Defence file – dlaczego go potrzebujesz i jak zrobić to dobrze? Perspektywa pełnomocnika. Cz. II

Niedawno na łamach naszej strony pojawił się artykuł, w którym pisaliśmy o tym, dlaczego podatnicy powinni gromadzić i przygotowywać dokumenty na wypadek potencjalnych przyszłych czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej, postępowania podatkowego lub postępowania sądowoadministracyjnego. Przedstawiliśmy też parę wskazówek co do tego, jak podejść do zagadnienia defence file, aby uzyskać  użyteczne i pomocne materiały, a nie tylko złudzenie ich posiadania. Co warte przypomnienia, uwagi ujęte w tym i poprzednim artykule są prezentowane z perspektywy pełnomocnika, a więc osoby, która w codziennej pracy zawodowo zajmuje się zastępowaniem podatników przed organami i sądami. Link do pierwszej części naszych rozważań znajduje się tutaj: https://www.pkfpolska.pl/defence-file-%E2%80%93-dlaczego-go-potrzebujesz-i-jak-zrobic-to-dobrze-perspektywa-pelnomocnika-cz-i-5452

Sposób przechowywania

Przygotowując dokumentację obronną warto mieć na uwadze przede wszystkim to, że jej wykorzystanie może nastąpić po pewnym czasie. Być może będzie potrzebna już za parę miesięcy, ale częściej zdarza się, że sięga się po nią po kilku latach od wystąpienia zdarzenia gospodarczego. Choć zabrzmi to filozoficznie, to dobrze też uchwycić perspektywę przemijania i odnotować, że opracowaną przez nas dokumentację obronną być może będzie musiał wykorzystać nasz następca w strukturach organizacyjnych firmy albo nasz spadkobierca.

Z uwagi na powyższe można postawić tezę, że samo tylko zgromadzenie pewnych materiałów nie oznacza, że udało się opracować profesjonalną i pomocną dokumentację obronną. Kluczowe jest, aby sprawy raz utrwalone zachowały się aż do dnia, kiedy trzeba będzie z nich korzystać. Co więcej, wewnętrzne procedury powinny gwarantować, że niezależnie od tego, kiedy i komu materiały zgromadzone jako defence file będą potrzebne, to:

• od razu będzie wiadomo, że one istnieją,
• dostęp do nich będzie prosty i szybki,
• ich wykorzystanie nie nastręczy problemu.

Nie ma jedynej słusznej formy gromadzenia danych, materiałów lub dokumentów traktowanych jako defence file. Najbardziej intuicyjna wydaje się klasyczna forma papierowa, aczkolwiek nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokumentacja obronna miała postać elektroniczną. Wiele zależy tu też od specyfiki danej organizacji, stosowanych procedur, zasad obiegu dokumentów, podejścia do archiwizacji itd. Z perspektywy pełnomocnika najważniejsze jest to, o czym już była mowa wyżej, a więc prosty i szybki dostęp do dokumentacji od samego początku sporu.

Być może niektóre z poczynionych na tym etapie uwag mogą wydać się trywialne (zwłaszcza dla podmiotów dojrzałych organizacyjnie), aczkolwiek w naszej praktyce procesowej wielokrotnie zdarzało się i nadal się zdarza, że:

• podatnik nie wie, że posiada dokumentację obronną, np. dlatego, że osoba, która skrupulatnie ją gromadziła, odeszła z organizacji. Ta dokumentacja czasami odnajduje się w trakcie sporu z organem, ale bywa, że już wtedy nie jest użyteczna z uwagi na to, że będąc przekonanym o jej braku, obrano inną strategię procesową,
• podatnik wie, że posiada dokumentację obronną, ale z jakichś przyczyn nie ma do niej dostępu (zgubienie segregatora lub dysku, przypadkowe zniszczenie lub usunięcie danych, działanie żywiołu itp.),
• dokumentacja została zgromadzona i jest dostępna, ale forma nie pozwala na jej skuteczne użycie (szerzej na ten temat poniżej).

