Klienci nie płacą faktur w terminie? Poznaj 5 zasad zarządzania przeterminowanymi należnościami

Artykuł autorstwa ekspertów PKF (Grażyna Sadowska-Malczewska - Partner Zarządzający w PKF BPO oraz Dariusz Orczykowski - Dyrektor Departamentu Doradztwa Podatkowego w Regionie Zachód), został opublikowany 28 października 2022 r. na stronie rig.katowice.pl.

Nie ma wątpliwości, że dla każdego przedsiębiorcy, oprócz zysku, ważne są środki na bieżące funkcjonowanie firmy. Pamiętajmy, że to utrata płynności spółki doprowadza ją do upadłości.

Obecna sytuacja gospodarcza nie napawa optymizmem, a dla wielu firm jest powodem do niepokoju. Galopująca inflacja, w  wielu branżach spadek popytu oraz widmo stagflacji powodują, że utrzymanie w ryzach sytuacji płatniczej wielu firm jest zagrożone. Samoistnie nakręcająca się spirala braku płatności ze strony klientów, niewypłacalnych z  powodu nie otrzymania własnych należności od swoich klientów, wywołuje niebezpieczny mechanizm kuli śnieżnej.

Warto wskazać, że w roku 2021 o upadłość otarło się ponad 7% firm sektora MŚP. Z badań przeprowadzonych na zlecenie Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor, w tym roku czarnego scenariusza obawia się niemal co piąty biznes, przede wszystkim firmy mikro i małe.

Zgodnie z przepisami, co do zasady przychód podatkowy powstaje niezależnie od tego czy dłużnik ureguluje należność. W sytuacji braku zapłaty należności przez dłużnika, firma staje w niekorzystnej sytuacji, bo mimo braku wpływu gotówki, jest ona zobowiązana do zapłaty podatku.

Ustawodawca przewidział mechanizmy pozwalające zredukować przykre konsekwencje. Niestety nie działają one automatycznie, a ich zastosowanie wymaga podjęcia odpowiednich działań.

PAMIĘTAJ! Obecne regulacje oznaczają, że należy aktywnie zarządzać przeterminowanymi wierzytelnościami, aby nie pogarszać swojej sytuacji płatniczej wynikającej z nieuregulowania należności przez dłużnika.

Firma może wykorzystać następujące rozwiązania:

• Termin przedawnienia w sprawach gospodarczych to zwykle 3 lata. Odpowiednimi narzędziami można go przerwać. Przedawnienie oznacza, że dłużnik może odmówić spełnienia wymagalnego świadczenia.
• Ulga na złe długi w podatkach dochodowych oraz podatku VAT, uznanie wierzytelności odpisanych jako nieściągalne, odpisy aktualizujące, których nieściągalność została uprawdopodobniona – ujęcie ich jako koszty uzyskania przychodów jest możliwe pod warunkiem odpowiedniego ich udokumentowania. Umorzenie długu, gdy absolutnie nie ma szans na odzyskanie należności. Umożliwia to ujęcie w kosztach podatkowych zarachowanych poprzednio przychodów podatkowych.
• Egzekucja - aby odzyskać należność za pomocą komornika konieczny jest tzw. tytuł wykonawczy, np. wyrok lub nakaz zapłaty opatrzone sądową klauzulą wykonalności.
• Zabezpieczenia - umożliwiają uzyskanie „lepszego” prawa do należności. Oznacza to szybsze, tańsze lub łatwiejsze odzyskanie należności albo możliwość zaspokojenia z pierwszeństwem przed innymi wierzycielami. Najpopularniejszymi sposobami zabezpieczenia są: uznanie długu, poręczenie, weksel, dobrowolne poddanie się egzekucji, zastaw, faktoring, przewłaszczenie na zabezpieczenie i hipoteka.

Aktywne zarządzanie wierzytelnościami z perspektywy podatkowej jest o tyle istotne, że za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wierzytelności odpisanych jako przedawnione. Jeżeli podatnik nie zadziała na czas, będzie podwójnie stratny - nie otrzyma swoich należności, a jednocześnie będzie zmuszony wyłączyć je z kosztów podatkowych oraz odprowadzić podatki.

Obecna sytuacja gospodarcza powinna skłaniać zarządzających do monitorowania wierzytelności na bieżąco poprzez wdrażanie odpowiednich procedur i  aktywne korzystanie z  narzędzi ujętych w przepisach oraz funkcjonujących na rynku, w celu zminimalizowania negatywnych skutków braku płatności od kontrahentów.

W interesie właścicieli i osób zarządzających jest zadbanie o bezpieczeństwo firmy, tak aby generować zysk, ale również utrzymać płynność finansową, niezbędną do działań inwestycyjnych i rozwojowych.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w  zarządzaniu wierzytelnościami, wdrożeniu procedur w firmie oraz doradztwa prawno–podatkowego, zapraszamy do współpracy z naszymi ekspertami.

Pliki do pobrania

• Klienci nie płacą faktur w terminie - poznaj 5 zasad zarządzania przeterminowanymi należnościami.pdf [PDF]