Ocena to nie przesłuchanie

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Karolina Zając, specjalistka ds. HR w PKF Consult) został opublikowany 27 listopada w dzienniku "Rzeczpospolita".

Od dialogu do ewaluacji

Komunikowanie jest procesem, który leży u podstaw wszelkich procesów zachodzących w organizacji, wpływając na ich skuteczność. Niezależnie od branży, stanowiska i rynku efektywne komunikowanie się jest bardzo istotne. Głównie ze względu na rozprzestrzeniającą się i zajmującą większość czasu w ciągu dnia pracy wymianę informacji, która jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania Spółki. Komunikacja bezpośrednio przekłada się na sprawne działanie organizacji i dla sukcesu jej członków. Różnorodność dostępnych narzędzi komunikacyjnych jakimi mogą posługiwać się organizacje w znaczącym stopniu może usprawniać przebieg tego procesu, jednak nie możemy zapominać o klasycznej komunikacji jaką jest rozmowa i wymiana opinii.

Komunikacja z pracownikami odgrywa kluczową rolę w przedsiębiorstwie. Skuteczny przepływ informacji pomiędzy pracownikami, a pracodawcą, oraz bezpośrednio pomiędzy pracownikami przyczynia się do lepszego zrozumienia celów i strategii organizacji, a tym samym pozwala na szybsze realizowanie działań, co natomiast bezpośrednio przekłada się na wyniki finansowe organizacji.

Pomimo, iż istota komunikacji z pracownikami może wydawać się oczywista, nie zawsze jest ona stosowana w praktyce – szczególnie w dzisiejszym, szybkim świecie i dynamicznym otoczeniu. Świat zmienia się każdego dnia, a zmiana stała się nieodzownym elementem w procesach organizacyjnych. Zatem umiejętności radzenia sobie ze zmianą weszły do kanonu wymaganych i podstawowych kompetencji u pracowników. W rezultacie pracownicy doświadczają coraz częstszych zmian, co często nie sprzyja w osiąganiu celów biznesowych. Dlatego też komunikacja wewnętrzna w przedsiębiorstwach, podczas tych procesów staje się dziś istotniejsza niż kiedykolwiek wcześniej.

W ciągu ostatnich lat zastosowanie ocen okresowych stało się jednym z ważniejszych narzędzi do komunikacji z pracownikami. Jest ona płaszczyzną wymiany informacji, która bezpośrednio wpływa na organizację. To właśnie ocena okresowa, wskazuje zatrudnionym kierunki działań i metody ich osiągania, tak by realizować wyznaczone zadania i sprzyjać efektywności danej organizacji.

Ocena okresowa służy ocenie całokształtu działań i efektów pracy, wiedzy, zdolności i umiejętności pracownika. Ocenianie pracownika jest skuteczne wtedy, gdy jest przemyślanym procesem, sprawnie funkcjonującym oraz dostosowanym do wymagań i specyfiki działania danej organizacji. System ocen pracowniczych to zbiór powiązanych ze sobą modułów, które w efekcie mają na celu podniesienie efektywności działania zasobów ludzkich.

Regularne dokonywanie oceny jest niezbędne do jej poprawnego funkcjonowania. Konieczność sprawdzenia trafności wyboru pracownika, sprawności jego działania i efektywności w wykonywanych zadaniach to tylko kilka z wielu elementów sprawdzanych podczas procesu oceny. Ponadto proces oceny często jest wsparciem procesu bodźcowania pracowników oraz ma istotny wpływ na planowanie ścieżek kariery oraz ustalania awansów oraz wysokości podwyżek. Ocena jest również niezbędnym elementem przekazywania informacji zwrotnej dla pracowników, pomaga w planowaniu przyszłych zadań, jak i w ocenie bieżących wyników. Rozmowa oceniająca powinna mieć formę rozmowy. W większości stosowanych systemów ocen komunikacja pomiędzy osoba oceniającą, a ocenianą odbywa się w formie dialogu.

Wyłącznie fakty

Przeprowadzenie takiej rozmowy nie jest łatwym zadaniem i wymaga rzetelnego przygotowania. Tak by podczas oceniania opierać się na faktach, wydarzeniach z codziennych zadań pracownika, ocena powinna również dotyczyć poziomu osiągnięć, sposobu realizacji zadań. Podczas rozmowy oceniającej pracownik powinien dowiedzieć się co mógłby poprawić, jakie zadania wykonał dobrze, a jakie umiejętności powinien stale rozwijać. Istotą rozmowy oceniającej powinno być przekazanie feedbacku o efektach pracy pracownika. Natomiast celem rozmowy oceniającej powinno być przekazanie usprawnień w celu bardziej efektywnego wykorzystania zasobów danego pracownika. Informacja ta powinna mieć charakter podsumowania pracy pracownika za podlegający ocenie okres.

