Obowiązki spółek w zakresie aktualizacji danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych

W 2020 roku przepisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej: „Ustawa o AML”) nałożyły na większość spółek prawa handlowego obowiązek ujawniania informacji o beneficjentach rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (dalej: „CRBR”). Nowelizacja Ustawy o AML, która weszła w życie 31 października 2021 r. rozszerzyła katalog podmiotów zobowiązanych do składania powyższych informacji. Obecnie takie zobowiązanie ciąży na:

1. spółkach jawnych,
2. spółkach komandytowych,
3. spółkach komandytowo-akcyjnych,
4. spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością,
5. prostych spółkach akcyjnych,
6. spółkach akcyjnych z wyjątkiem spółek publicznych,
7. trustach,
8. spółkach partnerskich,
9. europejskich zgrupowaniach interesów gospodarczych,
10. spółkach europejskich,
11. spółdzielniach,
12. spółdzielniach europejskich,
13. stowarzyszeniach podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, oraz
14. fundacjach.

Trzeba jednak pamiętać, że powyższe podmioty powinny nie tylko prawidłowo zidentyfikować i zgłosić beneficjenta lub beneficjentów rzeczywistych, ale także na bieżąco aktualizować informacje o nich w CRBR. W praktyce oznacza to, że każdy przypadek zmiany w strukturze właścicielskiej podmiotu lub innej sytuacji, która wpływa na sprawowanie kontroli w tym podmiocie, a także każdy przypadek zmiany danych tego podmiotu takich jak nazwa, siedziba lub adres, powinien zostać ujawniony w CRBR. W takich sytuacjach konieczne jest dokonanie ponownej identyfikacji beneficjentów rzeczywistych i aktualizacji uprzedniego zgłoszenia.

Dokonując aktualizacji zgłoszenia do CRBR należy pamiętać, że obecnie, tj. po dniu 31 października 2021 r. ujawnieniu podlegają dane identyfikacyjne podmiotu, który dokonuje zgłoszenia oraz dane identyfikacyjne jego beneficjenta lub beneficjentów rzeczywistych. Oznacza to, że ujawnieniu nie podlegają już dane identyfikacyjne członków organu lub wspólników uprawnionych do reprezentowania podmiotu dokonującego zgłoszenia. Znowelizowane przepisy Ustawy o AML nakładają jednak dodatkowo obowiązek wskazania osoby dokonującej danego zgłoszenia (zarówno pierwszego, jak i aktualizacyjnego). Katalog niezbędnych danych obejmuje:

1. imię i nazwisko,
2. obywatelstwo,
3. państwo zamieszkania,
4. numer PESEL albo datę urodzenia – w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL,
5. funkcję uprawniającą do dokonania zgłoszenia.

Termin dokonania aktualizacji

Termin na dokonanie aktualizacji danych podlegających ujawnieniu w CRBR wynosi 7 dni:

1. od dnia wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym – w przypadku zmiany danych, dla których skuteczności konieczne jest dokonanie takiego wpisu (tzw. wpis konstytutywny);
2. od dnia dokonania zmiany danych – w przypadku zmiany danych, dla których skuteczności nie jest wymagany wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (tzw. wpis deklaratoryjny).

Tytułem przykładu – w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zmiany w składzie zarządu zasadniczo odnoszą skutek już z momentem podjęcia uchwały o powołaniu lub odwołaniu członka zarządu (tzw. wpis deklaratoryjny). Podobnie jest w przypadku sprzedaży udziałów, gdzie skuteczność transakcji nie zależy od ujawnienia zmian w rejestrze przedsiębiorców KRS. Z kolei wszelkie zmiany umowy spółki, np. zmiana siedziby spółki, są skuteczne dopiero z chwilą ich ujawnienia w Krajowym Rejestrze Sądowym (tzw. wpis konstytutywny).

Do biegu 7-dniowego terminu na dokonanie zgłoszenia lub aktualizacji danych w CRBR nie wlicza się sobót oraz dni ustawowo wolnych od pracy.

Należy zwrócić uwagę, że to na podmiocie zobowiązanym do ujawniania danych o swoich beneficjentach rzeczywistych ciąży obowiązek monitorowania zmian podlegających ujawnieniu w CRBR. W praktyce realizacja tego obowiązku może powodować wiele trudności, w szczególności w spółkach będących częścią rozbudowanych struktur kapitałowych. Niejednokrotnie niezbędnym staje się wprowadzenie wewnętrznych procedur, które pozwalają na bieżące śledzenie i ocenę zachodzących zmian.

Procesy restrukturyzacyjne a aktualizacja danych

Również podczas procesów restrukturyzacyjnych, takich jak przekształcenia, połączenia czy podziały spółek, należy pamiętać o aktualizacji danych ujawnionych w CRBR. W przypadku zmiany formy prawnej spółki może okazać się konieczna ponowna identyfikacja beneficjenta rzeczywistego. Zmienia się także formularz zgłoszeniowy, który różni się w odniesieniu do każdego rodzaju spółki prawa handlowego.

Odpowiedzialność osób dokonujących zgłoszeń

Za niedopełnienie obowiązku zgłoszenia do CRBR lub niedokonanie aktualizacji we wskazanym w ustawie terminie, a także za podanie informacji niezgodnych ze stanem faktycznym podmiotowi zobowiązanemu do dokonania zgłoszenia grozi kara pieniężna w wysokości do 1 miliona złotych.

Co więcej, osoba dokonująca zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji w imieniu danego podmiotu (np. członek zarządu) ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem do CRBR nieprawdziwych danych, a także niezgłoszeniem w ustawowym terminie danych i zmian danych objętych wpisem do CRBR. Taka osoba może się jednak zwolnić z odpowiedzialności udowadniając, że szkoda nastąpiła wskutek działania siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą osoba dokonująca zgłoszenia nie ponosi odpowiedzialności.

Warto również zaznaczyć, że począwszy od 31 października 2021 r. odpowiedzialność za niedokonanie zgłoszenia lub informacji o beneficjentach rzeczywistych może ponieść również sam beneficjent rzeczywisty. Będzie to jednak możliwe wyłącznie wówczas, gdy:

1. beneficjent rzeczywisty nie przekaże temu podmiotowi wszystkich danych niezbędnych do ujawnienia jego osoby w CRBR w terminach umożliwiających dokonanie zgłoszenia lub aktualizacji danych zgodnie z przepisami o AML, oraz
2. wskutek powyższego zachowania beneficjenta rzeczywistego, dany podmiot nie dokona zgłoszenia lub aktualizacji danych ujawnionych w CRBR w ustawowym terminie lub poda informacje niezgodne ze stanem faktycznym.

Maksymalna wysokość kary pieniężnej, która może zostać nałożona na beneficjenta rzeczywistego w powyższym przypadku wynosi 50.000 zł.

Zespół ekspertów PKF Tax&Legal służy pomocą podczas procedury identyfikacji beneficjentów rzeczywistych oraz w przypadku zaistnienia obowiązku aktualizacji danych ujawnionych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.

Pliki do pobrania

• PKF Alert - Obowiązki spółek w zakresie aktualizacji danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych..pdf [PDF]