Koniec obowiązku integracji kasy fiskalnej z terminalem – co to oznacza?

Alert autorstwa eksperta PKF (Przemysław Milczek – Manager Projektów Podatkowych, Doradca Podatkowy).

Od 1 kwietnia 2025 roku przedsiębiorcy nie mają już obowiązku technicznego łączenia swoich kas fiskalnych online z terminalami płatniczymi. To spore ułatwienie, które kończy okres niepewności związany z możliwymi karami za brak takiej integracji.

Dotychczasowe przepisy nakładały na przedsiębiorców konieczność zintegrowania kasy fiskalnej z terminalem w taki sposób, by kwota z paragonu automatycznie przesyłała się do terminala płatniczego – bez potrzeby ręcznego jej wpisywania przez sprzedawcę. Celem tego rozwiązania była szybsza obsługa klienta i zapewnienie, że każda transakcja bezgotówkowa zostanie odnotowana w systemie fiskalnym państwa (czyli centralnym repozytorium kas).

Obowiązek ten wprowadzono jako część działań promujących płatności bezgotówkowe, a jego wdrożenie planowano na 1 lipca 2022 roku. Szybko jednak okazało się, że zarówno dostawcy terminali, jak i producenci kas nie byli gotowi na powszechną implementację. W związku z tym władze kilkukrotnie przesuwały termin wejścia przepisów w życie – najpierw na 1 stycznia 2025 roku, a potem przedłużając okres przejściowy do końca marca tego roku.

Przedsiębiorcom, którzy nie dostosowali się do nowych wymagań, miała grozić kara pieniężna w wysokości nawet do 5000 zł. Warto zaznaczyć, że przepisy te dotyczyły konkretnie tych firm, które były zobligowane do prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej, a jednocześnie oferowały klientom możliwość dokonywania płatności bezgotówkowych. Istotnym tłem dla tych regulacji jest fakt, że już od 2022 roku obowiązywał odrębny przepis nakładający na większość przedsiębiorców, posiadających obowiązek korzystania z kasy fiskalnej, także konieczność zapewnienia klientom możliwości dokonania zapłaty za pomocą karty płatniczej lub innego środka płatności elektronicznej. W praktyce oznaczało to, że posiadanie terminala płatniczego stało się nieodzownym elementem prowadzenia działalności dla przeważającej części sprzedawców. Dodatkowym wymogiem technicznym, który pojawił się wraz z rozwojem systemów fiskalnych, była obowiązkowa integracja terminala z nowoczesnymi kasami online, co stanowiło kolejny etap unowocześniania procesów sprzedażowych w handlu detalicznym.

Ostatecznie Ministerstwo Finansów zrezygnowało całkowicie z tego obowiązku, wskazując na trudności techniczne i finansowe.

Zamiast wymuszać integrację sprzętu, zdecydowano się wprowadzić inny sposób kontroli. Od 1 kwietnia 2025 roku to operatorzy płatności (czyli banki i firmy obsługujące terminale) mają obowiązek przekazywania informacji o transakcjach kartowych do Krajowej Administracji Skarbowej. Dzięki temu państwo nadal ma wgląd w obrót bezgotówkowy, ale bez konieczności obciążania przedsiębiorców dodatkowymi obowiązkami.

Zniesienie wymogu integracji zostało uregulowane ustawą z 24 stycznia 2025 roku, która oficjalnie usunęła ten zapis z obowiązujących przepisów. Nowe regulacje nie tylko zdejmują obowiązek, ale również uchylają kary za jego niewypełnienie.

Warto zaznaczyć, że rezygnacja z obowiązku integracji nie oznacza, że można zrezygnować z przyjmowania płatności bezgotówkowych. Ten obowiązek nadal obowiązuje – zgodnie z przepisami ustawy Prawo przedsiębiorców, każdy, kto prowadzi sprzedaż rejestrowaną na kasie fiskalnej, musi umożliwić klientom płatność kartą, BLIK-iem lub innym narzędziem bezgotówkowym.