Dobrze określony cel to połowa sukcesu

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Karolina Strankowska - księgowa) został opublikowany w dzienniku 'Rzeczpospolita' w dniu 22 lipca 2013 roku.

Obecnie wydawane interpretacje podatkowe nie budzą wątpliwości, że wydatki ponoszone na imprezy szkoleniowo-integracyjne lub czysto integracyjne dla pracowników można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jednak należy zwracać szczególną uwagę na dwie kluczowe kwestie, bardzo często poruszane przez urzędy skarbowe:

- cel imprezy oraz
- odpowiednie jego udokumentowanie.

Cel oraz program imprezy musi mieć udowodniony związek z prowadzoną działalnością oraz uzyskiwanymi przychodami lub zachowaniem ich źródła. Impreza nie musi być związana tylko ze szkoleniem pracowników lub zawierać wyłącznie elementów informacyjnych. Urzędy skarbowe pozwalają na zaliczanie do kosztów również spotkań 
o charakterze motywującym czy integracyjnym. Najważniejsze jest, żeby w taki sposób przedstawić i udokumentować cel organizowanej imprezy, aby do swoich racji przekonać urząd skarbowy.

Zwiększenie efektywności

Przykładem skutecznego nakreślenia celu imprezy może być wniosek o interpretację indywidualną, jaki wpłynął do Izby Skarbowej w Warszawie 19 czerwca 2012 r. Wnioskodawca przedstawił kilka argumentów, z którymi ciężko było się nie zgodzić fiskusowi: „(…) przeważającą część pracowników stanowią wysoko kwalifikowani specjaliści nowych technologii. Są oni bardzo poszukiwani na rynku pracy, w związku z czym rotacja kadr jest znaczna. Spółka, ponosząc duże nakłady na pozyskanie i wyszkolenie pracownika, dąży do tego, aby pracownicy pracowali u niej jak najdłużej, byli lojalni i wierni, gdyż częsta wymiana personelu nie sprzyja rozwojowi firmy i destabilizuje jej bieżące funkcjonowanie. Ponadto (…) organizowane spotkania są elementem strategii skutecznego zarządzania personelem i spółka analizuje wpływ organizowanych spotkań zarówno z punktu widzenia zdobytej przez uczestników wiedzy, jak i z punktu widzenia poprawy zadowolenia z pracy w spółce oraz zwiększenia efektywności pracy. Dodatkowo w czasie przedmiotowych spotkań często odbywają się konkursy oraz gry zespołowe mające na celu zwiększenie efektywności pracy zespołowej poprzez wspólne pokonywanie trudności” (IPPB5/423-495/12-4/JC).

Cel i program imprezy przedstawiony w taki sposób, tj. z elementami zabaw i gier mających na celu budowanie wewnętrznie silnego zespołu oraz poprawę atmosfery pracy integracyjnej, spowodował, że Izba Skarbowa w Warszawie (IPPB5/423-495/12-4/JC) uznała wydatki poniesione na organizację tego spotkania za koszty podatkowe wnioskodawcy. W interpretacji zwrócono również uwagę, że występuje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy uzyskiwanymi przychodami a wzajemnymi relacjami pracowników. Zgrany zespół oraz dobra atmosfera pracy wpływają bowiem na wzrost efektywności, co bezpośrednio przekłada się na eskalację osiąganych przychodów.

Potwierdzenie wizerunku

Przytoczona opinia Izby Skarbowej w Warszawie – na szczęście dla podatników – nie jest odosobnionym przypadkiem. Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 1 lutego 2013 r. stwierdziła, że pracownicy poprzez uczestnictwo w szkoleniach integracyjnych identyfikują się z pracodawcą, planują dalszy swój rozwój zawodowy w firmie, dzięki czemu pracodawca jest odbierany jako solidny i dbający o zespół. Natomiast taki odbiór przedsiębiorcy przez pracowników przekłada się na efektywność pracy oraz zaangażowanie w wykonywane obowiązki (ITPP1/443-1351/12/DM).

