Błąd w informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11

Artykuł autorstwa ekperta PKF (Beata Spychała - Ekspert ds. kadr i płac), został opublikowany 11 lutego 2015 r. na portalu TaxFin.pl.

Informacja PIT-11 zawiera dane o przychodach, kosztach ich uzyskania oraz zaliczkach na podatek dochodowy pobranych przez płatnika w roku podatkowym. Na jej podstawie podatnik sporządza roczne zeznanie podatkowe.

Co zrobić, jeśli zdarzy się błąd w informacji ze strony płatnika?

Zgodnie z art. 8 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz.U. z 2012r., poz. 749 z późn. zm.) Płatnik jest obowiązany do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.
Art. 31. Ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 1991r. Nr 80, poz. 350 z późn. zm.) nazywa płatnika „zakładem pracy” i nakłada na niego obowiązek obliczania i pobierania w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z powyższego wynika, że płatnik/zakład pracy jest odpowiedzialny za poprawność naliczenia podatku i terminowe wpłacenie zaliczki.

Zakład pracy jest również zobowiązany do wystawienia i przekazania pracownikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 w terminie do ostatniego dnia lutego roku następującego po roku podatkowym.

Najważniejsze informacje niezbędne do sporządzenia rocznego zeznania podatkowego znajdują się w części E informacji: w kolumnie b - przychód, w kolumnie c - koszty uzyskania przychodu, w kolumnie d - dochód, w kolumnie e - dochód zwolniony od podatku i w kolumnie f - zaliczka pobrana przez płatnika.

W kwocie przychodów, w części E, nie uwzględnia się przychodów wolnych od podatku na podstawie przepisów ustawy oraz przychodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku; jednakże w kolumnie e należy wykazać dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Do obliczenia zobowiązania podatkowego potrzebne są jeszcze dane wykazane w pozycji 66 – składki na ubezpieczenie społeczne, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych, a które wyłącza z podstawy opodatkowania art. 26 ustęp 1 pkt 2 ustawy podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz w 68 – składka na ubezpieczenie zdrowotne, o której mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, a która na podstawie art. 27b ustawy o pdof obniża podatek dochodowy.

Zaniżenie przychodu lub zaliczki

Jeżeli z przyczyn leżących po stronie płatnika miało miejsce zaniżenie przychodu lub zaliczki w ciągu roku podatkowego, to odpowiedzialny jest płatnik.

W takiej sytuacji po wykryciu błędu, płatnik musi ponownie naliczyć podatek, a kwoty zaliczek przekazać do urzędu skarbowego z własnych środków, mimo że normalnie podatek opłacany jest ze środków podatnika (pracownika). Nawet jeśli pracownik otrzymał zbyt wysokie wynagrodzenie netto, nie ma on obowiązku zwracać go pracodawcy / płatnikowi, gdyż przepisy prawa pracy chronią wynagrodzenie – przyjmuje się, że skoro pracodawca przekazał lub wypłacił wynagrodzenie w danej kwocie, to pracownik ma prawo domniemywać, że taką kwotę miał otrzymać i ma prawo całą kwotę skonsumować (wyrok SN z 9 stycznia 2007 r., II PK 138/06 (OSNP 2008/3-4/38), wyroku SN z 8 czerwca 2010 r., I PK 31/10 (M.P.Pr. 2010/9/450), wyrok SN z 23 października 2008 r. II PK 76/08, M.P.Pr. 2009/4/201).

Zgodnie z art. 26a. Ordynacji podatkowej § 1. Podatnik nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania czynności, o których mowa w art. 12, 13 oraz 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14 poz. 176, z późn. zm.2) – do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany jest płatnik.

Pobyt podatnika za granicą

Warto przyjrzeć się informacji dla pracownika, który w ciągu roku podatkowego był oddelegowany do pracy za granicą, gdyż sporządzenie jej może sprawiać trudności.

Jeśli pobyt pracownika za granicą nie przekroczył w roku podatkowym 183 dni, zgodnie z art. 3 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlega on nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce, co oznacza, że podatek od całego dochodu należy zapłacić w Polsce. W takiej sytuacji w kolumnie b wykazuje się cały przychód osiągnięty przez pracownika, w kolumnie c - całe wykorzystane koszty uzyskania przychodów, a składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne odprowadzone od całego przychodu.

Jeśli jednak pracownik jest oddelegowany za granicę i łączny okres jego pobytu w danym roku kalendarzowym przekracza 183 dni, dochód osiągnięty w Polsce podlega opodatkowaniu w Polsce, a dochód osiągnięty za granicą – za granicą.
Przygotowując informację PIT-11 płatnik musi wykazać oddzielnie przychód osiągnięty i opodatkowany w Polsce i oddzielnie dochód zwolniony na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Podatnik, dokonując rozliczenia rocznego, sporządzi i złoży zeznanie roczne we właściwym urzędzie skarbowym w Polsce, jak również będzie musiał zapłacić podatek dochodowy za granicą - od dochodu osiągniętego za granicą – zgodnie z większością umów między Rzecząpospolitą polską a innymi krajami w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu w zakresie podatków od dochodu i majątku i na podstawie przepisów podatkowych obowiązujących w danym kraju.
Jeśli zdarzyło się, że płatnik dokonał błędnego podziału całego przychodu pracownika na osiągnięty w Polsce i za granicą i w konsekwencji błędnie wykazał przychód osiągnięty w Polsce i dochód podlegający opodatkowaniu w Polsce oraz dochód zwolniony z opodatkowania na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, należy dokładnie prześledzić obliczenia. Zaniżenie lub nieujawnienie podstawy opodatkowania wskazane w art. 26a par 1 Ordynacji podatkowej nie ma miejsca, jeśli suma wykazanych dochodów w informacji błędnej jest taka sama jak w informacji korygującej. Dochód do opodatkowania został wykazany zgodnie ze stanem rzeczywistym, jedynie jego podział nie jest poprawny.

