Kryteria wyboru biura rachunkowego

Artykuł autorstwa eksperta PKF BPO Sadowska-Malczewska (Karolina Koszyk - Menedżer Projektów Sprzedażowych) 

Na rynku obserwujemy od dłuższego czasu wzmożoną aktywność firm świadczących usługi outsourcingowe. Powstaje coraz więcej tego typu nowych firm, a te już istniejące z zwiększoną siłą zaczynają promocję swoich usług próbując zdobyć coraz większy udział w rynku. Te zachowania są odpowiedzią na potrzeby polskich przedsiębiorców, którzy coraz częściej decydują się na przekazanie pewnych księgowości, kadr oraz płac na zewnątrz firmy.

Jakie usługi może outsourcować Przedsiębiorca?

Zakres tego typu usług jest bardzo szeroki - poczynając od usług sprzątania, transportu, marketingu, poprzez szkolenia, logistykę, a kończąc na usługach prawnych, księgowych czy kadrowo-płacowych. Warto również wspomnieć dlaczego firmy decydują się na outsourcing. Współpracując z firmami outsourcingowymi przedsiębiorcy mogą skupić się na wykonywaniu swojej podstawowej działalności operacyjnej. Dodatkowo outsourcing zwiększa wydajność oraz korzystnie wpływa na rentowność firmy.

Niezależnie od tego jakiego rodzaju są to usługi podczas doboru odpowiedniego partnera biznesowego należy zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii.

Wewnętrzna analiza 

Po pierwsze i najważniejsze należy zrobić wewnętrzną analizę i zastanowić się nad tym czego tak naprawdę moja Firma potrzebuje i czy outsourcing jest na pewno rozwiązaniem. Otóż nie zawsze tak jest. Czasami po wstępnej analizie możemy dojść do wniosku, iż w tej chwili wystarczy wdrożyć kilka zmian wewnątrz organizacji, które dadzą nam oczekiwane przez nas efekty. Przed rozpoczęciem poszukiwań na zewnątrz rekomenduję przeprowadzenie szczegółowej wewnętrznej analizy, tak by później nie okazało się, iż nasze oczekiwania bardzo rozminą się z rzeczywistością. Podczas przeprowadzania takiej analizy nie należy skupiać się tylko na zadaniach i efektach jakich oczekujemy, ale również na kosztach, jakie ponosimy przy wykonywaniu określonych czynności. Przy szacowaniu kosztów poza standardowymi wydatkami bezpośrednio związanymi z konkretnym departamentem czy określonymi czynnościami należy pamiętać o wydatkach dodatkowych, o których często zapominamy jak np. koszty powierzchni biura związane z osobami wykonującymi dane czynności, koszty rekrutacji nowych pracowników czy koszty wdrożenia nowego pracownika w obowiązki. Nie należy też zapominać o koszcie czasu, który poświęcimy na przekazywaniu informacji zewnętrznemu partnerowi.

Jaki mamy wybór? 

Po przeprowadzeniu analizy warto zrobić research na rynku i zapoznać się z firmami, które ewentualnie wzbudziły nasze zainteresowanie. Osobiście polecam (o czym często zapominamy) zwrócić się do znajomych i po prostu zapytać o rekomendację dotyczące Firmy Outsourcingowej. Warto czerpać wiedzę od osób, które wybór firmy outsourcingowej mają już za sobą. Dlaczego? Osoby  te przeszły już przez cały proces doboru outsourcera, czasami mają już za sobą również zmianę takiej firmy i przede wszystkim wiedzą na co powinno się zwrócić szczególną uwagę. Takie osoby wiedzą jak ułożyć sobie ścieżkę komunikacji pomiędzy naszą firmą, a zewnętrznym partnerem. Warto korzystać z wiedzy i doświadczeń innych, bo dzięki temu możemy zaoszczędzić nie tylko czas i nerwy, ale również pieniądze. Pamiętajmy, że sukces naszej Firmy nie zależy tylko od naszych działań, ale też od wyborów solidnych Kontrahentów do współpracy.

W kolejnych zdaniach przedstawiam spis kilku najważniejszych kwestii, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze firmy outsourcingowej.