Forma defence file

Opracowując dokumentację obronną trzeba brać pod uwagę zasady dotyczące dowodów, które obowiązują w toku kontroli czy postępowania podatkowego. Zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Ponadto, w procedurze podatkowej obowiązuje zasada równości środków dowodowych, co oznacza, że nie ma dowodów lepszych i gorszych, a poszczególne okoliczności mogą być udowadniane w różny sposób. Niemniej jednak, w praktyce spotykamy się z sytuacjami, gdy pewne materiały, choć z perspektywy podatnika stanowią silny dowód na jego korzyść, to dla organu nie są przekonujące lub wiarygodne.

Przykładowo, zdarzyło się (stan faktyczny prawdziwy, aczkolwiek zmodyfikowany celem anonimizacji), że organ zakwestionował fakt rzeczywistego świadczenia usług doradczych przez podatnika w kwietniu 2012 r. Podatnik, na dowód wykonania usług, przedstawił wydruk prezentacji, którą – jak wyjaśniał – stworzył w toku świadczenia kwestionowanych usług. Organ stanął na stanowisku, że tego typu materiał nie dowodzi wykonania spornych usług, ponieważ nie można jednoznacznie stwierdzić, że z dostarczonego wydruku niezbicie wynika m.in. to, że to właśnie podatnik jest autorem tej prezentacji i została ona wytworzona na potrzeby usług świadczonych właśnie w kwietniu 2012 r.

W odpowiedzi na takie podejście organu podatnik zmodyfikował strategię obrony i zdecydował się na powołanie świadków, którzy mieli potwierdzić jego wersję zdarzeń. Z uwagi na fakt, że przesłuchania świadków miały miejsce w 2017 r., świadkowie byli w stanie potwierdzić, że podatnik wykonywał mniej więcej takie usługi jak deklarował, ale nie byli w stanie jednoznacznie wskazać, że rzeczona prezentacja jest dokumentem wytworzonym przez tego podatnika w związku ze świadczeniem tych konkretnych usług w kwietniu 2012 r.

„Powyższy przykład dobrze pokazuje, że upływ czasu nie działa na korzyść podatnika. Dotyczy to zwłaszcza dowodów z zeznań świadków. Ponadto, aby dowód był użyteczny w danym postępowaniu, musi jednoznacznie stwierdzać okoliczności, na które powołuje się podatnik. W opisanym przypadku podatnik zakładał, że jest w stanie dowieść swojej wersji, ale w mojej ocenie organ podatkowy skutecznie i przekonująco wypunktował wątpliwą przydatność przedstawionego wydruku do wykazania faktu rzeczywistego świadczenia wskazanych usług w konkretnym miesiącu. W naszej praktyce bardzo często spotykamy się z sytuacją, w której podatnicy dostarczają dowodów na swoją obronę, ale te co najwyżej uprawdopodabniają wersję podatnika, ale jej nie dowodzą” – komentuje doradca podatkowy Marcin Bodziony, ekspert w zakresie postępowań podatkowych w PKF Tax&Legal Chamera Orczykowski Sp. k.

Z powyższego bierze się rekomendacja, aby do własnej dokumentacji obronnej, zwłaszcza na etapie jej tworzenia, podchodzić krytycznie i próbować przewidywać oraz zabezpieczać jej miękkie punkty, które z dużym prawdopodobieństwem w przyszłości wytknie organ. Organy są bowiem bardzo wymagające, gdy idzie o dowody dostarczane przez podatników.

***

W kolejnym artykule z tej serii przedstawimy nasze dalsze uwagi dotyczące tego, jak z perspektywy pełnomocnika powinna wyglądać skuteczna i przydatna dokumentacja obronna.

Pliki do pobrania

• PKF Alert - Defence file – dlaczego go potrzebujesz i jak zrobić to dobrze. Cz. II.pdf [PDF]