To samo dotyczy kwoty zaliczki na podatek: jeśli zarówno w informacji pierwotnej jak i korygującej, kwota pobranych zaliczek na podatek dochodowy jest taka sama, to zaliczki zostały naliczone i odprowadzone w prawidłowej wysokości, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z przytoczonego wcześniej art. 8 Ordynacji podatkowej.

Jednak ostateczne zobowiązanie podatkowe wynika z rocznego zeznania, sporządzanego przez podatnika m.in. na podstawie informacji PIT-11, którą otrzymuje od płatnika/zakładu pracy. Zgodnie z art. 26 Ordynacji podatkowej Podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki, a art. 45. Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nakłada na podatnika obowiązek terminowego złożenia zeznania: Podatnicy są obowiązani składać urzędom skarbowym zeznanie, według ustalonego wzoru, o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym, w terminie do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem ust. 7 i 8.

W związku z przytoczonym wyżej art. 26 Ordynacji podatkowej warto w tym miejscu podkreślić, że podatnik jest obowiązany zwrócić uwagę, czy w informacji PIT-11 zostały wykazane przychody, koszty i zaliczki zgodne ze stanem faktycznym. Gdyby jakieś dane budziły jego wątpliwości winien on zwrócić się do zakładu pracy o wyjaśnienie, a sam sprawdzić te dane z miesięcznymi informacjami (np. z tzw. paskami) i przelewami. W sytuacji niezgodności płatnik wystawi informację korygującą.

Ordynacja podatkowa zawiera regulacje dotyczące korekty, zatem ustawodawca dopuszcza możliwość zaistnienia pomyłki lub błędu. Art. 81 § 1. Ordynacji podatkowej stanowi:

Jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację. § 2. Skorygowanie deklaracji następuje przez złożenie korygującej deklaracji wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty.

Zgodnie z art. 21 § 1. Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania, a wygasa – zgodnie z art.. 59 § 1 pkt 9 w całości lub w części wskutek przedawnienia - z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 par. 1).

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Bydgoszczy w wyroku z dnia 17 kwietnia 2012r., sygn. akt I SA/Bd 178/12 uściślił okres, w którym korekta może być dokonana. W uzasadnieniu WSA wyjaśnia:

Prawo do złożenia korekty istnieje dopóty, dopóki zobowiązanie nie uległo przedawnieniu, a zatem, gdy korekta zobowiązania podatkowego zostanie dokonana w terminie otwartym do weryfikacji zobowiązania przez organ podatkowy. Po upływie terminu przedawnienia nie jest możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian w wysokości zobowiązania, czy to przez podatnika przez złożenie korekty zeznania, czy przez organ podatkowy, przez wydanie decyzji weryfikującej zeznanie podatnika, skoro w wyniku przedawnienia nastąpiło wygaśnięcie tegoż zobowiązania (por. wyrok WSA w Kielcach z 30 lipca 2009 r., sygn. akt I SA/Ke 177/09, LEX nr 512820). Uzasadnione jest stanowisko o ograniczonej terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego, zarówno możliwości orzekania co do poszczególnych elementów podatku od towarów i usług, jak i zmiany tych elementów poprzez korektę deklaracji (por. wyrok WSA w Warszawie z 2 września 2008 r., sygn. akt III SA/Wa 412/08, LEX nr 491892).

Co do zasady podatek za dany rok należy uregulować do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, a więc prawo do złożenia korekty za rok 2014 upłynie dnia 31 grudnia 2020. Na podstawie powyższych regulacji płatnik ma prawo i obowiązek sporządzenia korekty, jeśli popełniony został błąd.

Jeśli podatnik zauważył błąd w informacji PIT-11 i mimo to posłużył się nią do sporządzenia zeznania rocznego, może podlegać karze z art. 56 & 1 Ustawy z dnia 10 września 1999r. Kodeks karny skarbowy (tekst jednolity: Dz. U. z 2007r. Nr 111, poz., 765 z późn.zm.), który stanowi:

Podatnik, który składając organowi podatkowemu, innemu uprawnionemu organowi lub płatnikowi deklarację lub oświadczenie, podaje nieprawdę lub zataja prawdę albo nie dopełnia obowiązku zawiadomienia o zmianie objętych nimi danych, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie.

Przepisy prawa podatkowego nakładają na wszystkich podatników obowiązek podawania prawdziwych danych. Warto weryfikować je przed sporządzeniem i złożeniem zeznania podatkowego, gdyż każdy z nas, będąc podatnikiem, odpowiada za nie, a za błędy ponosi odpowiedzialność.

Jeżeli z przyczyn leżących po stronie płatnika miało miejsce zaniżenie przychodu lub zaliczki w ciągu roku to odpowiedzialny jest płatnik. Jeżeli zaś błąd leży po stronie nieuwagi podatnika, to podatnik ponosi za niego odpowiedzialność.