Czy wartość niematerialną i prawną można ulepszyć?

Artykuł autorstwa eksperta PKF (Edyta Głębicka), został opublikowany 11 czerwca 2014 r. na portalu TaxFin.pl.

Czy wartość niematerialną i prawną można ulepszyć?

Z punktu widzenia przepisów podatkowych, nie można. Przepisy ustaw o podatkach dochodowych nie przewidują zdarzenia w postaci powiększenia wartości początkowej używanej już w firmie i amortyzowanej wartości niematerialnej prawnej.

Zdarzenie w postaci ulepszenia dotyczy wyłącznie środków trwałych. Jeśli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku m.in. rozbudowy lub modernizacji, wartość początkową tych środków powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł.

Zatem co do zasady, wszelkie wydatki, które nawet bezpośrednio dotyczą używanego już prawa (np. licencji, prawa autorskiego do programu komputerowego), należy rozliczać bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów, co do zasady, w dacie poniesienia. Chyba że, owo „ulepszenie” może być uznane za samodzielną wartość niematerialną i prawną, jeżeli spełnia definicję z ustawy. W szczególności, jeżeli ulepszenie wiąże się z nabyciem odrębnej licencji. Konieczność amortyzacji wydatku zaistnieje wtedy, gdy wartość nabytej licencji np. na program komputerowy, będzie przekraczała 3500 zł netto i przewidywany okres jej używania przekracza rok.

O jakie wydatki może chodzić?

Wydatki, o których tutaj mowa, to chociażby wydatki na aktualizację oprogramowania używanego w firmie, na tzw. up’grade, na udoskonalenia użytkowe i funkcjonalne wersji oprogramowania używanej w firmie, na jakieś dodatkowe nakładki systemowe na oprogramowanie w firmie, na nowe i poprawione wersje używanego oprogramowania. Niezależnie od tego, firma może ponosić wydatki na opiekę nad oprogramowaniem oraz na serwis, jak również na usługi informatyczne, których celem jest zintegrowanie systemów informatycznych funkcjonujących w firmie.

Jakie wydatki i koszty dotyczące licencji i oprogramowań powinny wchodzić do wartości początkowej?

Warto jeszcze pochylić się nad wcale niełatwym zagadnieniem, jakie wydatki i koszty powinny budować wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych. Przepisy ustaw podatkowych wymieniają faktycznie tylko kilka rodzajów kosztów, które należy kapitalizować w wartości początkowej. Są to generalnie koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania wartości niematerialnej i prawnej do używania, koszty montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych. Niewątpliwie realną pomocą może być tutaj praktyka organów podatkowych.
Po dokonaniu przeglądu treści interpretacji w analizowanym zakresie, stwierdzić należy, że następujące koszty powinny być uznawane za wartość początkową wartości niematerialnych i prawnych lub powinny być doliczane do tej wartości, i podlegać amortyzacji:

• koszty zakupu licencji i praw autorskich,
• koszty instalacji systemu komputerowego,
• koszty dostosowania systemu do potrzeb danego użytkownika przed rozpoczęciem jego używania,
• koszty analiz funkcjonalności wdrażanego systemu,
• koszty dostosowania istniejących u podatnika procedur do wymogów nowego oprogramowania,
• koszty migracji danych do nowego oprogramowania,
• koszty testów działania nowego systemu, jego korekt i poprawek,
• koszty zarządzania projektem wdrożeniowym,
• koszty tzw. "maintenance" poniesione do dnia oddania systemu do używania,
• odsetki od kredytu lub pożyczki inwestycyjnej naliczone do dnia oddania wartości niematerialnej i prawnej do używania,
• różnice kursowe naliczone do dnia oddania wartości niematerialnej i prawnej do używania.

Jakie wydatki i koszty związane z wartościami niematerialnymi i prawnymi są kosztami bezpośrednimi?

Poniżej została przedstawiona lista wydatków, których zdaniem organów nie trzeba kapitalizować do wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, lecz można je zaliczać do kosztów uzyskania przychodów, co do zasady, w dacie poniesienia. Generalnie są to koszty, które nie są bezpośrednio związane z wdrożeniem oprogramowania:

• koszty poniesione przed podjęciem decyzji o rozpoczęciu inwestycji w określone wartości niematerialne i prawne,
• koszty analiz dotyczących zakupu nowego oprogramowania, wymogów oprogramowania i jego funkcjonalności,
• koszty studium wykonalności oraz opracowania koncepcji wdrożenia,
• koszty przygotowania zapytania ofertowego, analizy ofert, wyboru oferentów, negocjacji umów z klientami,
• koszty analizy korzyści i kosztów wdrożenia nowego systemu,
• koszty usług doradczych i dotyczących pozyskania finansowania na inwestycje (kredyt, pożyczka, dotacja),
• koszty szkoleń pracowników,
• koszty tzw. "maintenance" poniesione po oddaniu systemu do używania.