniano całodzienne bezpłatne wyżywienie. W sytuacji, gdy pracownikowi zapewniano częściowe wyżywienie, nie było podstaw do zmniejszenia przez pracodawcę wysokości diety. Obecnie, na podstawie § 7 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, obowiązują już zasady pomniejszenia wysokości diety w podróży służbowej na terenie kraju, w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia bezpłatne wyżywienie. Przyjęto, że  każdy z posiłków stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 25 proc. diety,
• obiad – 50 proc. diety,
• kolacja – 25 proc. diety.

Przykład:

Pracownik odbył krajową podróż służbową, z tytułu której przysługuje mu dieta w pełnej wysokości. W trakcie podróży służbowej został zapewniony jeden bezpłatny posiłek – obiad. Obliczając wysokość diety do wypłaty powinniśmy zastosować następujące wyliczenie:

dieta w pełnej wysokości – 30 zł

obniżenie diety w związku z zapewnieniem obiadu – 50% z 30 zł = 15 zł.

do wypłaty dla pracownika 30 zł – 15 zł = 15 zł.

Doprecyzowano również sposób obliczania diet z tytułu podróży służbowych na terenie kraju. Zgodnie z § 7 ust 2 rozporządzenia należność z tytułu diet nalicza się od momentu rozpoczęcia krajowej podróży służbowej (wyjazdu) do zakończenia zadania służbowego (powrotu).

Jeżeli podróż służbowa na terenie kraju będzie trwała nie dłużej niż dobę i wyniesie:

• mniej niż 8 godzin -  dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Nowe rozporządzenie nie zmienia sposobu naliczania diet w sytuacji, gdy podróż służbowa na terenie kraju trwa dłużej niż dobę. Za każdą pełną dobę delegacji pracownikowi przysługuje zatem pełna dieta, a za następną, jeżeli podróż trwała :

• do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Konsekwencją wzrostu diety jest również wzrost innych świadczeń należnych pracownikowi, odbywającemu podróż służbową. Zgodnie z § 8 ust. 3 rozporządzenia, kwota ryczałtu za nocleg w hotelu, jeżeli pracownik nie przedstawił rachunku/faktury, od 1 marca 2013 r. wynosi 45 zł (150 proc.  diety). Natomiast ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej za każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej wynosi 6 zł - 20 proc. diety (§ 9 ust. 1 rozporządzenia).

Uwaga na limity

Po zmianie przepisów koszty noclegów są limitowane. Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia, za nocleg podczas służbowej podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie więcej niż dwudziestokrotność stawki diety za jedną dobę hotelową. Zatem obecnie jest to  600 zł. W uzasadnionych przypadkach (ust. 2) pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów przekraczających ten limit. Przykładem na przekroczenia określonego limitu noże być sytuacja, kiedy w danym mieście nie ma możliwości rezerwacji tańszego hotelu, a zakwaterowanie w droższym hotelu umożliwia wykonanie w terminie zleconego zadania w trakcie podróży służbowej.

Nowe rozporządzenie wprowadziło również zmiany dotyczące rozliczania zagranicznych podróży służbowych. Zmianie uległa wysokość diet oraz limitów noclegowych w większości państw. Ponadto w kilkunastu państwach nastąpiła zmiana rodzaju waluty wypłacanych zwrotów z tytułu odbywania zagranicznych delegacji z dolarów amerykańskich (USD) na euro (EUR) patrz tabela. Nowe wysokości diet i limitów noclegowych dla poszczególnych państw zawarte są w załączniku do rozporządzenia.

Tabela: Nowe diety w wyjazdach zagranicznych

Podobnie jak w przypadku podróży krajowej, zakup usługi noclegowej wraz z wyżywieniem w podróży zagranicznej odpowiednio obniża kwotę przysługującej diety. Zgodnie z §14 ust. 1 rozporządzenia, kwotę diety za każdą dobę pomniejsza się odpowiednio o koszt bezpłatnego wyżywienia. Jeżeli usługa noclegowa obejmuje:

• śniadanie – dietę pomniejsza się o 15 proc.,
• obiad – dietę pomniejsza się o 30 proc.,
• kolacja – dietę pomniejsza się o 30 proc.

Dwa lub więcej państw

Nowością w przepisach jest uregulowanie kwestii podróży zagranicznej, w czasie której delegowana osoba przebywa w  dwóch lub więcej państwach. Zgodnie z § 13 ust.2 rozporządzenia pracodawca może określić więcej niż jedno państwo docelowe i ustalić należności z tytułu diet według diety przewidzianej dla jednego państwa jako docelowego, lub dodatkowo według diet przewidzianych dla innych państw objętych odbywaną podróżą zagraniczną. Zapis ten eliminuje dotychczasowe wątpliwości dotyczące sytuacji, gdy pracownik wykonuje zadania służbowe w dwóch lub więcej państwach (rozumianych jako państwa docelowe).

Koszty leczenia...

