Czym jest faktura elektroniczna?

Artykuł eksperta PKF (Magdalena Wojtas - Młodsza księgowa), został opublikowany 15 września 2014 r. na łamach dziennika "Rzeczpospolita".

Z dniem 1 stycznia 2014 r. do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm., dalej: „ustawa o VAT”) wprowadzono definicję faktury elektronicznej - czyli tzw. potocznie e-faktury. Zgodnie z brzmieniem art. 2 pkt 32 znowelizowanej ustawy o VAT za e-fakturę uznaje się „fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”.

Co zatem powinna zawierać faktura elektroniczna i jakie warunki powinien spełnić przedsiębiorca, aby e-faktura była zgodna z obowiązującymi regulacjami?

E-faktura musi zawierać informacje ujęte w art. 106e w/w ustawy. Najważniejsze z nich to:

• data wystawienia faktury,
• numer identyfikujący fakturę,
• dane (nazwa/ imię i nazwisko, adres, NIP) podatnika oraz nabywcy towarów i usług,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty,
• termin oraz forma płatności,
• nazwa towaru lub usługi,
• ilość,
• cena jednostkowa netto,
• kwota rabatu,
• stawka i kwota podatku,
• suma sprzedaży netto,
• kwota należności ogółem.

Warunkami koniecznymi do stosowania faktur elektronicznych jest system zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury. Określone to zostało w art. 106m ustawy o VAT.

Autentyczność pochodzenia oznacza pewność, co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści to brak możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian na fakturze.

Czytelność oznacza, że dokument musi być czytelny, jeśli chodzi o formę oraz układ.

Powyższe warunki odnoszą się zarówno do faktur w formie papierowej jak i elektronicznych, a ich spełnienie możliwe jest za pomocą kontroli biznesowych. Są to stosowane przez przedsiębiorców procedury, które pozwalają na prześledzenie drogi dokumentu od momentu zamówienia, przez zapłatę i wystawienie dokumentu, aż do archiwizacji. Przepisy jednak nie określają tych sposobów- pracodawca musi sam je opracować i stosować. Zgodnie z art. 106m ust. 5 poza kontrolami biznesowymi, w/w czynniki są również zachowywane przez stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych (EDI).

Bezpieczny podpis elektroniczny to podpis elektroniczny, który jest weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zgodnie z art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny.

Przez EDI rozumie się technologię obiegu i wymiany dokumentów między aplikacjami kontrahentów.

Czy wymagana jest zgoda na stosowanie e-faktur?

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Przepisy nie określają jednak wprost sposobu w jaki akceptacja powinna zostać wyrażona. Dopuszczalne jest zatem zaakceptowanie e-faktury w formie pisemnej, elektronicznej, a nawet ustnej. W przypadku braku stricte akceptacji ale zapłaty przez kontrahenta za fakturę wysłaną drogą elektroniczną mówi się o tzw. akceptacji domniemanej, ponieważ w sytuacji gdy nabywca towarów bądź usług opłacił otrzymaną fakturę, można uznać, że akceptuje taką formę dostarczania dokumentów.

Czy określony jest format faktury elektronicznej?

Wyboru formatu faktury dokonują podatnicy. Musi on jednak zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury, a także być trudno edytowalnym, np. e-mail wraz z załącznikiem np. PDF albo JPG.

UWAGA! Dokumenty przesłane w formacie DOC (Word) nie spełniają wyżej wymienionych cech, ponieważ można w łatwy sposób ingerować w ich treść. Jeśli faktura została wydrukowana, a następnie zeskanowana i udostępniona w formie elektronicznej- będzie e-fakturą. Konieczne jest jednak to, by wersja papierowa nie trafiła do obiegu.

Czy e- faktury muszą być przechowywane?

Do 31.12.2013 r. obowiązywało Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowe. Zgodnie z §6. w/w Rozporządzenia faktury elektroniczne powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2) łatwe ich odszukanie;
3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Z dniem 01.01.2014 r. rozporządzenie to straciło moc prawną. Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Poniżej zestawienie zmian dotyczących faktur elektronicznych:

Dlaczego warto wprowadzić e -faktury?

Wysyłanie faktur w formie elektronicznej nie wymaga zaangażowania wielu zasobów ludzkich, jak przy fakturach papierowych- począwszy od adresowania kopert, poprzez ich wysyłkę. Wprowadzając e-faktury w przedsiębiorstwie obniżamy koszty związane z usługami pocztowymi. E-faktury niwelują wszelkie dodatkowe procesy, które pochłaniałyby czas osób wystawiających faktury sprzedaży. W niektórych- zwłaszcza dużych firmach- osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur muszą dostosować się do obowiązujących procedur np. korespondencja wychodząca jest przyjmowana do rejestracji do określonej godziny.

W przypadku otrzymania dyspozycji wystawienia faktury po wyznaczonej godzinie do odbioru przesyłek pocztowych od razu wiadome jest, że zostanie ona wysłana dopiero w następnym dniu roboczym. Dodatkowo tradycyjna wysyłka faktur jest o tyle ryzykowna, że dokument może zostać niedostarczony, bądź co gorsza zagubiony. W przypadku faktur elektronicznych w przedsiębiorstwie musi być wprowadzone bardzo dobre zabezpieczenie od strony informatycznej. Co więcej- adres mailowy na który (oraz z którego) będzie wysłana faktura, a także serwer na którym będą przechowywane faktury muszą być bezpieczne. Dopiero wtedy ma się pewność, że dane na fakturze nie zostaną zmienione, co pozwoli zapewnić autentyczność treści.

Przy fakturach tradycyjnych zachodzi konieczność archiwizacji dokumentów. Przy dużej liczbie kontrahentów, a co za tym idzie wystawionych faktur sprzedaży - rodzi się problem z archiwizacją oraz kosztem jej utrzymywania. Jednakże archiwizacja faktur elektronicznych też wiąże się z utrudnieniami. A mianowicie- muszą zostać spełnione wszystkie warunki o których mowa w ustawie.

Kolejną ważną kwestią na którą warto zwrócić uwagę jest to, że dostęp do faktur papierowych jest czasem ograniczony i może wymagać dodatkowych czynności (np. odebranie ich z archiwum, które nie zawsze znajduje się w miejscu prowadzenia ksiąg).

Dzięki wprowadzeniu faktur elektronicznych możemy obniżyć w przedsiębiorstwie koszty związane zarówno z archiwizacją dokumentów, drukowaniem ich w wersji papierowej, wysyłką oraz większą pracochłonnością pracowników związaną z procesem fakturowania.

Pamiętajmy również, że przechodząc na elektroniczne wysyłanie faktur chronimy środowisko, które w ostatnich czasach są elementem promocji i dofinansowania ze strony państwa oraz może być także elementem promocji dla samego przedsiębiorstwa.

Komisja Europejska ustaliła wytyczne, zgodnie z którymi e-faktura ma się stać główną metodą fakturowania w Europie do 2020 roku.