Defence file – dlaczego go potrzebujesz i jak zrobić to dobrze? Perspektywa pełnomocnika. Cz. III

1. Co w razie weryfikacji rozliczeń trzeba będzie wykazać z perspektywy brzmienia przepisów?
2. Czy przepisy, które obecnie obowiązują, były zmieniane lub zapowiadane są ich zmiany? – Dotyczy zwłaszcza sytuacji, gdy dokumentacja obronna musi być gromadzona cyklicznie lub wówczas, gdy weryfikujemy dotychczas zgromadzone materiały.
3. Jakie dowody byłyby najlepsze?
4. Jakie dowody realnie można pozyskać w organizacji?
5. W razie rozbieżności między zakresem ustalonym w odpowiedzi na pytania 3) i 4) – jak inaczej wypełnić potencjalne luki dowodowe lub ewentualnie, czy pierwotnie przyjęta strategia (biznesowa lub potencjalna procesowa) nie powinna zostać zmodyfikowana?
6. Jakie stanowisko w danej kwestii prezentują organy podatkowe i czy to stanowisko ulegało w przeszłości modyfikacji?
7. Jakie stanowisko w danej kwestii prezentują sądy administracyjne i czy to stanowisko ulegało w przeszłości modyfikacji?

Ww. lista pytań jest pomocna nie tylko na etapie planowania dokumentacji obronnej, ale również w fazie jej tworzenia i aktualizowania. Interesujący jest zwłaszcza ostatni etap. Wydawać by się mogło, że raz opracowana dokumentacja zachowuje pełną aktualność. Takie przekonanie nie zawsze jest prawidłowe. Wynika to przede wszystkim z tego, że zmianom ulegają nie tylko przepisy prawa, ale także podejścia do ich interpretacji oraz sposoby prowadzenia kontroli. Z tego wynika, że najbardziej rekomendowane działanie to takie, w którym raz opracowana dokumentacja obronna jest co jakiś czas audytowana z perspektywy jej aktualności i użyteczności.

Bez przesady!

Ta refleksja dotyczy zarówno samego procesu gromadzenia dokumentacji w ramach defence file, jak i momentu, w którym podatnik zaczyna jej udzielać organowi. Jeśli idzie o etap budowania dokumentacji obronnej, to nie warto popadać w skrajności. Tak jak podawano to wyżej, kluczowe jest zidentyfikowanie konkretnych materiałów, które mają i mogą być pozyskiwane celem udowodnienia konkretnych przesłanek wynikających z przepisów lub praktyki interpretacyjnej. Oczywiście jest tak, że z obszernej dokumentacji łatwiej jest wybrać to, co może być pomocne w sprawie, ale nie zawsze ilość znaczy jakość. Poza tym, jako pełnomocnicy wychodzimy z założenia, że podatnicy powinni koncentrować swoje siły i środki na prowadzeniu biznesu, a nie na żmudnym przygotowywaniu się do ewentualnych kontroli i postępowań podatkowych.

Co do kwestii korzystania z defence file w sporze z organem, to generalnie należałoby zaznaczyć, że sytuacja, w której podatnik przekazuje organowi pakiet materiałów, które nie zostały wcześniej wnikliwie przeanalizowane pod kątem ryzyk, jakie generują, jest działaniem dalece nieroztropnym.

„Często jesteśmy proszeni o pomoc już jakiś czas po wszczęciu kontroli albo postępowania. Bywa, że na bardzo późnym etapie. W takiej sytuacji podstawowe zadanie pełnomocnika to szczegółowe zapoznanie się z dotychczasowym przebiegiem sprawy. Kontrole lub postępowania, w których podatnik nie działał z pomocą doświadczonego doradcy podatkowego, miewają jeden charakterystyczny element. Jest nim bezrefleksyjne przekazanie całego pakietu dokumentów na samym początku sprawy. Oczywiście, nie ulega najmniejszej wątpliwości, że udzielanie odpowiedzi na wezwania organu skarbowego to obowiązek podatnika. Tyle, że do organu powinno trafiać tylko to, czego organ rzeczywiście oczekuje oraz to, co podatnik ocenia za wspierające jego stanowisko. Jestem przeciwnikiem podejścia, które zakłada, że pod pozorem złudnej oszczędności czasu i wysiłku należy przekazać organowi zbiór wszystkiego, co tylko może wiązać się ze sprawą, ażeby organ wybrał to, czego rzeczywiście potrzebuje. Taka praktyka często skutkuje wprowadzeniem do materiału dowodowego sprawy dowodów, które nie musiały się w nim znaleźć, a są dla podatnika niekorzystne. W ekstremalnych przypadkach, w oparciu o takie „zagubione” dokumenty, można stać się stroną nowego postępowania podatkowego - zauważa doradca podatkowy Marcin Bodziony, ekspert w zakresie postępowań podatkowych w PKF Tax&Legal Chamera Orczykowski Sp. k.

Podobne uwagi dotyczą również przekazywania organowi materiałów pozyskanych w ramach defence file. Nie ulega wątpliwości, że nawet dokumentacja obronna powinna być przedstawiana rozważnie, a najlepiej po konsultacji z fachowcem, który jest w stanie ocenić, czy podatnik rzeczywiście dostarcza dowodów na swoją korzyść. Dobrze jest również wybrać odpowiedni czas na udostępnienie dokumentacji obronnej. Zbyt wczesne albo zbyt późne udostępnienie defence file może mieć negatywne skutki procesowe dla podatnika.

***

Zachęcamy Państwa do dzielenia się swoimi przemyśleniami na temat defence file w naszych mediach społecznościowych oraz w formie bezpośredniego kontaktu z naszymi ekspertami procesowymi.

Pliki do pobrania

• PKF Alert - Defence file – dlaczego go potrzebujesz i jak zrobić to dobrze. Cz. III.pdf [PDF]