Niezłożenie sprawozdania może mieć wymiar biznesowy

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Marzena Filipowicz, główny księgowy PKF) został opublikowany w dzienniku 'Rzeczpospolita' dnia 9 czerwca 2014 r.

Sprawozdanie finansowe jednostki powinno zostać zatwierdzone przez organ zatwierdzający nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust 1. ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości).

Uwaga na termin złożenia sprawozdania

Ostatecznym terminem zatwierdzenia sprawozdania finansowego dla jednostek, których dzień bilansowy przypadał na 31 grudnia 2013r. jest dzień 30 czerwca 2014r. Zatem termin złożenia sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego mija w dniu 15 lipca 2014r, a termin złożenia sprawozdania finansowego do Urzędu Skarbowego mija w dniu 10 lipca 2014r.

Powyżej wskazane terminy są terminami ostatecznymi. Oczywiście w sytuacji kiedy jednostka zatwierdza sprawozdanie finansowe przed upływem sześciu miesięcy od dnia bilansowego, wówczas termin złożenia sprawozdania do Krajowego Rejestru Sadowego wynosi 15 dni, a do Urzędu skarbowego 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Złożenie sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego

W terminie 15-stu dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego kierownik jednostki zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 29 wrześni 1994 r o rachunkowości powinien złożyć we właściwym dla jednostki sądzie rejestrowym następujące dokumenty:

• roczne sprawozdanie finansowe, składające się z bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego, dodatkowe informacje i objaśnienia, oraz w sytuacji gdy jednostka ma obowiązek sporządzania, również zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych
• opinię i raport biegłego rewidenta. Obowiązek ten dotyczy spółki akcyjnej oraz
  w przypadku gdy jednostka stosownie do uregulowań ustawy o rachunkowości podlegała obowiązkowemu badaniu sprawozdań finansowych,
• odpis uchwały lub postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
• sprawozdanie z działalności jednostki (obowiązek ten mają: spółki komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółdzielnie oraz przedsiębiorstwa państwowe).

Wyjątek:

Do Krajowego Rejestru Sądowego wyżej wymienionych dokumentów nie składają osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz spółki cywilne osób fizycznych. Jednostki te powinny złożyć sprawozdanie finansowe do właściwego urzędu gminy lub urzędu miasta, gdzie prowadzona jest ewidencja działalności gospodarczej.

Wraz z wymienionymi dokumentami jednostka musi złożyć w sądzie rejestrowym wniosek
o zmianę wpisu na urzędowym druku KRS-Z30. Do wypełnionego druku należy również dołączyć dowód wpłaty w wysokości 290 zł.

Zgodnie z art. 63 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych od wniosku o przyjęcie dokumentów, o których sąd czyni wzmiankę w rejestrze, pobiera się opłatę stałą w kwocie 40 zł. Opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wynosi 250 zł.

Składając wymagane dokumenty do właściwego sądu rejestrowego należy pamiętać, aby:

• prawidłowo wypełnić druk KRS-Z30,
• dokonać opłaty wniosku przed jego złożeniem i dowód wpłaty dołączyć do wniosku, w innym przypadku wniosek zostanie zwrócony bez wezwania do uzupełnienia braków,
• do wniosku należy dołączyć wszystkie wymagane dokumenty, które powinny zostać złożone w oryginałach bądź poświadczone notarialnie

Musimy również pamiętać o tym, że nie zatwierdzenie sprawozdania finansowego w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego nie zwalnia jednostkę z obowiązku złożenia sprawozdania finansowego we właściwym sądzie rejestrowym. W takiej sytuacji zgodnie z art. 69 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości jednostka powinna złożyć sprawozdanie finansowym w sądzie rejestrowym dwukrotnie. Po raz pierwszy w ciągu 15 dni po upływie terminu zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Drugi raz jednostka powinna złożyć sprawozdanie finansowe po jego zatwierdzeniu, wraz ze wskazanymi powyżej dokumentami.

Złożenie sprawozdania finansowego do Urzędu Skarbowego

Zgodnie z art. 27 ust. ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych, w terminie 10 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego kierownik jednostki powinien złożyć we właściwym urzędzie skarbowym następujące dokumenty:

• roczne sprawozdanie finansowe, składające się z bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia, oraz w sytuacji gdy jednostka ma obowiązek sporządzania, również zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych
• opinię i raport biegłego rewidenta. Obowiązek ten dotyczy spółki akcyjnej oraz
  w przypadku gdy jednostka stosownie do uregulowań ustawy o rachunkowości podlegała obowiązkowemu badaniu sprawozdań finansowych,
• odpis uchwały lub postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
• odpis uchwały o podziale zysku lub pokrycia straty,

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą powinny złożyć do właściwego urzędu skarbowego do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zeznanie według ustalonego wzoru, o wysokości osiągniętego dochodu lub poniesionej straty w roku podatkowym.

Konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego i sankcje finansowe

Nie dotrzymanie powyżej wskazanych terminów złożenia sprawozdania finansowego skutkuje nałożeniem przez sąd rejestrowy sankcji karnych wynikających z ustawy o rachunkowości, ustawy o Krajowym rejestrze sądowym i Kodeksie Karnym.

Jednostki, które w obligatoryjnych terminach nie złożą sprawozdania finansowego do właściwego sądu rejestrowego podlegają karze grzywny lub nawet ograniczeniu wolności o czym stanowi art. 79 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości.

Przy ustaleniu wysokości grzywny stosuje się zasady z Kodeksu Karnego zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 6 czerwca 1997r. Grzywnę wymierza się w stawkach dziennych przy czym określa się liczbę stawek oraz wysokość jednej stawki, gdzie najniższa liczba stawek wynosi 10, a najwyższa 540.

Przy ustaleniu wysokości grzywny bierze się pod uwagę takie czynniki jak:

• dochody sprawcy (kierownika jednostki),
• warunki osobiste i rodzinne,
• stosunki majątkowe,
• możliwości zarobkowe,

Kara ograniczenia wolności za nie złożenie sprawozdania finansowego we właściwym sądzie rejestrowym zgodnie z art. 34 ustawy z dnia 6 czerwca 1997r Kodeksu Karnego może wynosić od miesiąca do 12 miesięcy.

Oprócz kar wymienionych powyżej, sąd rejestrowy za nie dopełnienie obowiązku złożenia sprawozdania finansowego we wskazanym terminie może nałożyć na jednostkę karę grzywny. Zgodnie z art. 24 ust 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1987r o Krajowym rejestrze sądowym w razie stwierdzenia, że wniosek o wpis do rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa jednostkę do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy 7 dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych. Zgodnie z art. 1052 Kodeksu .postepowania cywilnego sąd rejestrowy w jednym postepowaniu może wymierzyć za niedopełnienie obowiązku złożenia sprawozdania finansowego grzywnę nie wyższą niż 1 500 zł.

Jeżeli jednak jednostka pomimo nałożenia grzywny nadal nie złoży sprawozdania finansowego sąd rejestrowy na podstawie art. 26 ustawy z dnia 20 sierpnia 1987r.
o Krajowym rejestrze sądowym może ustanowić dla jednostki kuratora na okres nieprzekraczający jednego roku. Sąd rejestrowy może przedłużyć ustanowienie kuratora na okres nieprzekraczający 6 miesięcy, jeżeli czynności kuratora nie mogły zostać zakończone przed upływem okresu, na który został ustanowiony.

W przypadku osobowych spółek handlowych jeżeli pomimo zastosowania grzywny nadal nie zostaną dopełnione obowiązki złożenia sprawozdania finansowego sąd rejestrowy z ważnych powodów może również orzec o rozwiązaniu jednostki i ustanowić likwidatora zgodnie z art. 25 ustawy z dnia 20 sierpnia 1987r o Krajowym Rejestrze Sądowym.

• W sytuacji nie złożenia sprawozdania finansowego w określonych wyżej terminach powinniśmy niezwłocznie złożyć sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego oraz sądu rejestrowego. Nie należy bagatelizować opisanych powyżej sankcji karnych. Złożenie sprawozdania finansowego nie jest skomplikowana procedurą a terminy jego złożenia są jasno określone w przepisach.

• Po za tym sprawozdania finansowe jednostek są dostępne w sądzie rejestrowym po upływie sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Z praktyki wiadomo, że jednostki chcąc sprawdzić wiarygodność swoich lub potencjalnych kontrahentów, ocenić ich kondycję finansową, same próbują odnaleźć sprawozdania finansowe a Krajowy Rejestr Sądowy swobodnie to umożliwia.

• Brak uzyskania tych informacji z Krajowego Rejestru Sądowego może wskazywać, że najprawdopodobniej sytuacja finansowa kontrahenta nie jest najlepsza i dlatego sprawozdania finansowe nie są przez niego składane. Brak tych informacji może zatem pomóc podjąć właściwą decyzję co do przyszłej współpracy z kontrahentem.