Najważniejszym aspektem przy wyborze firmy outsourcingowej dopasowanie do naszych potrzeb i wymagań. Trzeba pamiętać by prowadząc firmę na małą skalę nie celować do ogromnych korporacji outsourcingowych, gdyż zarówno koszty jak i zakres usług może być zdecydowanie nieadekwatny do tego czego w tej chwili potrzebujemy. A contrario należy pamiętać, iż nie zawsze niskie koszty idą w parze z wysoką jakością świadczonych usług. Warto sprawdzać opinie o firmie, mieć zweryfikowane referencje poprzedzone kontaktem do aktualnych Klientów firmy, tak by uzyskać informację z pierwszej ręki.

Jeżeli potencjalny Kontrahent świadczy usługi na wysokim poziomie możliwe, że sam nas zachęci do zweryfikowania rekomendacji. Dobrą praktyką jest ponadto sprawdzenie firmy w rejestrach dłużników, tak abyśmy mieli pewność, że planujemy rozpocząć współpracę z firmą bez problemów płatniczych.

Komunikacja, wspólny język i wzajemne zrozumienie

Gdy uda nam się już wybrać kilka firm, które wzbudziły nasze największe zainteresowanie warto się spotkać z jej Przedstawicielami. Osobiście uważam, iż jest to najefektywniejszy sposób na określenie potrzeb oraz zasad współpracy. Obecnie, ze względu na reżim sanitarny najlepszym i najprostszym sposobem jest telekonferencja.  

Ważne jest upewnić się, iż rozumiemy się z potencjalnym partnerem biznesowym, dzięki czemu unikniemy w późniejszym etapie możliwych niespodzianek. Bardzo istotnym aspektem jest również spisanie zakresu wymaganych działań i oczekiwanych rezultatów, pozwoli  to nie tylko na zaoszczędzenie czasu, ale często również na zaoszczędzenie naszych pieniędzy, ponieważ dzięki temu firma outsourcingowa będzie w stanie przygotować ofertę w pełni dopasowaną do naszych potrzeb.

Pamiętajmy, że podając do zapytania ofertowego szczątkowych informacji możemy spotkać z przedstawieniem oferty wyższej cenowo. Wynika to z faktu, że firma outsourcingowa wyceniając taką ofertę nie jest w stanie przewidzieć wszystkich  czynności oraz zadań dlatego szacuje dodatkową kwotę, która pokrywa to ryzyko.

Kolejną ważna kwestią jest zadbanie o to, by na tym etapie ustalić dostępność  koordynatora / opiekuna projektu, tak by kontakt był płynny. Niestety powszechnie spotyka się sytuacje, gdy firmy kończą współpracę nie ze względu na jakość wykonywanej usługi czy cenę, ale ze względu na złą komunikację pomiędzy naszą firmą, a opiekunem projektu. Dlatego warto zapytać czy w takim przypadku istnieje możliwość zmiany przydzielonego nam Koordynatora/opiekuna projektu lub co można zrobić by taki kontakt usprawnić.

Multidyscyplinarność i kompleksowa obsługa

W obecnej chwili ważne jest by zwrócić uwagę na to czy firma na bieżąco zapoznaje się z wszystkimi zmianami  w prawie i podatkach aby móc być dla nas odpowiednim oparciem i doradcą we wszelkich formalnościach prawno – podatkowych lub w poinformowaniu nas np. o udogodnieniach z jakich możemy skorzystać. Mnogość zmian w przepisach i wymaganiach formalnych mogą przytłoczyć nie tylko przedsiębiorców, ale i samego księgowego. Warto więc zwrócić uwagę ilu pracowników zatrudnia biuro rachunkowe, czy współpracują z Doradcami Podatkowymi, czy mają do dyspozycji prawników. Jest niemożliwe, aby jedna osoba była ekspertem od wszystkiego. Dostępność w biurze rachunkowym pracowników więc i szerszego wachlarza kompetencji zdecydowanie przyczyni się do tego, że będziemy współpracować z Partnerem, który zadba o wiele obszarów funkcjonowania Twojej firmy i sam przypomni o nadchodzących terminach.

Niewątpliwie dużym ułatwieniem jest posiadanie jednego outsourcera do kilku obszarów i usług. Nawet jeżeli obecnie nie jesteśmy zainteresowani aby nasze biuro księgowe zajmowało się np. zarówno księgowością jak i kadrami i płacami, warto zapewnić sobie taką możliwość na przyszłość. Dodatkowym atutem będzie posiadanie ekspertów z dziedziny finansów, doradztwa, kontrolingu czy raportowania zarządczego. Szeroka gama kompetencji u jednego Partnera powoduje, że wsparcie przychodzi szybciej (bo przecież już nas znają), skraca zaangażowanie naszego czasu (choćby wynikające z faktu, że nie musimy się kontaktować z różnymi dostawcami), daje dużo większe prawdopodobieństwo, że outsourcer wyłapie zarówno zagrożenia, jak i szanse jakie mogą pojawić w naszej działalności.

