Identyfikacja osób zajmujących wyższe stanowisko kierownicze jako beneficjentów rzeczywistych

W dniu 14 stycznia 2022 r. na stronie internetowej Generalnego Inspektora Informacji Finansowej („GIIF”) opublikowano komunikat nr 38 zawierający informacje z zakresu przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu („AML/CFT”) dotyczące identyfikacji beneficjenta rzeczywistego jako osób fizycznych zajmujących wyższe stanowisko kierownicze.

Poniżej przygotowaliśmy dla Państwa najważniejsze informacje na temat identyfikacji beneficjenta rzeczywistego ze szczególnym uwzględnieniem zagadnienia identyfikacji beneficjenta rzeczywistego jako osób fizycznych zajmujących wyższe stanowisko kierownicze. W niniejszym tekście uwzględnione zostały również wytyczne GIIF zawarte w komunikacie nr 38.

Obowiązek dokonania identyfikacji beneficjentów rzeczywistych klienta

Instytucja obowiązana, w ramach stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, jest zobowiązana dokonać identyfikacji beneficjentów rzeczywistych klienta.

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego polega z jednej strony na ustaleniu kręgu osób, które spełniają ustawowe kryteria, a z drugiej na zgromadzeniu ich imion i nazwisk. W przypadku posiadania dodatkowych informacji przez instytucję obowiązaną, powinna ona ustalić również obywatelstwa, numery PESEL lub daty urodzenia, państwa urodzenia, serie i numery dokumentów stwierdzających tożsamość oraz adresy zamieszkania tych osób.

W celu dokonania identyfikacji beneficjentów rzeczywistych klienta, instytucja obowiązana jest zobligowana w szczególności do uzyskania potwierdzenia rejestracji tegoż klienta w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych („CRBR”) lub innym odpowiednim rejestrze beneficjentów rzeczywistych prowadzonym we właściwym państwie członkowskim albo uzyskania odpisu z takiego rejestru. Należy jednak zwrócić uwagę, że – zgodnie z art. 37 ust. 3 ustawy o AML/CFT – instytucje obowiązane nie mogą polegać wyłącznie na informacjach pochodzących z CRBR lub innego odpowiedniego rejestru beneficjentów rzeczywistych prowadzonego we właściwym państwie członkowskim UE. Z tego względu powinny one skorzystać również z innych źródeł np. danych uzyskanych od klienta, czy też wynikających z rejestrów przedsiębiorców.

Efektem pozyskania i przeanalizowana powyższych danych ma być ustalenie kręgu oraz odpowiednich danych osób, które są beneficjentami rzeczywistymi klienta w rozumieniu art. 2 ust. 2 pkt 1) ustawy o AML/CFT.

Pojęcie beneficjenta rzeczywistego oraz zasady jego identyfikacji

Przypominamy, że zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt. 1) ustawy o AML/CFT w przypadku osób prawnych innych niż spółka notowana na giełdzie, beneficjentem rzeczywistym jest każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna. Wskazany przepis lit. a tiret pierwsze-czwarte przykładowo wskazuje uprawnienia osób fizycznych, których posiadanie przez daną osobę sprawia, że jest ona uznawana za jednego z beneficjentów rzeczywistych danego podmiotu. Natomiast tiret piąte omawianego przepisu znajduje zastosowanie dopiero wówczas, gdy nie doszło do zidentyfikowania beneficjenta na podstawie tiret pierwsze-czwarte. W takim przypadku beneficjentami rzeczywistymi są osoby fizyczne zajmujące wyższe stanowisko kierownicze, czyli np. członkowie zarządu.

