Gdzie są pieniądze z moich zysków?

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Grażyna Sadowska, dyrektor operacyjny PKF Consult) został opublikowany w magazynie "Przedsiębiorcy.eu" w maju 2014 r.

Wprowadzenie

Niejednokrotnie spółki wykazują spore zyski nie mające odzwierciedlenia w posiadanych środkach pieniężnych. Osoby zarządzające tymi spółkami niejednokrotnie zadają sobie pytania: skoro mamy zyski to gdzie są nasze pieniądze? Jakie są przyczyny naszych problemów i w jaki sposób możemy przyśpieszyć obrót środkami pieniężnymi oraz zminimalizować ryzyko zatorów płatniczych? W obecnym stanie gospodarczym jednym z głównych zagrożeń dla funkcjonowania spółek jest widmo utraty płynności finansowej. Dotyczy to szczególnie firm małych i średnich gdzie brak wpłaty należności nawet od jednego kontrahenta może powodować duże zatory płatnicze, które niejednokrotnie wywołują kolejne mechanizmy działające jak efekt domina. Może to prowadzić do katastrofy finansowej, a w najczarniejszym scenariuszu nawet do bankructwa firmy.

Różnice między dochodami a dostępnymi w spółce środkami pieniężnymi – potencjalne przyczyny tych różnic

Dla zrozumienia tematu skąd biorą się różnice między wykazywanymi dochodami w spółcea dostępnymi środkami pieniężnymi należy zapoznać się z pojęciami takimi jak koszt a wydatek oraz przychód i wpływ gotówki, a także umiejętnie rozpoznawać wpływ różnic między tymi pojęciami na przepływy pieniężne. Na przykład zafakturowana sprzedaż nie stanowi jeszcze wpływu gotówki, a należność od kontrahenta. Im dłużej kontrahent zwleka z zapłatą, tym dłużej utrzymywać się będą różnice pomiędzy dochodami a posiadanymi pieniędzmi. Podobnie nie każda otrzymana przez spółkę dostawa towarów lub usług od kontrahenta stanowi wydatek, bo dopiero zapłata za dostarczone dobra pomniejsza nasz stan kasy. Również nie każdy wydatek stanowi koszt, przykładowo dostawa materiałów do przyszłej produkcji jest zapasem w aktywach bilansu, który będzie kosztem w momencie sprzedaży wyprodukowanych z tych materiałów wyrobów.

Inne aspekty różniące koszt od wydatków i przychodów od wpływu to m.in.

• Amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych jest kosztem wykazywanym w rachunku zysków i strat. Niejednokrotnie odpisy amortyzacyjne są rozłożone na wiele lat przez co koszt wykazywany w rachunku zysków i strat jest o wiele mniejszy niż odpływ gotówki jaki miał miejsce w spółce na nabycie tych środków trwałych.
• Dywidendy oraz np. spłaty rat kapitału od kredytów - zarówno dywidenda wypłacona udziałowcom lub akcjonariuszom jak i spłaty rat kapitałowych nie stanową kosztu dla spółki wykazywanego w rachunku zysków i strat.
• Opisy aktualizujące należności i środki trwałe oraz rezerwy kosztowe – ujęcie w księgach spółki odpisów aktualizujących należności oraz odpisów dotyczących środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz rezerw kosztowych wpływa na pomniejszenie wyniku wykazywanego w rachunku zysków i strat. Nie powoduje to jednoczesnego wypływu gotówki ze spółki.
• Podatek od towarów i usług – podatek VAT nie stanowi w księgach spółki kosztu (chyba, że spółka nie korzysta z możliwości odliczania lub też zgodnie z przepisami nie ma możliwości od danej pozycji kosztowej go odliczyć). Natomiast jest on wydatkiem dla spółki, jeżeli wartość podatku należnego (wynikającego ze sprzedaży) jest większy niż podatek naliczony (wynikający z kosztów).
• Rozliczenia międzyokresowe czynne oraz aktywowanie kosztów w bilansie – w działalności spółek stosunkowo często dochodzi do zakupu np. licencji, prenumerat, ubezpieczeń, które stanowią zazwyczaj jednorazowy wypływ gotówki z firmy, natomiast ujęcie kosztów w rachunku wyników następuje w dłuższym okresie czasu (np. przez rok lub dwa).

Wynika z tego, że najbardziej istotne dla wielkości posiadanej gotówki jest:

• szybkość obrotu należnych nam kwot ze sprzedaży
• optymalny poziom zakupu materiałów (just in time)

Jakie są możliwości przyśpieszenia obrotu środków pieniężnych

Dla zwiększenia szybkości obrotu warto wdrożyć poniższe procesy.

Monitoring zewnętrzny i wewnętrzny klientów przed zawarciem umów

Posiadanie wykupionego dostępu do rejestrów dłużników (Biura Informacji Gospodarczej lub Biura Informacji Kredytowej) daje możliwość spółkom do sprawdzania sytuacji i polityki płatności partnerów biznesowych, w tym monitorowania regulowania płatności przez kontrahentów (zarówno przed podpisaniem umowy, jak i w trakcie jej trwania oraz kiedy zalegają oniz płatnością). Warto przed zawarciem umów (szczególnie w przypadku istotnych kwot) dokonać weryfikacji sytuacji danego kontrahenta zarówno poprzez wykorzystanie Internetu, mediów, ich strony internetowej oraz ich dokumentów prawno – rejestracyjnych (np. poprzez program Lex, przez stronę www. Głównego Urzędu Statystycznego, przez stronę www KRS online). Na podstawie pozyskanych danych można zweryfikować chęć zawarcia umowy z danym kontrahentem lub też zabezpieczyć się zapisami umowy tak, aby nasze wynagrodzeniez kontraktu nie było zagrożone (np. poprzez 100 % zaliczkowanie kontraktu przed jej wykonaniem, poprzez weksel wystawiony przez kontrahenta lub innymi sposobami).

