ALERT: Obowiązek wynikający z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Wiąże się to z dodatkowymi czynnościami,  których muszą się podjąć biura rachunkowe celem spełnienia obowiązków wynikających z ustawy.

W szczególności biuro rachunkowe, jako podmiot obowiązany jest zobligowany do:

• Ustanowienia osoby odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie,
• Przeszkolenie w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu swoich pracowników,
• Wdrożenia wewnętrznej pisemnej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• Ocena ryzyka Klientów oraz bieżąca analiza ich transakcji pod kątem ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
• Prowadzenia rejestru transakcji spełniających kryteria określone w ustawie,
• Dostarczanie Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej informacji o transakcjach spełniających kryteria określone w ustawie, w terminach i w formie określonej w ustawie,
• Zapewnienie odpowiedniej  archiwizacji dokumentów  i informacji  wymienionych w ustawie.

Obowiązek wdrożenia odpowiedniej procedury przez biura rachunkowe minął 22 kwietnia 2010 r.

Do 22 października 2010 r. biura rachunkowe muszą przeprowadzić ocenę i analizę ryzyka występowania podejrzanych transakcji w stosunku do dotychczasowych klientów.

Jednocześnie za niewykonywanie obowiązków wynikających z ustawy, podmioty obowiązane są  narażone na karę w wysokości do 750.000 zł.

Proponujemy Państwu zakup wzoru procedury wewnętrznej w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu przygotowanej z myślą właśnie o podmiotach prowadzących działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.  Procedura ta w sposób szczegółowy reguluje zakres odpowiedzialności osób odpowiedzialnych w biurze rachunkowym za wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy oraz sposób wykonywania i dokumentowania czynności i analiz wymaganych przez ustawę.

Nowe przepisy są nieprecyzyjne i sprawiają poważne kłopoty interpretacyjne właścicielom i osobom zarządzającym biurami rachunkowymi.

Poniżej przedstawiamy wybrane zagadnienia związane z wykonywaniem obowiązków ustawy przez biura rachunkowe.

1.        Rejestrowanie transakcji ,,ponadprogowych”

Do problematycznych należy między innymi obowiązek określony w art. 8 ust.1 ustawy, tj. rejestrowania transakcji powyżej 15 tys. Euro przez podmioty, które je przeprowadzają. Z literalnej treści przepisów ustawy wynika, ze podmioty prowadzące działalność gospodarczą polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych powinny takie transakcje rejestrować. Faktycznie należy jednak przyjąć, że przepis ten nie dotyczy biur rachunkowych, których standardową działalnością jest księgowanie operacji gospodarczych, a nie ich przeprowadzanie. Należy zatem uznać, iż zarówno biura rachunkowe, jak i indywidualni księgowi nie będą tego obowiązku realizować w praktyce. Księgowi z reguły nie przyjmują bowiem zleceń pieniężnych od klientów (wyjątki mogą stanowić sytuacje, w których w zakresie obowiązków wynikających z umowy Biuro realizuje przelewy bankowe w imieniu Klienta). Z reguły także Biuro nie przeprowadza w imieniu Klienta innych transakcji, np. przeniesienia własności lub zamiany wierzytelności na udziały.

2.        Rejestrowanie transakcji podejrzanych

Nie ma natomiast wątpliwości, ze biura rachunkowe muszą rejestrować transakcje podejrzane. W przypadku zarejestrowania transakcji tego rodzaju podmioty mają obowiązek poinformowania  o transakcji Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Z art. 12 ww. ustawy wynika, że informacje te biura rachunkowe i księgowi powinni przekazać niezwłocznie. Chodzi przy tym o transakcje , których okoliczności wskazują, że mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu-bez względu na ich wartość. Obowiązek rejestrowania operacji podejrzanych  dotyczy tych operacji, które są przeprowadzane przez inny podmiot obowiązany, np.  przez bank (księgowy nie jest podmiotem, który przyjmuje dyspozycje lub zlecenie),  a o których biuro rachunkowe wie lub przy zachowaniu  należytej staranności powinno wiedzieć w związku z wykonaniem umowy z klientem (art.8 ust. 3 a ustawy). Biuro prowadzące bieżącą obsługę księgową klienta  musi zatem analizować wszystkie transakcje, o których wiedzę nabyło w związku z obsługą, ustalić te podejrzane, zarejestrować je i poinformować o nich Generalnego Inspektora. Poza transakcjami podejrzanymi, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 3a ustawy, potencjalny obowiązek zawiadomienia Generalnego Inspektora dotyczy także transakcji, które klient biura rachunkowego zamierza przeprowadzić za pośrednictwem innej niż biuro rachunkowe instytucji obowiązanej, a które mogą mieć związek z popełnieniem przestępstwa prania pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu, o których mowa w art. 165a lub 299 k.k. (art. 16 ust.1).