Identyfikacja osób fizycznych zajmujących wyższe stanowisko kierownicze jako beneficjentów rzeczywistych

W komunikacie nr 38 GIIF przedstawił następujące wskazówki w zakresie identyfikacji beneficjentów rzeczywistych jako osób fizycznych zajmujących wyższe stanowisko kierownicze:

• Skomplikowana i wielopoziomowa struktura własności czy też brak publicznych informacji o strukturze własności nie są same w sobie okolicznościami, które świadczą o braku możliwości ustalenia lub wątpliwościach co do tożsamości osób fizycznych określonych w art. 2 ust. 2 pkt. 1) lit. a tiret pierwsze-czwarte ustawy o AML/CFT. W konsekwencji nie są to okoliczności pozwalające na wskazanie jako beneficjentów rzeczywistych osób fizycznych zajmujących wyższe stanowisko kierownicze.
• Nawet w przypadku skomplikowanej i złożonej struktury własnościowej grupy kapitałowej, do której należy klient, czy też w przypadku braku publicznych informacji o tej strukturze, instytucja obowiązana jest zobligowana do dokonania identyfikacji beneficjenta rzeczywistego.
• Nietypowa lub nadmiernie złożona struktura własnościowa klienta może – zgodnie z art. 43 ust. 2 pkt 4 ustawy AML/CFT – świadczyć o wyższym ryzyku prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Wobec powyższego jest to czynnik, który instytucja obowiązana powinna wziąć pod uwagę w pierwszej kolejności na etapie oceny ryzyka klienta, a następnie na etapie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.
• Instytucja obowiązana może ustalić, że beneficjentami rzeczywistymi klienta są osoby zajmujące wyższe stanowisko kierownicze dopiero wówczas, gdy analiza struktury własności klienta, tj. zidentyfikowanie konkretnych podmiotów wchodzących w skład grupy kapitałowej klienta doprowadzi do wniosku, że brak jest możliwości ustalenia lub istnieją wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w art. 2 ust. 2 pkt 1) lit. a tiret pierwsze-czwarte ustawy AML/CFT.

Zasady dokumentowania identyfikacji beneficjenta rzeczywistego klienta

Na mocy art. 34 ust. 3 ustawy o AML/CFT, ustawodawca nałożył na instytucje obowiązane obowiązek dokumentowania zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego, w tym dokumentowania procesu identyfikacji beneficjenta rzeczywistego klienta. Przepisy ustawy o AML/CFT nie precyzują szczegółowo sposobu prowadzenia tej dokumentacji, pozostawiając tę kwestię instytucjom obowiązanym.

W przypadku zidentyfikowania osób fizycznych zajmujących wyższe stanowisko kierownicze (art. 2 ust. 2 pkt 1 lit a tiret piąte ustawy o AML/CFT) jako beneficjentów rzeczywistych klienta, na instytucjach obowiązanych ciążą dodatkowe obowiązki dokumentacyjne. W takiej sytuacji, instytucja obowiązana powinna dokumentować:

• wszystkie podjęte czynności zmierzające do ustalenia tożsamości osób fizycznych określonych w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret pierwsze-czwarte ustawy o AML/CFT – przykładowo GIIF wskazuje na następujące czynności: pozyskanie odpisu z KRS klienta, umowy spółki, umowy przeniesienia własności udziałów, spisanie przez pracownika notatki z rozmowy telefonicznej z przedstawicielem klienta;
• wszystkie okoliczności, które instytucja obowiązana zakwalifikowała jako okoliczności powodujące brak możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret pierwsze-czwarte ustawy AML/CFT – jako przykład GIIF podaje sytuację, w której każdy wspólnik klienta – osoba fizyczna posiada po 20% udziałów;
• wszystkie utrudnienia związane z uzasadnionymi czynnościami podejmowanymi w celu weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego tj. osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze – jako przykład takich utrudnień GIIF wymienia następujące sytuacje: brak zgłoszenia informacji o beneficjencie rzeczywistym do CRBR, utrudnienia związane z brakiem fizycznej obecności beneficjenta, czy też utrudnienia związane z wideoweryfikacją.

Prosimy o kontakt, jeżeli są Państwo zainteresowani profesjonalnym doradztwem prawnym z zakresu AML/CFT.

Pliki do pobrania

• PKF Alert - Identyfikacja osób zajmujących wyższe stanowisko kierownicze jako beneficjentów rzeczywistych.pdf [PDF]