Krajowy System e-Faktur

• wdrażanie innowacyjnych e-usług w administracji,
• zwiększanie bezpieczeństwa rozliczeń między przedsiębiorcami
• oraz szybkie i efektywne identyfikowanie oszustw podatkowych.

KSeF jest systemem teleinformatycznym (zarządzanym przez Krajową Administrację Skarbową) służącym do wystawiania i udostępniania tzw. faktur ustrukturyzowanych. KSeF można określić jako scentralizowaną bazę IT, udostępnioną szerokiemu gronu podmiotów, celem prowadzenia komputerowych rozliczeń faktur. Podstawową funkcją systemu jest właśnie wystawianie i odbieranie tych dokumentów.

Wraz z utworzeniem KSeF do polskiego systemu podatkowego wprowadzona została nowa forma faktury, tj. faktura ustrukturyzowana. Od 1 stycznia 2022 r. faktura ta funkcjonuje jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji dla celów VAT (obok tradycyjnych faktur papierowych oraz elektronicznych).

Na tym etapie Ustawodawca zdecydował się na pozostawienie swobody co do wykorzystywania KSeF do wystawiania i odbierania faktur. Funkcjonujące obecnie rozwiązanie jest zatem dobrowolne. Tym niemniej, Ministerstwo Finansów planuje, aby system ten stał się obowiązkowy dla wszystkich podmiotów, które wystawiają faktury.

W dniu 30 marca 2022 r., w komunikacie prasowym, Ministerstwo Finansów poinformowało, że uzyskało na to zgodę Komisji Europejskiej. Kolejnym krokiem na drodze do wprowadzenia regulacji prawnych zobowiązujących podatników do korzystania z KSeF będzie akceptacja Rady Unii Europejskiej. We wcześniejszych publikacjach Ministerstwa Finansów pojawiały się natomiast zapowiedzi, że KSeF ma być obowiązkowy już od kwietnia 2023 roku. Do tej pory żadna data nie została jednak potwierdzona.

KSeF – jak działa?

Korzystanie z KSeF jest możliwe dzięki:

• komercyjnym programom finansowo-księgowym, które zostały zintegrowane z KSeF;
• udostępnionym przez Ministerstwo Finansów bezpłatnym narzędziom IT (w dniu 17 maja 2022 r. udostępniona została wersja produkcyjna aplikacji Podatnika KSeF; oprogramowanie jest dostępne na stronie: www.podatki.gov.pl).

Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną wykorzystujemy jedno z ww. narzędzi. System teleinformatyczny dokonuje weryfikacji wprowadzonego dokumentu pod kątem jego zgodności z przyjętym w KSeF standardem. Następnie do dokumentu przydzielany jest indywidualny numer identyfikacyjny. Końcowo, po pozytywnym przejściu weryfikacji, podmiot wystawiający fakturę otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (tzw. UPO).

Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury (art. 106na ust. 2 ustawy o VAT).

Przepisy nie wskazują jednak formy jej uzyskania. Pozostawiają w tym zakresie dowolność. Jeśli odbiorca nie wyrazi zgody, wystawca faktury nadal będzie posiadał prawo, by skorzystać z KSeF, lecz powinien udostępnić dokument drugiej stronie transakcji także w sposób tradycyjny (w formie papierowej bądź elektronicznej).

Odbiorca faktury uzyskuje do niej dostęp po uwierzytelnieniu się w KSeF bądź poprzez podanie określonych danych tej faktury (występuje tutaj tzw. dostęp zanonimizowany).

Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest dzień wprowadzenia jej do systemu, zaś datą otrzymania - dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego (art. 106na ustawy o VAT).

Korzystanie z KSeF

Minister Finansów (na podstawie art. 106r ustawy o VAT) wydał akt wykonawczy porządkujący zagadnienia związane z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur. Jest nim rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur; Dz. U. 2021, poz. 2481.

Rozporządzenie to reguluje:

• rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
• sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień;
• sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur, oraz
• dane faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwia dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

Zgodnie z rozporządzeniem, z KSeF może korzystać podatnik oraz upoważnione przez niego osoby (m.in. upoważnieni pracownicy firmy) oraz podmioty (np. osoba prawna prowadząca księgowość dla danej firmy).

Uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia:

• do wystawiania lub odbioru faktur;
• do nadawania dalszych uprawnień;
• do tzw. samofakturowania;
• komornicze / dla organów egzekucyjnych (w przypadku faktur w imieniu i na rzecz dłużnika).

Aby korzystać z systemu, wymagane jest dokonanie uwierzytelnienia poprzez:

• kwalifikowany podpis elektroniczny;
• kwalifikowaną pieczęć elektroniczną;
• podpis zaufany, lub
• token, czyli ciąg znaków alfanumerycznych generowany przez KSeF.

W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numerów NIP i/lub PESEL, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień mogą nastąpić także po zgłoszeniu danych do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, zgodnie ze wzorem z rozporządzenia.

Wprowadzone rozwiązania wpisują się w widoczną w ostatnich latach tendencję Ustawodawcy do prowadzenia etapowej informatyzacji rozliczeń w obrocie gospodarczym. Na tym etapie wystawianie i odbieranie faktur w ramach KSeF pozostaje opcją, ale docelowo przedstawiony system dokumentowania transakcji ma stać się rozwiązaniem obligatoryjnym.

W następnym artykule dotyczącym Krajowego Systemu e-Faktur omówione zostaną wyzwania związane z wprowadzeniem KSeF oraz potencjalne korzyści wynikające z zastosowania rozliczeń w ramach tego systemu.

Pliki do pobrania

• PKF Alert - Krajowy System e-Faktur.pdf [PDF]