Doręczenia elektroniczne (e-Doręczenia) - przesunięcie terminu

Alert autorstwa eksperta PKF (Rafał Sobera - Manager ds. doradztwa podatkowego).

Doręczenia elektroniczne (e-Doręczenia)

Mimo pierwotnych założeń o wdrożeniu e-Doręczeń od 10 grudnia 2023 roku, postanowiono ten obowiązek przedłużyć i wedle najnowszych zmian legislacyjnych planowany termin obowiązkowego wdrożenia e-Doręczeń to 1 października 2024 roku.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to nowa, całkowicie cyfrowa forma komunikacji przedsiębiorców z administracją publiczną (podmiotami publicznymi), która będzie równoważna z przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Umożliwi przedsiębiorcom wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji online. Od zwykłej poczty elektronicznej (jest to odrębny adres od adresu e-mail) różni się tym, że jest to tzw. usługa zaufania gwarantująca bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych.

Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: Poczta Polska S.A., jako dostawca publiczny oraz komercyjni dostawcy niepubliczni, wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

Jak wskazuje Ministerstwo Rozwoju i Technologii - usługa e-Doręczeń będzie gwarantowała:

• jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata,
• tajemnicy korespondencji,
• niezafałszowania (integralności) przesyłanych danych,
• dostępu do wiarygodnych i akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru,
• dostępu do informacji o dacie i czasie wysłania i otrzymania korespondencji,
• możliwości szybkiego ustalenia adresu do e-Doręczeń odbiorcy,

Skrzynka e-Doręczeń

Platforma umożliwiająca nadawanie i odbieranie korespondencji elektronicznej , przypisana do adresu e-Doręczeń, posiada następujące rodzaje:

• służbowa – do obsługi korespondencji organizacji, w której pracuje użytkownik,
• osobista – do wiadomości w indywidualnych sprawach obywatela,
• udostępniona – do obsługi korespondencji innych użytkowników w ich zastępstwie.

Skrzynka w Koncie Przedsiębiorcy umożliwi wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do Bazy adresów elektronicznych. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG ma możliwość sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora, natomiast Przedsiębiorca wpisany do KRS zobligowany jest wyznaczyć administratora skrzynki.

Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję prowadzoną przez ePUAP.

Kogo obejmują e-doręczenia?

Od 1.10.2024 r.:

Podmioty publiczne:

a) Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy.

b) Inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy.

c) Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

d) Narodowy Fundusz Zdrowia.

e) Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.

f) Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Podmioty niepubliczne:

a) Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:

• adwokata,
• radcy prawnego,
• doradcy podatkowego,
• doradcy restrukturyzacyjnego,
• rzecznika patentowego,
• notariusza

Od 1.01.2025 r.:

a) Podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEIDG od 1.01.2025 r.;

· Od 30.09.2026 r.:

a) Podmioty niepubliczne nieposiadające adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej

Od 1.01.2025 r.:

a) Podmioty niepubliczne wpisane do KRS

Od 01.01.2025 r.:

a) Inne podmioty publiczne.

Od 01.10.2029 r.:

a) Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej;

b) Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.

Jak uzyskać adres do e-doręczeń?

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń można złożyć już teraz. Należy wypełnić, podpisać elektronicznie (przez osoby uprawnione do reprezentacji lub przez pełnomocnika posiadającego umocowanie do złożenia wniosku) i złożyć przedmiotowy wniosek poprzez stronę Biznes.gov.pl.

Wniosek może być podpisany w jeden z następujących sposobów:

• profilem zaufanym,
• podpisem kwalifikowanym,
• e-dowodem,
• pieczęcią elektroniczną.

Minister Cyfryzacji poinformuje o utworzeniu adresu do e-Doręczeń i skrzynki (w odrębnej wiadomości mailowej wraz z instrukcją aktywacji adresu do e-doręczeń). Po aktywacji skrzynki nastąpi automatyczny wpis adresu do bazy adresów elektronicznych (BAE), który jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. Od tego momentu korespondencja będzie, co do zasady wysyłana na adres do doręczeń elektronicznych, tak więc należy pamiętać o regularnym logowaniu się do skrzynki e-Doręczeń.

Do bazy wpisuje się jeden adres do doręczeń elektronicznych dla jednego podmiotu, niemniej w przypadku posiadania różnych statusów w przestrzeni publicznej – wystąpi konieczność utworzenia odrębnego adresu do e-Doręczeń dla każdej z ról, tj. np.:

• jako osoba prywatna,
• dla swojej firmy,
• jako osoba, która wykonuje zawód zaufania publicznego.

Adres e-doręczeń stanie się oficjalnym adresem do komunikacji z organami państwowymi i na ten adres będzie przesyłana korespondencja. Co istotne wpis do BAE nie wyłącza możliwości kierowania przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego pism w postaci papierowej. Wpis adresu do e-Doręczeń dokonywany jest na okres 3 lat dla osób fizycznych i bezterminowo dla pozostałych podmiotów. Możliwość przedłużenia wpisu na okres kolejnych 3 lat, będzie się odbywało po złożeniu oświadczenia woli o jego przedłużeniu. Co kluczowe, wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE jest dobrowolny w stosunku do osób fizycznych, a w konsekwencji istnieje możliwość rezygnacji z ujawnienia adresu do doręczeń elektronicznych w tej bazie.

Spółki zagraniczne prowadzące działalność w Polsce, które nie są zarejestrowane w KRS

Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie zobowiązuje takich spółek, aby miały adres do e-Doręczeń, niemniej spółki zagraniczne, które prowadzą działalność w Polsce, mogą uzyskać taki adres, jeśli mają nadany polski Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).

Podsumowanie

e-Doręczenia to w założeniu model w którym korespondencja odbywa się cyfrowo. Niewątpliwie adres do e-doręczeń może ułatwić korespondencję, to jednak samo założenie i aktywowanie adresu do e-doręczeń spowoduje, że od tego momentu korespondencja urzędowa będzie kierowana wyłącznie na ten adres- co skutkuje koniecznością sprawdzania na bieżąco skrzynki, aby nie doszło do negatywnych skutków w zakresie doręczenia.

Podstawy prawne

e-Doręczenia uregulowane zostały w dwóch aktach prawnych:

a) w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 285) oraz aktach wykonawczych do przedmiotowej ustawy (dalej: ustawa)

b) w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (rozporządzenie eIDAS) (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73).