Komunikacja podczas rozmowy

Skuteczna komunikacja podczas rozmowy oceniającej to efekt wzajemnego zrozumienia, między przełożonym, a pracownikiem. Aby oceniający został dobrze zrozumiany przez ocenianego musi zadbać o odpowiednie przekładanie opinii i myśli na słowa. Zatem powinien unikać skrótów myślowych, schematycznych zdań i parafrazowania zasłyszanych opinii. Konieczne jest używanie możliwie jak najbardziej precyzyjnych pojęć. W przekazywaniu dobrego komunikatu również ogromna rolę odgrywa komunikacja werbalna oraz niewerbalna.

Komunikacja werbalna jest głównym środkiem komunikacji międzyludzkiej. Jakość prowadzonej rozmowy jest znaczącym elementem komunikacji. Jakość rozumiana jest poprzez płynność, akcent, modulowanie głosem – te aspekty wpływają na jakość komunikatu i skuteczny odbiór przez adresata.

Kolejna umiejętność dobrej komunikacji werbalnej, to zachęcanie oraz angażowanie rozmówcy w dialog poprzez np. wyrażanie na bieżąco swoich opinii i odczuć. Również poprzez zadawanie pytań pogłębiających i dopytujących o treści przekazywane przez rozmówcę, aby rozmówca poczuł się komfortowo.

Nie tylko słowa

Natomiast komunikacja niewerbalna wyrażana poprzez zachowanie, gestykulację, ton i tembr głosu, mimikę twarzy, samopoczucie (śmiech, skupienie) czy też poprzez fizyczne zachowanie, kontakt wzrokowy, dystans jaki zachowujemy, sposób w jaki siedzimy, stoimy, w jaki witamy osobę ocenianą. Na komunikację ma również wpływ pomieszczenie, w którym dokonujemy oceny. Istotne jest czy jest ono przestronne, dobrze oświetlone, pozwalające na skupienie. To wszystko wpływa pośrednio na odbiór naszego komunikatu werbalnego i może mu sprzyjać, bądź skutecznie go zakłócać.

Dodatkowo w dobrej komunikacji operowanie ciszą również ma ogromne znaczenie. Aktywne słuchanie, czyli zachowanie w odpowiednich momentach ciszy jest niezwykle ważne by rozmówca dobrze czuł się podczas spotkania. Dobrzy słuchacze posiadają umiejętność skupienia się i nie rozpraszania rozmówcy. Skupienie to jest wyrażane zainteresowaniem rozmową i komunikatem ze strony rozmówcy. By podkreślić zainteresowanie można zwrócić się w stronę rozmówcy, przyjąć podobną pozę, utrzymywać kontakt wzrokowy, czy też wysyłać sygnały mimiczne mające na celu zaznaczenie fizycznej obecności rozmówcy.

Ponadto podczas rozmowy oceniającej, prowadzący powinien obserwować oceniającego i na bieżąco dostosowywać i modyfikować komunikat, do stanu osoby ocenianej. Obserwując w jaki sposób pracownik reaguje na informacje, fizycznie - czy oddala się czy przysuwa do stołu, jaką ma mimikę twarzy, czy też jakimi komunikatami się posługuje powinno powodować ewentualną korektę w komunikacji. Przełożony powinien wówczas na bieżąco modyfikować swój przekaz, tak by oceniany mógł poczuć się swobodnie, tym samym aktywnie uczestniczyć w rozmowie, by mogło przełożyć się na cel naszego spotkania - skutecznej komunikacji.

Lista zalet

Właściwie przeprowadzona rozmowa oceniająca cechuje się dobrą i skuteczną komunikacją. Jest pomostem między pracownikiem a przełożonym i wpływa bezpośrednio na ich odbiór wzajemny. Jest również źródłem wielu wartościowych informacji o relacjach panujących w organizacji, jak również daje informacje o pracownikach i zespołach. Podczas rozmowy oceniającej możemy pozyskać wiedzę o potencjale pracowników, o ich kwalifikacjach, możliwościach rozwoju, jak również o motywacji do pracy. Dokonywanie okresowej oceny pracowników ma duże znaczenie dla organizacji, pozwala na pozyskanie nowej wiedzy , jak również usystematyzowanie już posiadanej o pracownikach. Pozwala na przegląd posiadanych zasobów ludzkich, umożliwia tworzenie indywidualnych programów rozwojowych dopasowanych do potrzeb pracownika, jak i do możliwości organizacji. Jest niezbędną częścią motywacji pracowniczej do dalszej efektywnej pracy.

Komunikacja daje nam szansę na wymianę myśli, współdziałanie, obieranie wspólnego kierunku działania. Dzięki niej dowiadujemy się co czują inni, jak nas odbierają, jak oceniają nasza efektywność, możemy również wyrazić siebie i swoje odczucia.

Umiejętnie przeprowadzona w trakcie oceny rozmowa, w sposób pozytywny wpłynie na pracę pracowników, jak również może stać się trampoliną do większej motywacji. Co w przyszłości może przynieść korzyści zarówno dla pracodawcy jak i dla samego pracownika.