3.        Przejściowe zwolnienie z obowiązku rejestracji

Osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które w dniu wejścia w życie ustawy zmieniającej z 25 czerwca 2009 r. stały się instytucjami obowiązanymi, w tym m. in. biura rachunkowe, są zwolnione z obowiązku rejestracji transakcji, o których mowa  w art. 8 ust. 1 ustawy (czyli tzw. ,, transakcji ponadprogowych”) oraz przekazywania informacji o nich do Generalnego Inspektora. Zwolnienie obowiązuje do dnia wejścia w życie przepisów wykonawczych wydanych na podstawie art. 13 ustawy. Podstawa prawna do wydania nowych przepisów wykonawczych, czyli wspomniany art. 13, wejdzie w życie 8 października 2010 r. Wtedy też dopiero mogą pojawić się stosowne przepisy wykonawcze zobowiązujące księgowych do rejestracji transakcji ,,ponadprogowych” oraz przekazywania informacji o nich do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).Tak stanowi art. 18 ust.3  ustawy z 25 czerwca 2009 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących  z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu oraz o zmianie niektórych innych ustaw (zwanej dalej ,,ustawą zmieniającą”).

I tu pojawia się kolejny problem interpretacyjny. Mianowicie z powołanego art. 18 ust. 3 ustawy zmieniającej wynika, że zwolnienie z obowiązku rejestracji transakcji oraz przekazywania informacji o tych transakcjach do GIIF obejmuje tylko tzw. Transakcje ,,ponadprogowe”, o których mowa w art. 8 ust. 1 ustawy. Jak wspomnieliśmy wcześniej, w praktyce biura rachunkowe i tak nie mają obowiązku rejestrowania tych transakcji. Natomiast wspomniany przepis art. 18 ust. 3 ustawy zmieniającej  nie zwalnia biur rachunkowych z obowiązku rejestrowania i przekazywania do GIIF  informacji o transakcjach podejrzanych, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 3a ustawy. Wynika stąd, ze biura rachunkowe nie są zwolnione z obowiązku rejestrowania transakcji podejrzanych oraz przekazywania do GIIF informacji o takich transakcjach.

4.        Inne obowiązki biur rachunkowych

Na tym nie kończą się obowiązki biur rachunkowych. Do podstawowych zadań księgowych w świetle przepisów znowelizowanej ustawy należy stosowanie środków bezpieczeństwa  finansowego, a w szczególności identyfikacji oraz weryfikacji klienta i beneficjenta rzeczywistego, bieżące monitorowanie przeprowadzanych transakcji, badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych. Środki bezpieczeństwa finansowego stosowane są wyłącznie wobec klientów, z którymi zawierane są umowy na dostarczanie usług w zakresie rachunkowości i dokumentacji podatkowej zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt. 2-6 i art.76a ust.2 ustawy o rachunkowości.

Ważnym elementem jest także stała bieżąca analiza ryzyka związanego z obsługą klientów pod kątem wystąpienia niebezpieczeństwa prania pieniędzy  i finansowania terroryzmu. Przypomnijmy też, że biura rachunkowe w ciągu 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy zmieniającej (czyli do 22 października 2010 r.) mają obowiązek przeprowadzić w stosunku do dotychczasowych klientów analizę i ocenę ryzyka występowania podejrzanych transakcji (art. 17 ustawy zmieniającej).

