Jak klasyfikować koszty imprez dla pracowników

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Karolina Strankowska - księgowa) został opublikowany w dzienniku 'Rzeczpospolita' w dniu 22 lipca 2013 roku.

Przedsiębiorcy coraz częściej i chętniej organizują imprezy integracyjne dla pracowników. Wzrost popularności tego typu wyjazdów lub spotkań jest spowodowany rosnącą świadomością wpływu atmosfery w pracy oraz zintegrowanego zespołu na przychody spółki. Jak powszechnie wiadomo, pracownicy, którzy czują się związani z firmą oraz współpracownikami, pracują efektywniej 
i skuteczniej, co w konsekwencji wpływa na uzyskiwane przychody.

Wyjazdy integracyjne zazwyczaj organizowane są w okresie wiosenno-letnim, dlatego większość księgowych w tym roku albo już się spotkała z problemem rozliczenia takiej imprezy, albo zetknie się z nim w ciągu najbliższych tygodni.

Wątpliwości związane z klasyfikacją wyjazdów dla pracowników nie są niczym nowym. Od kilku lat pojawiają się sprzeczne stanowiska organów podatkowych, jak również niejednolite orzeczenia sądów administracyjnych w tej sprawie. Rozliczanie imprez integracyjnych w ujęciu podatkowym wymaga od księgowego analizy przepisów kilku ustaw >patrz schemat 1.

Schemat 1: Jakie zagadnienia trzeba przeanalizować
[Kliknij w schemat by go powiększyć]

Źródło: Opracowanie własne

Podstawowym kryterium, jakie musi być spełnione, aby wydatki na imprezy integracyjne zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jest warunek z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT: Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych 
w art. 16 ust. 1.

Pomimo że ustawodawca nie wymienił literalnie w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT wydatków na wyjazdy szkoleniowo-integracyjne, nie można założyć, że wszystkie wydatki poniesione na ten cel przedsiębiorca będzie mógł zaliczyć do kosztów podatkowych. Dodatkowe warunki, jakie muszą zostać spełnione, są następujące:

• źródłem finansowania wydatków są zasoby majątkowe podatnika,
• wydatki mają charakter definitywny tj. nie mogą być zwrócone firmie np. w formie odpłatności pracowników za wyjazd,
• wydatki pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• ponoszone wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane przez firmę.