Ujednolicenie warunków płatności w umowach

Ujednolicenie warunków płatności w umowach (albo stworzenie ogólnych warunków umowy ze spółką, w tym dotyczących płatności, które są dodawane jako załącznik do każdej umowy) powoduje większą możliwość planowania i monitorowania przepływów pieniężnych. Jest oczywiste, że nie z każdym klientem uda nam się takie warunki zachować (bo ich z jakiś przyczyn nie zaakceptuje). Natomiast, jeżeli większość umów będzie zawierać te same zapisy (dostosowane do zbadanych wcześniej potrzeb i specyfiki działania spółki) dużo łatwiej będzie osobom zarządzającym płynnością dokonywać monitoringu i kontrolować odchylenia od planu, a osobom odpowiedzialnym za windykacje skuteczniej i systematyczniej jej dokonywać.

W ogólnych ujednoliconych warunkach umowy dotyczących płatności warto szczególnie uwzględnić:

• Przedpłaty klientów oraz terminy dotyczące wpłat tych przedpłat
• Terminy płatności z faktur (dostosowane do potrzeb spółki i tego jakie sama spółka ma terminy płatności z kluczowymi dostawcami)
• Naliczanie odsetek – najczęściej spotykaną wysokością odsetek z umowy są odsetki ustawowe. Natomiast zgodnie z artykułem 359§21 Kodeksu Cywilnego maksymalne odsetki jakie można naliczyć to 4-krotność stopy kredytu lombardowego. W umowie można zawrzeć zarówno zapis o naliczaniu odsetek maksymalnych od 1 dnia po terminie płatności jak i dopiero po dłuższym okresie od terminu płatności (np. 30 dniach)
  a wcześniej pozostać przy naliczaniu odsetek ustawowych.
• Opłatę windykacyjną – na podstawie art. 10 ustawy z 8 marca o terminach płatności i transakcjach handlowych spółka ma prawo naliczać tzw. „opłatę windykacyjną”
  w wysokości 40 Euro. Nie ma wymogu prawnego, aby informację o naliczaniu takiej opłaty umieszczać w umowie.Właściwość sądu – sprawa jest szczególnie istotna w sytuacji, gdy nasz klient ma siedzibę wiele kilometrów od naszego miejsca działalności, a tym bardziej poza granicami kraju. Wpisanie w warunkach umowy właściwości sądu do rozstrzygania sporów zgodnie
  z siedzibą spółki wykonującej umowę jest dla niej bezpieczniejszym rozwiązaniem,
  w przypadku jakichkolwiek problemów wynikających z tytułu płatności.

Negocjacje warunków płatności z dostawcami

Innym aspektem poprawienia płynności spółki jest przyjrzenie się warunkom płatności jakie mamy u swoich dostawców. Im bardziej istotny dla naszej działalności jest nasz dostawca tym bardziej powinniśmy dążyć do wynegocjowania podobnych warunków, jakie sami stosujemy dla naszych klientów. W przypadku gdy korzystamy z podwykonawstwa dotyczącego realizacji umów warto ustalić takie warunki i terminy płatności, aby w pierwszej kolejności spółka otrzymała od swojego klienta należność, a dopiero po tym uregulowała swoje zobowiązaniaz tytułu wykonania umowy przez podwykonawcę.

Planowanie przepływów i jej monitoring, wspieranie się finansowaniem zewnętrznym

Osoby w spółce odpowiedzialne za zarządzanie środkami pieniężnymi powinny dokonywać ich planowania, bieżącego monitorowania, w tym szczególnie analizy odchyleń od planu lub ustaleń umownych. Warto przyjrzeć się specyfice działania spółki, rodzajom zawieranych umów z klientami i dostawcami oraz zapisom, jakie te umowy zawierają. Wnikliwe prześledzenie wydatków i kosztów jakie ma spółka ujęte w księgach pozwala rzetelnie i na czas określać potencjalne zagrożenie utraty płynności.
Bardzo istotne jest też planowanie przepływów w przypadku inwestycji, planów rozwojowych w spółce oraz przy procesie budżetowania. Należy rozważać i być przygotowanym do finansowania zewnętrznego (którego proces zwykle trwa jakiś czas), które niekiedy jest dla spółek po prostu korzystne. W codziennej gospodarce często funkcjonującym finansowaniem zewnętrznym jest np. leasing, kredyty obrotowe, faktoring, sprzedaż lub cesja należności oraz bardziej zaawansowane narzędzia, przykładowo obligacje. Dla sfinansowania inwestycji rozwojowych warto rozważyć kredyt inwestycyjny, emisję obligacji lub też dopuszczenie nowych wspólników.

PKF Consult Grażyna Sadowska Dyrektor operacyjny