Nie odkładaj KSeF na ostatnią chwilę

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Aleksandra Wilgos - Specjalista ds. Wdrożeń Systemów i Automatyzacji).

Kilka dni temu Minister Finansów, Andrzej Domański, poinformował, że planowane wejście w życie od 1 lipca 2024 Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) roku zostało odroczone. Decyzja ta wynika z identyfikacji krytycznych błędów w systemie, które uniemożliwiają jego skuteczne wdrożenie w 2024 r.

W najbliższym czasie ogłoszony zostanie przetarg na zewnętrzny audyt systemu, a także planowane są konsultacje z przedsiębiorcami. Po zakończeniu audytu zostanie podana nowa data wdrożenia.

Warto podkreślić, że rząd nie rezygnuje z wdrożenia KSeF. Uważa, że jest to istotne narzędzie do uszczelnienia systemu podatkowego i ułatwienia prowadzenia działalności gospodarczej w przyszłości. Z tego powodu zachęcamy do rozpoczęcia przygotowań do KSeF już dziś, zamiast odkładać to na ostatnią chwilę.

Przypominamy o kilku kluczowych informacjach dotyczących KSeF.

Co to jest KSeF?

KSeF czyli Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, który ma służyć do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych, dokumentujących transakcje wykonywane przez podmioty posiadające siedzibę w Polsce lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

System KSeF, który prowadzony jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, umożliwia m.in.:

• sprzedawcom – wystawianie faktur w ustrukturyzowanej, jednolitej formie, bez względu na formę prawną sprzedawcy, branżę czy skalę prowadzonej działalności; ponadto system pozwala na weryfikacje prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
• nabywcom – odbieranie faktur ustrukturyzowanych,
• organom podatkowym – bieżący dostęp do wszystkich faktur wystawionych w KSeF, ich kontroli i analiz transakcji przeprowadzanych przez podatników.

Jaka jest różnica między fakturą ustrukturyzowaną a tzw. elektroniczną e-fakturą?

Przez fakturę elektroniczną – rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Z kolei przez fakturę ustrukturyzowaną – należy rozumieć fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Ustrukturyzowana e-faktura w KSeF jest sporządzona w formie pliku elektronicznego (XML) o ściśle określonej strukturze, zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego określonym przez Ministra Finansów, natomiast zwykła e-faktura to faktura w formie elektronicznej. Należy pamiętać, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga wcześniejszej akceptacji odbiorcy faktury. Przedsiębiorcę, który wystawia fakturę elektroniczną obowiązują te same zasady, co przy wystawianiu faktur papierowych. Różnica, poza samą formą polega na sposobie dostarczenia dokumentu odbiorcy.

Jak wygląda dostarczanie wystawionych faktur w systemie KSEF?

Podatnik aby wystawiać e-faktury w systemie KSeF powinien mieć nadany indywidualny dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF, udostępnionej przez Ministerstwo Finansów bądź posiadać oprogramowanie zintegrowane z KSeF. Należy zadbać o to aby dostawca obecnego oprogramowania, służącego do wystawiania faktur sprzedaży, był w stanie zapewnić w pełni zintegrowane środowisko informatyczne z systemem KSeF. Jeżeli firma dotychczas nie korzystała z oprogramowania do wystawiania e-faktury tylko wystawiała je w formie papierowej lub wykorzystując do tego programy typu Excel to może korzystać z bezpłatnej Aplikacji Podatnika. KSeF jest to system, w którym podatnicy mogą wystawiać i odbierać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Warto jednak zaznaczyć, że Aplikacja Podatnika KSeF będzie stosowana raczej przez mniejszych przedsiębiorców, wystawiających niewielkie ilości faktur.

Jak korzystać z KSeF i czym jest proces nadawania i zarządzania uprawnieniami?

Dostęp do KSeF jest nierozerwalnie związany z przetwarzaniem danych zarówno finansowych, jak i osobowych, dlatego dostęp do KSeF powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione do jego obsługi. Aby skutecznie zabezpieczyć informacje firmowe, proces nadawania uprawnień powinien być dobrze przemyślany. Konieczne staje się właściwe zarządzanie uprawnieniami w dostępnej Aplikacji Podatnika KSeF. Uprawnienia KSeF dotyczą nadawania, modyfikowania i odwoływania ról operacyjnych, które umożliwiają pracę z systemem. Dzięki temu aplikacja może być obsługiwana nie tylko przez samego przedsiębiorcę, ale także przez inne osoby, które zostaną oddelegowane do konkretnych, ściśle określonych w systemie działań.

Jakie są rodzaje uprawnień w KSeF?

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi (np. jednoosobowa działalność gospodarcza, księgowa) uprawnienia są przyznawane automatycznie bezpośrednio w darmowym oprogramowaniu KSeF dostępnym na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/login

• Podatnicy mogą zarządzać uprawnieniami w KSeF bez składania dodatkowych zawiadomień oraz mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane i mieć do nich dostęp.
• Wyjątkiem są podatnicy, którzy nie posiadają NIP lub PESEL – w tym przypadku wymagane jest złożenie papierowego zawiadomienia ZAW-FA do urzędu skarbowego.

W przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność w formie spółek cywilnych lub spółek prawa handlowego należy zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego, składając papierowo zawiadomienie ZAW-FA, aby przyznać uprawnienia konkretnym osobom. Formularz ZAW-FA obowiązuje tylko przy nadaniu uprawnień dla pierwszej osoby, która powinna mieć najszerszy zakres uprawnień, aby to ona zarządzała uprawnieniami w organizacji. Warto też upoważnić kilka osób w organizacji do nadawania uprawnień, aby uniknąć problemów z zarządzaniem rolami w przypadku nieobecności danego pracownika.

Poza uprawnieniami bezpośrednimi przypisanymi dla konkretnej osoby, można rozważyć zastosowanie tzw. uprawnień pośrednich, które nadawane są dla innego podmiotu gospodarczego, np. dla biura rachunkowego.

Podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, mogą uniknąć składania papierowego zawiadomienia ZAW-FA i korzystać z pełni automatycznie przyznanych uprawnień pierwotnych.

Rodzaje uprawnień jakie przedsiębiorca może nadać do obsługi KSeF to:

• najszersze uprawnienie do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu KSeF,
• pośrednie uprawnienie do wystawiania faktur sprzedażowych lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych (sprzedażowych i zakupowych),
• najwęższe - dostęp do e-faktur w KSeF (sprzedażowych i zakupowych),
• ponadto przedsiębiorca może nadać uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy w ramach samofakturowania (jeśli została zawarta wcześniej umowa w tym zakresie).

Jakie faktury będą objęte KSeF?

• Faktury podstawowe (w tym dokumentujące WDT oraz eksport)
• Faktury zaliczkowe
• Faktury korygujące, faktury korygujące zbiorcze
• Faktury rozliczeniowe

Jakie dokumenty nie będą widoczne w systemie KSeF?

• Noty korygujące
• Faktury wystawione przy użyciu kas fiskalnych (np. uproszczone do 450 zł)
• Proformy
• Noty obciążeniowe
• Faktury wystawiane przez  kontrahentów zagranicznych[1]
• Bilety jednorazowe  dokumentujące np. przejazd autostradą
• Bilety jednorazowe dotyczące przewozu osób na dowolną odległość: kolejami, taborem samochodowym, statkami, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami.

Czy istnieje możliwość wycofania e-faktury z systemu?

W systemie KSeF nie ma możliwości wycofania lub anulowania e-faktury z systemu, nawet jeśli strony tak uzgodnią między sobą. Przedsiębiorca, który wystawi fakturę z błędem lub omyłkowo, powinien wystawić fakturę korygującą. Efektem wprowadzenia KSeF, może być w początkowym okresie wzrost liczby wystawianych faktur korygujących, gdyż będzie to jedyny sposób poprawiania błędów. Noty korygujące zostaną całkowicie zlikwidowane wraz z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF.

W którym momencie system uznaje, że faktura została skutecznie wystawiona?

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, czyli momentem wystawienia faktury jest chwila rozpoczęcia sesji w KSeF. Często będzie dochodziło do sytuacji, gdy data wytworzenia faktury w systemie sprzedażowym będzie się różnić od daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF, co z kolei może w niektórych przypadkach wpływać na moment powstania obowiązku podatkowego.

Szczególnymi przypadkami będą np.:

faktury dotyczące świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych, dostaw energii elektrycznej, cieplnej, świadczenia usług telekomunikacyjnych, usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Kiedy faktura zostaje uznana za dostarczoną?

Faktura zostaje uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Niekoniecznie będzie to data przesłania faktury przez sprzedawcę do KSeF, może być to np. o jeden dzień później. Trzeba również pamiętać, że system KSeF nie będzie powiadamiał podatników o wystawionej nowej fakturze ustrukturyzowanej na ich rzecz.

Pomimo, że termin wdrożenia KSeF został odroczony zalecamy zastanowienie się nad potencjalnym narzędziem czy sposobem wystawiania ustrukturyzowanych faktur. Wdrożenie KSeF to istotne zmiany w całej organizacji, a właściwe przygotowanie może znacząco ułatwić proces adaptacji. Każda organizacja przy planowaniu wdrożenia KSeF powinna odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Jakie zapisy zawierają nasze umowy, zarówno z odbiorcami jak i naszymi dostawcami? Niewykluczone, że konieczne będą aktualizacje zasad współpracy i odpowiedzialności za poszczególne procesy, tak aby zabezpieczyć swój biznes.
• Jaka jest średnia ilość wystawianych faktur sprzedaży w miesiącu? Więcej czy mniej niż 10, 20?
• Czy w organizacji jest wdrożony wewnętrzny system handlowy/operacyjny, w którym do tej pory były wystawiane faktury sprzedaży?
• Czy organizacja ma zagraniczny system, w którym wystawia faktury sprzedaży?
• Ile osób uczestniczy w procesie wystawiania faktur? W ilu lokalizacjach ten proces przebiega?
• Czy wewnętrzny system handlowy/operacyjny będzie zaktualizowany o integrację z KSeF?
• Czy występują transakcje w których to nasz klient sam wystawia na siebie faktury w imieniu podatnika w procedurze samofakturowania? Jaka część takich faktur jest poza system organizacji?
• Jak wygląda proces zakupów (zamówień) i akceptacji dokumentów kosztowych? Ile osób w organizacji uczestniczy i na jakich etapach?
• Jakie elementy organizacja uznaje za niezbędne na fakturze (np. numery zamówień, dane) aby proces akceptacji zakupów przebiegał sprawnie?

Pliki do pobrania

• Nie odkładaj KSeF na ostatnią chwilę.pdf [PDF]