Kto zatwierdza delegację?

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Joanna Gołębiewska - Księgowa), został opublikowany 09 września 2013 r. na łamach dziennika "Rzeczpospolita".

Kto zatwierdza delegację?

Pracownicy, którzy świadczą usługi na rzecz swojego pracodawcy poza siedzibą bądź stałym miejscem pracy, określonym w umowie o pracę, odbywają podróż służbową. W takich przypadkach rozliczanie kosztów delegacji przebiega, m.in. z zastosowaniem przepisów kodeksu pracy (dalej: kp). Pracodawca zobligowany jest do pokrycia należności przysługujących pracownikom z tytułu odbywania podróży służbowych. Do należności, o których zwrot pracownicy mają prawo się ubiegać należą:

• diety,
• limity na nocleg,
• koszty przejazdów,
• koszty noclegów,
• inne udokumentowane koszty.

Wartości minimalnych należności w kraju i zagranicą określane są w drodze rozporządzenia. Niemniej, pracodawca ma prawo do wypłacania swoim pracownikom wyższych stawek należności niż te, które określone są w przepisach. Informacja o wysokości należności wyższych od tych wynikających z rozporządzenia powinna być przez pracodawcę zawarta w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagrodzeń bądź poprzez odrębny zapis w umowie o pracę z danym pracownikiem.

Przepisy kp mają zastosowanie tylko do pracowników, którzy zatrudnieni są na podstawie umów o pracę. Koszty podróży służbowych odbywanych przez takich pracowników bez wątpienia pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów o ile związane są ściśle z prowadzeniem działalności gospodarczej przedsiębiorstwa.

Sposób rozliczania wyjazdów związanych z działalnością firmy komplikuje się, gdy w podróż udaje się ktoś z zarządu spółki. Kto powinien „wysyłać” taką osobę w delegację i zatwierdzać poniesione wydatki? Jakie należności przysługują członkowi zarządu za podróż?

Co wynika z kodeksu?

Według kodeksu spółek handlowych zarząd może składać się z jednego bądź większej ilości członków i powoływany jest w celu prowadzenia spraw wewnątrz organizacji jak i reprezentowania jej na zewnątrz. Do głównych kompetencji zarządu należy odpowiedzialność za pełnienie funkcji wykonawczych.

Kodeks dopuszcza, aby członkiem zarządu była osoba, która jednocześnie posiada udziały w spółce (udziałowiec), bądź akcje (akcjonariusz). Osoby wchodzące w skład zarządu mogą tę funkcję pełnić i otrzymywać z tego tytułu wynagrodzenie na podstawie uchwały o powołaniu podjętej przez kompetentny organ spółki. Zadania i wynagrodzenie w zakresie pełnionej funkcji mogą jednak zostać określone również w:

• umowie o pracę,
• umowie cywilnoprawnej bądź
• kontrakcie menedżerskim.

Rodzaj umowy a uprawnienia

Forma zatrudnienia organu wykonawczego różnicuje jego prawa i obowiązki. Jak już wspomniano, członkiem zarządu może być jedna osoba, bądź może to być więcej osób. Często zdarza się, że do pełnienia funkcji zarządu powołuje się jedną osobę, która zazwyczaj jest jednocześnie 100 proc. udziałowcem spółki.

Wątpliwości budzi to,  kto powinien zlecać i podpisywać polecenie wyjazdu służbowego członkowi zarządu oraz kto może zatwierdzać jego koszty – czy członek zarządu może dopełniać tych obowiązków samodzielnie?

Polecenie wyjazdu służbowego członka zarządu powinno być podpisane przez osobę prawnie uprawnioną w spółce do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy. Powołanie tylko jednego członka zarządu, niezatrudnionego na podstawie umowy o pracę nie oznacza, że nie pełni on czynności wynikających z kp, ponieważ czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną wykonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Członek zarządu może zatem podpisywać polecenia wyjazdu służbowego innych pracowników, jednak nie może tego robić w stosunku do siebie.

Uwaga! W umowie między spółką a członkiem zarządu, jak również w sporze z nim, spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia (art. 210 i 379 k.s.h.). Zatem osobą uprawnioną do podpisywania polecenia wyjazdu służbowego członka zarządu będzie ustanowiony pełnomocnik spółki. 