Nowoczesne systemy i technologie

Świat idzie do przodu, a postępująca pandemia Koronawirusa przyspieszyła cyfryzację i automatyzację, które nadal będą wpływały na zmianę funkcjonowania wielu procesów w firmach. Warto dopytać czy firma dostarcza także nowoczesne rozwiązania, które pozwolą m.in. na elektroniczny obieg dokumentów oraz spraw pracowniczych, które pomogą np. usprawnić obieg dokumentów (Workflow). Coraz większą popularnością cieszą się dostępy do systemów i platform dla pracowników, gdzie mogą pozyskać informacje związane ze swoim zatrudnieniem. np. dane dotyczące urlopów. Przydatne bywają systemy do raportowania, do których ma dostęp kadra menadżerska (pulpity menadżerskie) – dzięki temu mogą w każdej chwili pozyskać interesujące informacje finansowe bądź o swoich pracowników.

Przy wyborze firm świadczących usługi księgowe oraz kadrowo-płacowe warto wziąć pod uwagę programy finansowo – księgowe oraz systemy kadrowo - płacowe jakie oferuje firma outsourcingowa. Niedopasowany system księgowy może spowodować zwiększenie kosztów w usługach dodatkowych lub dłuższy czas oczekiwania na dane finansowe.

Przydatnymi narzędziami mogą być systemy, które ułatwią np. sprawdzanie czynnych kontrahentów VAT i Białej Listy Podatników. Wdrożenie takich systemów nie tylko zapewnia bezpieczeństwo naszych rozliczeń podatkowych ale również pozwala zaoszczędzić czas zarówno nasz jak i księgowego. Dzięki temu, że księgowy poświęca mniej czasu, a wszystko przejmują zautomatyzowane procesy, to w ostatecznym rozrachunku faktura jaką otrzymamy od biura rachunkowego powinna być niższa.

Aspekty formalne i prawne

Mamy już sprawdzone rekomendację, procesy, systemy, ale to nie wszystko… Sprawdźmy czy firma posiada potrzebne uprawnienia by świadczyć usługi jakie nam oferuje, oraz czy dany podmiot posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilno-prawnej, a jeżeli tak, to w jakiej wysokości. Zdarza się, że księgowi popełniają błędy. Ważne jest, aby biuro rachunkowe wzięło na siebie odpowiedzialność za poczyniony błąd. Wiedząc, że biuro posiada  ubezpieczenie, którego suma jest odpowiednio wysoka, mamy dużo większe prawdopodobieństwo, że w przypadku ewentualnych błędów, pokryje skutki swojego błędu, jak i zajmie się wszystkimi aspektami i formalności związanymi z naprawą poczynionego błędu. 

Kolejnym aspektem jaki należy uwzględnić w umowie są terminy jakie będą obowiązywały podczas trwania świadczenia usług. Takie zapisy można obwarować ewentualnymi karami umownymi lub wstrzymaniem płatności. Z punktu widzenia Zleceniodawcy należy zadbać również o szczegółowe określenie obowiązków jakie wchodzą w zakres ceny ryczałtowej oraz, te które będą później klasyfikowane jako usługa dodatkowa. Często firmy outsourcingowe stosują chwyt niskiej ceny ryczałtowej, zaś wiele zadań przenoszą do usług dodatkowych, co w efekcie może całkowicie zmieniać pierwotną cenę. Wówczas firma, która na pierwszy rzut oka wydawała nam się najtańszą staje się najdroższą.  Na koniec polecam sprawdzenie również czy dana firma jest aktywnym płatnikiem VAT, gdyż urzędy zaczęły już egzekwować zwrot niesłusznie odliczonych podatków (należy zaznaczyć, iż często sprawdzany podmiot nie jest świadomy, że został z takiego rejestru wykreślony).

Wybór Biura Rachunkowego może wydawać się dość skomplikowany jednak gra jest warta świeczki, ponieważ to z reguły współpraca na wiele lat, a ustalenie transparentnej komunikacji i jasnych oczekiwań uwzględnionych w umowie może ułatwić późniejszą współpracę obu stronom kontraktu.

Pliki do pobrania

• PKF - Kroki milowe przy wyborze biura rachunkowego [PDF]