W nowych przepisach zmodyfikowano również regulacje związane z dokonywaniem zwrotu przez pracodawcę udokumentowanych kosztów leczenia pracownika za granicą. W przypadku choroby pracownika, która powstała w trakcie podróży zagranicznej, pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych, niezbędnych kosztów leczenia. Zgodnie z § 19 ust 2 rozporządzenia, zwrot kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych, udzielanych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej (chodzi o świadczenia, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z  27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, DzU z 2008 r. nr 164, poz 1027, ze zm.).

... ale bez zbędnych leków

Niezmieniony został poprzednio obowiązujący zapis określający, że pracownikowi w trakcie podróży służbowej poza granicami kraju nie przysługuje zwrot kosztów leków, których zakup nie był konieczny, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznej, oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych i okularów.

W rozporządzeniu pojawiły się też przepisy regulujące kwestię waluty, w jakiej  powinna zostać wypłacana zaliczka na zagraniczny wyjazd służbowy pracownika. Zgodnie z § 20 ust.1 rozporządzenia, pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnego szacunku tych kosztów. Jeżeli pracownik wyrazi zgodę, to zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Przeliczenie należy zrobić wg. średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Rozporządzenie   obowiązujące od 1 marca 2013 r. z wyjątkiem opisanych zmian, określa takie same zasady rozliczania kosztów podróży służbowych zarówno krajowych jak i zagranicznych. Przykładowo, zmianie nie uległ 14 - dniowy termin na rozliczenie kosztów podróży służbowej przez pracownika.

Faktury i rachunki, oświadczenie wyjątkowo

Do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza dokumenty takie jak: faktury, rachunki, bilety, które potwierdzają poniesione wydatki. W sytuacji, gdy pracownik np. zgubi dokument potwierdzający poniesiony wydatek, zwrot kosztów będzie możliwy po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia, o którym mowa w § 5 ust. 2

Zmianom nie uległy również zasady rozliczania kosztów przejazdu w sytuacji, gdy na wniosek pracownika, pracodawca wyraża zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym pojazdem. Zwrot tych kosztów następuje przy uwzględnieniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu na podstawie przepisów rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotów kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm).

Zgodnie z powyższym rozporządzeniem stawki za kilometr przebiegu pojazdu prywatnego wykorzystywanego do celów służbowych wynoszą:

1. dla samochodu służbowego:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł
• o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł

1. dla motocykla – 0,2302 zł
2. dla motoroweru – 0,1382 z

Tabela: Porównanie pozycji, ulegających zmianie od 1 marca 2013 r. dotyczących podróży służbowych na terenie kraju.

[kliknij w tabelę by ją powiększyć]

Tabela: Porównanie pozycji, ulegających zmianie od 1 marca 2013 r. dotyczących podróży służbowych na poza terytorium kraju.

[kliknij w tabelę by ją powiększyć]

Bez zmian pozostał również przepis dotyczący określenia miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Miejscowości te określa pracodawca. Mogą to być również miejscowości stałego bądź czasowego pobytu pracownika.

Przepisy regulujące zwrot kosztów w krajowej podróży służbowej, trwającej co najmniej 10 dni nie uległy zmianom. W związku z tym pracownikowi, w przypadku takiej podróży, przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dni wolne od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Przykład

XYZ spółka z o.o. wysłała pracownika w delegację do Poznania. Pracownik wyjechał 15 maja o godz. 9:00 a wyjazd służbowy zakończył 17 maja o godz. 22:00. Pracownik pobrał z firmowej kasy zaliczkę na wyjazd służbowy w kwocie 1500 zł.

Po powrocie, 18 maja, pracownik przedstawił rozliczenie podróży służbowej. Załączył do niego fakturę z hotelu za dwa noclegi ze śniadaniami (w sumie 760 zł) oraz bilety za przejazd w obie strony na kwotę 80 zł netto (VAT 6,40 zł).

Ponieważ podróż trwała dłużej niż dobę, pracownikowi przysługują 3 diety (za dwie pełne doby i 13 godzin trzeciej, rozpoczętej doby wyjazdu). Jednak pracownik nie otrzyma ich w pełnej kwocie, ponieważ 2 śniadania miał zapewnione w hotelu. Zatem dwie diety należy pomniejszyć o 25 proc. Łączne pracownik otrzyma więc 75 zł diet, co wynika z wyliczenia:

- jedna pełna dieta: 30 zł

- dwie diety pomniejszone (2 x (30 zł – 25 proc.) = 45 zł.

Ponieważ pracownik w czasie delegacji nie korzystał ze środków komunikacji miejscowej, to nie przysługuje mu ryczałt z tego tytułu.

Ewidencja księgowa

1. Zaliczka pobrana przez pracownika na wyjazd

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”  1 500 zł

Ma „Kasa” 1 500 zł

2. Rozliczenie wyjazdu służbowego:

a) diety

Wn „Pozostałe koszty rodzajowe” 75 zł

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 75 zł

b) bilety za przejazd

Wn „Pozostałe koszty rodzajowe” 80 zł

Wn „VAT naliczony” 6,40 zł

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 86,40

c) faktura za nocleg

Wn „Pozostałe koszty rodzajowe” 760 zł

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 760 zł

3. Zwrot części zaliczki, niewykorzystanej przez pracownika

Wn „Kasa” 578,60 zł

Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 578,60 zł