Krajowy System e-Faktur - wejście w życie

W dniu 10 czerwca 2022 roku Rada Unii Europejskiej (dalej: Rada UE) opublikowała wersję roboczą decyzji derogacyjnej, która upoważnia Polskę do wprowadzenia obowiązku wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej. Projekt dokumentu został udostępniony na stronie internetowej oficjalnej bazy aktów prawnych Unii Europejskiej EUR-Lex[1].

Z  projektu dokumentu wynika, że obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) i faktur ustrukturyzowanych będzie w Polsce możliwe od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2026 r. Oznaczałoby to m.in., że do 1 stycznia 2024 r. korzystanie z KSeF i faktur ustrukturyzowanych miałoby być dobrowolne.

Dla przypomnienia, KSeF jest systemem teleinformatycznym (zarządzanym przez Krajową Administrację Skarbową) służącym do wystawiania i udostępniania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Głównym założeniem faktur ustrukturyzowanych jest ich wystawianie według ustalonego wzorca, w oparciu o strukturę logiczną udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane oraz przetwarzane w scentralizowanym systemie teleinformatycznym, umożliwiającym dostęp do dokumentów podmiotom biorącym udział w rozliczeniach (po podaniu odpowiednich danych). O podstawowych zasadach działania KSeF pisaliśmy w artykule, który można znaleźć pod linkiem: https://www.pkfpolska.pl/krajowy-system-e-faktur-5309.

Zgodnie z projektem decyzji wykonawczej, zgoda Rady UE na obligatoryjne faktury ustrukturyzowane w Polsce ma obowiązywać przez 3 lata, tj. do końca 2026 r. Po upływie tego okresu zgoda może zostać przedłużona. W tym celu Polska będzie musiała wykazać, że obligatoryjne rozliczenia przy pomocy e-faktury przyczyniły się do zwalczania oszustw i nadużyć w VAT oraz skutkowały uproszczeniem systemu poboru podatku od towarów i usług. Na marginesie należy odnotować, że zgoda władz UE jest wymagana dlatego, że KSeF ma status tzw. środka specjalnego, który stanowi wyjątek od zasad przewidzianych w tzw. dyrektywie vatowskiej.

W projekcie zaznaczono, że: „Polska utrzymuje, że szczególny środek przyczyni się do lepszego zwalczania oszustw związanych z podatkiem od wartości dodanej (VAT) i uchylania się od VAT. Szczególny środek, w połączeniu z przekazywaniem dodatkowych danych dotyczących transakcji, znacznie poprawi zdolności analityczne polskiej administracji podatkowej, umożliwiając jej automatyczną weryfikację spójności między zadeklarowanym a zapłaconym VAT oraz zwiększając dokładność weryfikacji wniosków o zwrot VAT składanych przez podatników. Ponadto będzie on stanowił uzupełnienie innych środków mających na celu zwalczanie oszustw związanych z VAT i uchylania się od VAT oraz modernizację systemu VAT, takich jak Jednolity Plik Kontrolny do celów VAT, mechanizm podzielonej płatności, elektroniczny system analizowania przepływów środków pieniężnych oraz system kas rejestrujących online służący do monitorowania sektora detalicznego”.

Odnośnie stosowania KSeF po 2026 r. w projekcie odnotowano, że jeżeli Polska uzna za konieczne przedłużenie okresu obowiązywania szczególnego środka (chodzi o KSeF i faktury ustrukturyzowane), to powinna przedłożyć Komisji Europejskiej sprawozdanie zawierające ocenę szczególnego środka pod kątem skuteczności jego stosowania w zakresie zwalczania oszustw związanych z VAT, uchylania się od VAT oraz w zakresie uproszczenia poboru VAT.

Warto również zauważyć, że projekt decyzji Rady UE zawiera informację o tym, że obligatoryjne korzystanie z KSeF ograniczone będzie do podmiotów mających siedzibę na terytorium Polski.  Zatem, co do zasady, KSeF nie powinien obejmować np. podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla celów VAT (z treści decyzji można wnioskować, że podmioty te będą mogły wystawiać i odbierać faktury poza KSeF, choć z ciekawością oczekujemy na rozwiązania zaproponowane w tym zakresie przez Ministerstwo Finansów).

Aby wejść w życie, decyzja musi jeszcze zostać opublikowana w Dzienniku Urzędowym UE. We wcześniejszych publikacjach Ministerstwa Finansów pojawiały się zapowiedzi, że KSeF ma być obowiązkowy już od kwietnia 2023 r. Wprowadzony w projektowanej decyzji termin oznacza, że polscy przedsiębiorcy zyskali dodatkowy czas na przygotowanie się do wdrożenia systemu. Należy również zauważyć, że wprowadzenie obligatoryjnego KSeF będzie wymagało stosownych zmian ustawodawczych w Polsce.

Tym niemniej, w naszej opinii, ze względu na złożoność całego procesu, podatnicy już teraz powinni rozpocząć prace związane z przygotowaniem się do rozliczeń w ramach KSeF. Wdrożenie przedmiotowego systemu będzie wiązało się z koniecznością poczynienia szeregu działań dostosowujących przedsiębiorstwo do funkcjonowania w ramach KSeF (mowa tu zarówno o sferze procesów finansowo-księgowych, jak i o obszarze technologicznym). Więcej na temat wyzwań oraz potencjalnych korzyści wynikających z rozliczeń w ramach KSeF można znaleźć pod linkiem: https://www.pkfpolska.pl/krajowy-system-e-faktur-wyzwania-i-potencjalne-korzysci-dla-przedsiebiorcow-5318.

Na koniec warto dodać, że aplikując o zgodę na KSeF Polska przedstawiła uzasadnienie wskazujące na pozytywny wpływ tego rozwiązania. Rada UE zaprezentowała je następująco: „Polska uważa, że szczególny środek zapewni szereg środków upraszczających, aby ułatwić podatnikom wypełnianie ich obowiązków, takich jak wstępne wypełnianie deklaracji VAT i informacji podsumowujących lub szybsze zwroty VAT. Szczególny środek przyniesie podatnikom korzyści, takie jak usługi przechowywania i archiwizacji faktur świadczone przez administrację oraz automatyzacja procesów księgowych. Zdaniem Polski nie oczekuje się, by koszty, jakie podatnicy będą musieli ponieść w celu dostosowania swoich systemów do szczególnego środka, były znaczne, zwłaszcza w porównaniu z korzyściami, jakie uzyskają dzięki szczególnemu środkowi. Aby pomóc w tych dostosowaniach, Polska wprowadziła dobrowolne fakturowanie elektroniczne przed wprowadzeniem szczególnego środka. Ponadto udostępnione zostaną bezpłatne narzędzia służące zapewnieniu zgodności ze szczególnym środkiem oraz przeprowadzona zostanie szeroko zakrojona kampania informacyjna mająca na celu zapoznanie podatników z nowymi przepisami dotyczącymi VAT w zakresie szczególnego środka”.

Pliki do pobrania

• PKF Alert - Krajowy System e-Faktur - wejście w życie.pdf [PDF]