Dane liczbowe są ważne. Formalności również

Artykuł eksperta PKF (Teresa Fołta, Dyrektor Centrum Kontroli Jakości i Koordynator ds. rewizji finansowej) ukazał się 1 kwietnia 2015 r. w dzienniku "Rzeczpospolita".

Zbliża się termin sporządzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2014, jeżeli jest nim rok kalendarzowy. Zgodnie z przepisami art. 52 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), zwana dalej ustawą o rachunkowości lub UoR, jednostki zobowiązane do jej stosowania powinny je sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego tj. 31.grudnia 2014 r., czyli do 31 marca 2015 r.

Zakres sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe składa się z:

• bilansu,
• rachunku zysków i strat,
• informacji dodatkowej, która obejmuje wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia (art.45 ust.2 UoR).

Jeżeli sprawozdanie finansowe podlega corocznemu badaniu, to jednostki wymienione w art. 64 ust. 1 UoR sporządzają, poza wymienionymi wyżej elementami, zestawienie zmian w kapitale(funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Obowiązek ten obejmuje w szczególności, kontynuujące działalność, spółki akcyjne (z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji) oraz pozostałe jednostki, które w roku obrotowym 2013, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro tj. 10.368.000 PLN po przeliczeniu kursem średnim NBP na 31.12.2013 r. (wynosił 4,1472 PLN)
c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro tj. 20.736.000 PLN po przeliczeniu kursem średnim NBP na 31.12.2013 r. (wynosił 4,1472 PLN).

Uwaga

Sprawozdanie z działalności jednostki za rok obrotowy nie jest elementem składowym sprawozdania finansowego. Jest ono dołączane do rocznego sprawozdania finansowego, jeżeli obowiązek jego sporządzenia wynika z ustawy o rachunkowości lub odrębnych przepisów (art. 45 ust 4).

W bilansie wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy, natomiast w rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej, zestawieniu zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunku przepływów pieniężnych za bieżący i poprzedni rok obrotowy w zakresie ustalonym dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji i jednostki mikro – w załączniku nr 1 do UoR.

W roku 2014 nowelizacją ustawy o rachunkowości (Dz. U. 2014 poz. 1100) wprowadzono definicję jednostki mikro, które mogą sporządzać sprawozdanie finansowe w wersji uproszczonej określonej w załączniku nr 4.

Uwaga

Jednostki mikro mogą sporządzić sprawozdanie finansowe za rok 2014 zgodnie z załącznikiem nr 4, jeżeli przed jego sporządzeniem ich organ zatwierdzający podjął decyzję w sprawie sporządzania sprawozdania finansowego w taki sposób oraz nie sporządzania zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunku przepływów pieniężnych.
Jednostkami mikro w rozumieniu ustawy są (art. 3 ust. 1a UoR):

• spółki handlowe (osobowe i kapitałowe) oraz spółki osobowe przez nie tworzone, inne osoby prawne, a także oddziały przedsiębiorców zagranicznych, jeżeli jednostki te w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy (w przypadku jednostek rozpoczynających działalność w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność) nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
• 1.500.000 zł - w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
• 3.000.000 zł - w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
• 10 osób - w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty
• stowarzyszenia, związki zawodowe, organizacje pracodawców, izby gospodarcze, fundacje, przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, społeczno-zawodowe organizacje rolników, organizacje samorządu zawodowego, organizacje samorządu gospodarczego rzemiosła i Polskie Biuro Ubezpieczycieli Komunikacyjnych - jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej,
• osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli przychody netto tych jednostek ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych wyniosły równowartość w walucie polskiej nie mniej niż 1.200.000 euro i nie więcej niż 2.000.000 euro za poprzedni rok obrotowy (przeliczone po kursie z 30.09.), a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą - w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą,
• osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy były niższe niż równowartość w walucie polskiej 1.200.000 euro (przeliczone po kursie z 30.09.), a które podjęły decyzję o stosowaniu przepisów ustawy o rachunkowości.

Sprawozdanie finansowe jednostki mikro obejmuje (załącznik nr 4 UoR):

• informacje ogólne,
• bilans wraz z informacjami uzupełniającymi bilans,
• rachunek zysków i strat.

Dane i informacje wymagane do ujawnienia są przez jednostki mikro są bardzo ograniczone w porównaniu do określonych w załączniku nr 1 UoR, a także w stosunku do uproszczonego sprawozdania finansowego sporządzonego zgodnie z art. 50 ust.2 UoR o którym mowa w dalszej części artykułu.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe

Sprawozdanie finansowe podpisuje, podając datę podpisu, kierownik jednostki i osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego (art.52 ust. 2 UoR).

W słowniku do ustawy o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 6 UoR) za kierownika jednostki uważa się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy, to członków tego organu. Za kierownika jednostki uważa się w przypadku:

• spółki jawnej i spółki cywilnej: wspólników prowadzących sprawy spółki,
• spółki partnerskiej: wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd,
• spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej - komplementariuszy prowadzących sprawy spółki,
• osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą tę osobę,
• osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio.

Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu upadłościowym.