Zadania te wiążą się z obowiązkiem przygotowania przez biura rachunkowe tzw. Procedur wewnętrznych określających zasady i sposoby wykonywania obowiązków wynikających z ustawy (jak wynika z treści art. 16 ustawy zmieniającej, obowiązek ten biura rachunkowe miały wypełnić w ciągu 6 miesięcy, licząc od 22 października 2009 r., czyli do 22 kwietnia br.).

Należy zauważyć iż biura rachunkowe są relatywnie nowym elementem systemu walki z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Podstawową rolę w tym systemie odgrywają instytucje finansowe. Wydaje się iż z uwagi na czynności zwyczajowo wykonywane przez biura rachunkowe ich rola w systemie walki z praniem pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu nie będzie aż tak duża jak rola innych podmiotów obowiązanych. Wynika to chociażby z ograniczonej możliwości zablokowania lub wstrzymania transakcji oraz zamrożenia środków. Procedury te nie leżą w kompetencji biur rachunkowych, które z reguły dowiadują się o danej transakcji post factum na podstawie otrzymanych od Klienta dokumentów źródłowych.        

Przygotowany przez nas wzór procedury określa osoby odpowiedzialne za wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy, sposób wykonywania oraz dokumentowania wykonania tychże obowiązków.

W związku z faktem iż celem naszym było jak największe przełożenie obowiązków wynikających z ustawy na realia funkcjonowania biura rachunkowego i czynności zwyczajowo wykonywanych przez biura rachunkowe, nie uwzględnialiśmy w zapisach procedury zapisów dotyczących instytucji wstrzymania transakcji, blokowania rachunku oraz zamrażania środków. Zapisy te, w odniesieniu do biura rachunkowego miałyby charakter martwego zapisu. Gdyby jednak zarząd biura rachunkowego uznał, iż istnienie takich zapisów jest właściwie należałoby dokonać zmiany w proponowanym przez nas wzorze procedury.

Przy zapisach dotyczących formy prowadzenia rejestru transakcji również przyjęliśmy praktyczny wariant proponując w procedurze prowadzenie go w formie papierowej (ustawodawca dał podmiotom obowiązanym możliwość wyboru formy pisemnej lub elektronicznej, jednak wydawało nam się mało prawdopodobne aby biuro rachunkowe posiadało specjalną aplikację umożliwiającą prowadzenie tego rejestru w formie elektronicznej). Skupiliśmy się zatem na rozwiązaniu praktycznym załączając wzór papierowego rejestru transakcji.

Dostosowywanie wzoru procedury do struktury organizacyjnej oraz do zmian w przepisach

Wzór przygotowanej przez nas procedury został opracowany z myślą o podmiotach prowadzących usługowo księgi rachunkowe swoich Klientów i przekłada obowiązki podmiotu obowiązanego na grunt czynności, które zwyczajowo wykonywane są przez biura rachunkowe. Procedura została napisana w taki sposób aby w jak największym stopniu ułatwić użytkownikom wykonywanie i dokumentowanie wykonania poszczególnych obowiązków wynikających z ustawy. Procedura zawiera szereg załączników wskazujących sposób dokumentowania wykonanie obowiązków wynikających z ustawy. Nie zmienia to faktu, że wykonywanie tych obowiązków, z uwagi na nieprecyzyjne zapisy samej ustawy,  a także brak praktyki w tym zakresie w odniesieniu do Biur Rachunkowych może nastręczać trudności.

Za wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy odpowiada Zarząd Biura Rachunkowego.

Wdrażając procedurę dotyczącą prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu na bazie Wzoru procedury Zarząd Biura Rachunkowego odpowiada za dostosowanie jej do struktury organizacyjnej oraz faktycznych czynności wykonywanych przez Biuro Rachunkowe na rzecz swoich Klientów. Zarząd odpowiada także za aktualizację procedury i dostosowanie jej do zmian organizacyjnych w samym Biurze Rachunkowym jak również do zmian w przepisach.

5.        Sankcje za naruszenie przepisów ustawy

Ustawa wprowadza sankcje za niewypełnienie obowiązków wynikających z ustawy. Są to sankcje zarówno finansowe (kary pieniężne, grzywny), jak i kary pozbawienia wolności do lat 3.