Obowiązki osób zarządzających finansami w firmie

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Piotr Żuk) został opublikowany w dzienniku Gazeta Prawna w dniu 3 grudnia 2007 r.

Dyrektor finansowy często jest mylony z głównym księgowym. W firmie funkcjonującej na zasadach wolnorynkowych potrzebni są obaj, choć czasem rezygnuje się z tego podziału. Ale nawet wtedy najważniejsza jest dobra współpraca między osobą odpowiedzialną za finanse firmy, która zasiada w zarządzie lub jest mu bezpośrednio podległa, oraz osobą księgowego, który odpowiada za ewidencje oraz sprawozdanie finansowe.

Zarządzanie finansami...

Eksperci przyznają, że w strukturze firmy główny księgowy podlega dyrektorowi finansowemu.

- Dyrektor finansowy jest odpowiedzialny za zarządzanie całym obszarem finansów w firmie. Jego zadania obejmują zarówno przygotowanie i realizację polityki finansowej firmy, jak też nadzór nad bieżącą, operacyjną działalnością działu finansowego - tłumaczy Agnieszka Tyczyńska, biegły rewident w Finans Servis.

- Dyrektor odpowiada także za decyzje finansowe podejmowane przez kierownictwo firmy oraz narzędzia i analizy pomagające podjąć te decyzje - przyznaje Piotr Żuk, członek zarządu PKF Consult, dyrektor Oddziału Regionalnego Zachód PKF Consult we Wrocławiu.

A zatem jest to wyodrębnione, wyspecjalizowane stanowisko, które - jak podkreśla Piotr Żuk - występuje głównie w średnich i dużych podmiotach, o złożonych procesach gospodarczych. Co więcej, albo wchodzi w skład zarządu, albo bezpośrednio jemu podlega.

- Dyrektor uczestniczy razem z innymi członkami kierownictwa wysokiego szczebla w podejmowaniu decyzji o charakterze strategicznym zwłaszcza w zakresie fuzji, przejęć i inwestycji, przygotowując lub zlecając przygotowanie badań i analiz umożliwiających podjęcie takich decyzji - wyjaśnia Agnieszka Tyczyńska.

Dodaje, że to dyrektor finansowy udziela członkom kierownictwa wysokiego szczebla oraz organom nadzorczym syntetycznej wiedzy o stanie finansów firmy. Do zakresu jego obowiązków należy też nadzór nad sporządzaniem okresowych raportów o sytuacji finansowej firmy oraz jej planów finansowych (budżetów). Aby zrealizować te zadania - podkreśla Piotr Żuk - potrzebuje informacji z systemu rachunkowości finansowej i zarządczej, prowadzonej przez przedsiębiorstwo, które najczęściej otrzymuje z pionu księgowości. Dlatego tak istotna jest praca głównego księgowego.

...ale też bieżąca księgowość

Główny księgowy pomaga dyrektorowi i współpracuje z nim. Spełnia też swoją podstawową rolę, czyli jest odpowiedzialny za bieżącą księgowość firmy, przygotowuje raporty i sprawozdania, nadzoruje prowadzenie ewidencji księgowej, realizację płatności oraz kwestie związane z obsługą płac.

- Do zadań głównego księgowego należy zapewnienie ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych dla potrzeb wewnętrznych (informacje dla kierownictwa jednostki, w tym dyrektora finansowego) i zewnętrznych (urząd skarbowy, urząd statystyczny, inwestorzy) - informuje Piotr Żuk.

Agnieszka Tyczyńska dodaje, że główny księgowy zazwyczaj, w porozumieniu z dyrektorem finansowym, opracowuje również politykę rachunkowości firmy i obowiązujący plan kont, który podlega zatwierdzeniu przez zarząd. Główny księgowy odpowiada także za sporządzanie sprawozdań finansowych. To on je podpisuje jako osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

- Sprawozdania te są następnie analizowane i akceptowane przez dyrektora finansowego i podpisywane przez zarząd spółki - wyjaśnia nasza rozmówczyni. Kieruje on także działem księgowości.

Niezbędna współpraca

Zdaniem ekspertów dyrektor finansowy odpowiada zatem za politykę finansową spółki, korzystając, w szczególności, z informacji płynących z ewidencji księgowej, za której prawidłowe prowadzenie odpowiedzialny jest główny księgowy.

- Dlatego też, w praktyce, w strukturach organizacyjnych przedsiębiorstw gospodarczych główny księgowy (i jego dział księgowości) znajduje się w strukturze bezpośrednio podległej dyrektorowi finansowemu, jako odpowiedzialnemu m.in. za narzędzia niezbędne do podejmowania decyzji - podsumowuje Piotr Żuk.

Jak przyznaje jednak Peter Janssen, CFO ABN Amro Centrum Offshoringu w Warszawie, czasem firma rezygnuje z typowego dla polskich firm podziału obowiązków i funkcji dyrektora finansowego i głównego księgowego.

- Co prawda istnieje podział nomenklaturowy stanowisk finansowych, jednak nasza praca opiera się głównie na współpracy całego zespołu - przyznaje Peter Janssen.

Dodaje, że w prowadzeniu firm, zwłaszcza tych dużych, wzrasta rola usług finansowych, a wręcz stają się one strategiczne.

- Jeśli chodzi o strategiczne decyzje finansowe z punktu widzenia funkcjonowania firmy, to są one podejmowane na poziomie zarządu, którego jestem członkiem. Zespół, w którego skład wchodzi zarówno dyrektor finansowy, jak i główny księgowy, jest odpowiedzialny za funkcje operacyjne realizowanych procesów finansowych naszych klientów - powiedział nasz rozmówca.

A zatem wynika z tego, że zarówno główny księgowy, jak i dyrektor finansowy są dziś niezbędni do prowadzenia firmy i uzupełniają się wzajemnie. Dyrektor finansowy musi korzystać z wiedzy głównego księgowego oraz z rezultatów jego pracy. Główny księgowy z kolei musi czuwać nad prawidłowością ewidencji księgowych i dostarczać informacji, które mają decydujące znaczenie zarówno dla pracy dyrektora finansowego, jak i decyzji zarządu dotyczących m.in. inwestycji. Będąc świadomym tych różnic, nie można więc zrezygnować z żadnego z tych stanowisk. Z punktu widzenia firmy oba są niezbędne.