Korzystne stanowisko w sprawie zaliczenia wydatków poniesionych na organizacje imprez integracyjnych dla pracowników do kosztów podatkowych zajęła również Izba Skarbowa w Poznaniu w dwóch interpretacjach wydanych 23 stycznia 
2012 r. (ILPB3/423-505/11-2/JG oraz ILPB3/423-505/11-5/JG). Wskazano w nich, że koszty dotyczące organizacji imprez szkoleniowo-integracyjnych należą do grupy kosztów pracowniczych, które co do zasady są kosztami podatkowymi. 
„(...) Wydatki te związane są bowiem z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz mają na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy”.

Pokrewne stanowisko w sprawie zaliczenia kosztów imprez integracyjnych do kosztów pracowniczych zajęła również Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 2 grudnia 2008 r. (IBPBI/2/423-982/08/PH). Czytamy w niej: „Kosztami podatkowymi są między innymi tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w postaci organizacji dla nich imprez okolicznościowych i integracyjnych”.

Konsumpcja i rozrywka wykluczone

Firmy organizujące imprezy integracyjne dla pracowników powinny jednak pamiętać, że – mimo zaprezentowanych stanowisk fiskusa – nie każdy wydatek na imprezę integracyjną będzie mógł być zaliczony do kosztów. Zgodnie z interpretacją wydaną przez Izbę Skarbową w Poznaniu 4 lipca 2011 r. „samo spotkanie polegające na konsumpcji nie będzie kosztem uzyskania przychodów. 
Z takiego spotkania musi wprost wynikać cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie 
w swojej obecności jako cel sam w sobie” (ILPB3/423-166/11-2/GC).

Podobne stanowisko w tej sprawie zajęła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 20 lipca 2011 r. (IPPB1/415-544/11-2/EC), która wykluczyła z kosztów uzyskania przychodu nie tylko imprezę o charakterze konsumpcyjnym, ale również imprezy o profilu wyłącznie rozrywkowym: „Należy więc mieć na uwadze, iż spotkania nie mogą mieć jedynie charakteru konsumpcyjnego czy rozrywkowego, a wydatki nie powinny wykraczać poza główny cel spotkania, jakim jest integracja bądź szkolenie, i nie powinny mieć charakteru reprezentacji”.

Ciężar dowodu po stronie przedsiębiorcy

Zaliczenie wydatków na organizację imprez integracyjnych do kosztów nie jest uwarunkowane jedynie wykazaniem ich celowości, ale również (a może przede wszystkim) ich prawidłowym udokumentowaniem. Obowiązek zgromadzenia dowodów potwierdzających zorganizowanie spotkania integracyjnego spoczywa na podatniku. To właśnie przedsiębiorca odniesie ewentualne korzyści z tytułu zaliczenia tych wydatków do kosztów. Takie stanowisko zajęła Izba Skarbowa w Poznaniu 
w interpretacji z 20 września 2011 r. (ILPB3/423-280/11-2/MM) oraz Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 2 grudnia 2010 r. (IPPB5/423-721/10-2/JC 2010).

Wskazane jest, aby dowody zgromadzone przez przedsiębiorcę potwierdzały zaistnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkami na organizację imprezy a przychodami uzyskiwanymi przez firmę. Podatnik przede wszystkim powinien posiadać faktury dokumentujące wykonanie usługi organizacji spotkania integracyjnego. Jednak zgodnie z interpretacją wydaną przez Izbę Skarbową w Warszawie z 25 lutego 2008 r. (IP-PB3-
-423-501/07-2/EM) faktury zakupu mogą się okazać dowodem niewystarczającym. Dlatego pożądane byłoby, aby przedsiębiorca posiadał inne dowody dokumentujące charakter integracyjny oraz motywujący imprezy, np.:

• umowa z firmą organizującą imprezę,
• program spotkania,
• listy uczestników lub
• listy pracowników wyróżnionych podczas części oficjalnej.

Uwaga! Jednoznaczne przesądzenie o charakterze wydatków na imprezę integracyjną wymaga przeprowadzenia postępowania dowodowego przez organ uprawniony (interpretacja 
Izby Skarbowej w Warszawie z 20 lipca 2011r., IPPB1/415-544/11-2/EC).