Zatem sprawozdanie finansowe powinna być podpisane przez osobę lub osoby, które w dacie jego podpisywania pełniły funkcję kierownika jednostki. W sytuacjach, gdy w trakcie roku obrotowego, a nawet po jego zakończeniu, nastąpiły zmiany kierownika jednostki, to nie zwalnia z obowiązku podpisania przez osoby pełniące te funkcje w dacie sporządzenia sprawozdania finansowego. W takim przypadku nie stanowi to także uzasadnienia do odmowy jego podpisania. Nie mają prawa podpisania sprawozdania finansowego członkowie rad nadzorczych oraz w imieniu kierownika jednostki ustanowieni pełnomocnicy.

Za osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych uważa się, osobę lub przedsiębiorcę, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości, którym powierzono te obowiązki za ich zgodą. Przyjęcie tego rodzaju odpowiedzialności powinno być stwierdzone w formie pisemnej (art. 4 ust. 5 UoR). Odpowiedzialność ta może wynikać z umowy zawarta zgodnie z Kodeksem cywilnym, z zapisów w umowie o pracę lub zakresu obowiązków pracownika. Jeżeli sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przez biuro rachunkowe lub centrum obliczeniowe, to w jego imieniu powinna podpisać osoba lub osoby uprawnione do ich reprezentowania

W przepisach ustawy o rachunkowości nie zostało określone, czy podpisy należy złożyć na poszczególnych elementach składowych sprawozdania finansowego, czy na ostatniej stronie sprawozdania finansowego. Zdaniem autorki, własnoręczne podpisy osób zobowiązanych do podpisania sprawozdania finansowego wraz z podaniem ich funkcji, powinny być złożone na ostatniej stronie każdego jego elementu składowego. Pozostałe strony sprawozdania finansowego powinny być parafowane przez wszystkie osoby podpisujące, aby zapobiec ewentualnej zmianie ich treści.

Pozostałe wymogi formalne

Sprawozdanie finansowe sporządza się w języku polskim i walucie polskiej (art. 45 ust. 5 UoR).

Jeżeli wynika to z potrzeb lub specyfiki jednostki, to informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym mogą być wykazywane ze szczegółowością większą niż określona w załącznikach do ustawy o rachunkowości. W przypadku gdy informacje dotyczące poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego nie wystąpiły w jednostce zarówno w roku obrotowym, jak i za rok poprzedzający rok obrotowy, to przy sporządzaniu sprawozdania finansowego pozycje te pomija się. (art. 50 ust. 1 i 3 UoR).

Dane liczbowe w sprawozdaniu finansowym można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to wiernego i rzetelnego obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym (art. 45 ust. 5 UoR). Podjęcie takiej decyzji powinno oznaczać, iż we wszystkich elementach składowych sprawozdania finansowego dane liczbowe będą wykazywane w zaokrągleniu, aby została zachowana wewnętrzna spójność informacji w tym sprawozdaniu.

Uproszczenia w sporządzaniu sprawozdania finansowego

Jednostki, które w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy nie osiągnęły dwóch z następujących trzech wielkości:

1) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób,
2) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej nie przekroczyła równowartości 2.000.000 euro,
3) przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji finansowych w walucie polskiej nie przekroczyły równowartości 4.000.000 euro,

mogą sporządzić sprawozdanie finansowe w formie uproszczonej (art. 50 ust.2 UoR). Wówczas w sprawozdaniu finansowym wykazują informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 1 do stawy o rachunkowości literami i cyframi rzymskimi. Także informację dodatkową należy sporządzić w odpowiednio uproszczonej formie. Decyzję w sprawie zastosowania uproszczenia przy sporządzaniu sprawozdania finansowego podejmuje kierownik jednostki i powinna ona stanowić element przyjętej do stosowania polityki rachunkowości.

Uproszczenia w sporządzaniu sprawozdania finansowego, o których mowa wyżej, mogą zastosować jednostki, które nie osiągnęły dwóch z trzech wielkości, podanych w tabeli poniżej, za lata 2013 i 2014:

Uwaga

Jednostki tzw. „małe” nie mogą stosować uproszczenia w sporządzeniu sprawozdania finansowego, o którym mowa w art. 50 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w następujących przypadkach:

• jednostka powstała w roku 2014 i sporządza sprawozdanie finansowe po raz pierwszy za rok obrotowy zakończony 31.12.2014 r. (brak danych za rok 2013),
• w roku 2014 jednostka nie przekroczyła dwóch z trzech wielkości, chociaż przekroczyła te wartości w roku 2013,
• jednostka sporządzając sprawozdanie finansowe za rok 2013 zastosowała uproszczenia, ponieważ nie przekroczyła dwóch z trzech wartości za lata 2012 i 2013, ale w roku 2014 przekroczyła te wartości.

Odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania finansowego

Za sporządzenie zgodnego z obowiązującymi przepisami sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Również kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia , aby sprawozdanie finansowe spełniało wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości (art. 4a UoR). Jeżeli osoby wchodzące w skład tych organów dopuszczą do niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, to podlegają grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2 , albo obu tym karom łącznie (art. 77 UoR).