Kiedy trzeba potrącić zaliczkę

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Marzenia Filipowicz - główna księgowa) został opublikowany w dzienniku Rzeczpospolita w dniu 24 czerwca 2013 r.

Wyliczona kwota ryczałtu za używanie prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie bowiem z art. 12 ust 1 ustawy o PIT, jest ona przychodem  ze stosunku pracy.

Zgodnie jednak z art 21 ust 1 pkt 16 ustawy o PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowych pracownika do wysokości określonych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z  29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowych na terenie kraju oraz poza granicami kraju. Przepis ten jednak ma zastosowanie tylko w stosunku do podróży służbowych (zamiejscowych). Przy jazdach lokalnych przepis ten nie ma zastosowania. Wyjątek stanowi  zwrot kosztów z tytułu użytkowania prywatnego pojazdu:

• pracownikom  Służby Leśnej
• listonoszom.

Kwoty wypłacane pracownikowi z tytułu użytkowania prywatnego pojazdu do celów służbowych są zwolnione od naliczania składek na ubezpieczenia społeczne do określonych w przepisach limitów. Zwolnienie to wynika z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Oczywiście pracodawca może ustalić wyższe stawki niż te określone w rozporządzeniu z 25 marca 2002 r. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek naliczenia składek ZUS od różnicy pomiędzy kosztami  obliczonymi według ustalonych z pracownikiem limitów a tymi określonymi  w przepisach.

Jednocześnie wypłata ryczałtów w kwocie wyższej, niż w rozporządzeniu ministra infrastruktury nie stanowi kosztu uzyskania przychodu dla pracodawcy.