Co z kosztami?

W ustawie o CIT brak jest bezpośredniego zapisu, który regulowałby kwestię rozliczania kosztów podróży służbowych członków zarządu w kosztach podatkowych. Co prawda jest przepis, który mówi, że za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się wszelkich wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osoby prawne, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji, jednak nie ma on zastosowania do członków zarządu.

Trzeba w takiej sytuacji rozważyć, czy członek zarządu jest jednocześnie udziałowcem bądź akcjonariuszem spółki, w której pełni funkcję. Ustawodawca wyłącza z kosztów podatkowych wydatki związane z jednostronnym świadczeniem na rzecz udziałowców lub akcjonariuszy, którzy nie są pracownikami w rozumieniu kodeksu pracy. Należy zatem rozstrzygnąć, w jakiej sytuacji wydatki związane z podróżą służbową członka zarządu nie będą stanowiły jednostronnego świadczenia.

Uwaga! Wystarczy, aby w uchwale wspólników bądź w umowie spółki znalazł się zapis, który pozwala na zwrot kosztów podróży służbowych członkowi zarządu, niezatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, z zastrzeżeniem, że koszty te muszą być związane z prowadzoną działalnością spółki. Dzięki takim uregulowaniom nie dojdzie do jednostronnego świadczenia na rzecz udziałowca (akcjonariusza), a koszty podróży służbowej będą mogły się znaleźć w kosztach podatkowych spółki.

Fiskus potwierdza

Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 10 maja 2010 r. (IBPBI/2/423-272/10/PC) odpowiedziała na pytanie, czy wydatki związane z finansowaniem pobytu w Polsce członków zarządu stanowią dla spółki koszty uzyskania przychodów:

„… uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez spółkę w związku z podróżami członków zarządu mogą być rozpoznawane jako koszty podatkowe w rozumieniu art.15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”

Izba podkreśla jednak, że warunkiem koniecznym jest powiązanie określonych wydatków z przychodami ich uzyskania. Bez tej relacji przyczynowo-skutkowej nie można mówić o zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 26 czerwca 2013 r. (IBPBI/2/423-324/13/AP) w odniesieniu do określonego stanu faktycznego wyjaśniła, że:

„(…) warunkiem koniecznym uznania wydatków podatnika za koszty uzyskania przychodu jest ich poniesienie przez podatnika w związku z jego działalnością gospodarczą. Jeżeli koszty dotyczą działalności innego podmiotu to nie może być mowy o zaliczeniu tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Wydatki te jako ponoszone przez Spółkę w celu zapewnienia funkcjonowania innego podmiotu (za inny podmiot), a więc nie dotyczące Spółki, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Nią działalności gospodarczej; wiążą się one bowiem z działalnością prowadzoną przez inny podmiot, a nie z działalnością Spółki.”

Zwolnienie tylko do limitu

Członek zarządu, który w ramach pełnienia swojej funkcji odbywa podróże służbowe, może ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów, które w rozumieniu ustawy o PIT mogą być wolne od opodatkowania, ale tylko do wysokości określonych przez właściwego ministra w rozporządzeniu dotyczącym ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Nadwyżka otrzymanych świadczeń niestety będzie stanowiła dla członka zarządu jego przychód do opodatkowania.

Podsumowanie: KTO PODPISUJE

Polecenie wyjazdu służbowego członka zarządu powinno być zlecone i podpisane przez pracodawcę. Pracodawcą członka zarządu jest zawsze spółka, którą reprezentuje zgodnie z przepisami k.s.h. rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia (art. 210 i 379 k.s.h.).

Każda podróż służbowa członka zarządu, która wiąże się z wykonywaniem czynności określonych w prawie pracy będzie wymagała podpisu osoby reprezentującej spółkę, czyli pełnomocnika.

Podsumowanie: KTO ZATWIERDZA

Zasadność i prawidłowość rozliczenia kosztów wynikających z odbycia podróży służbowej powinna zatwierdzić osoba, która została do tego umocowana w regulaminach bądź procedurach obowiązujących wewnątrz spółki. Prawidłowo wypełniony dokument polecenia wyjazdu służbowego stanowi podstawę do rozstrzygnięcia, czy koszty z niego wynikające będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów ustawy o CIT.